Рабочее место секретаря следует обеспечить справочно-информационными материалами, необходимыми ему для опе­ративной работы, в том числе телефонными справочниками, справочниками по административно-территориальному делению, орфографическими справочниками, словарями техничес­ких отраслевых терминов, каталогами, проспектами и т.п. Все эти материалы должны иметь яркую и четкую индикацию для ускорений их поиска и храниться в специализированных сред­ствах оргтехники.

При выделении площади для размещения рабочего места секретари необходимо учитывать возможность размещениям посетителей без возникновения помех для нормальной работы секретаря.

При определении площади, необходимой для размещения рабочего места секретаря, следует руководствоваться действующими нормативно-методическими документами (напри­мер, «Строительными нормами и правилами» и т.п.), имея при этом в виду выделение площади для приема и перегово­ров с посетителями не менее 12 м2. Ориентировочно площадь для размещения рабочего места секретаря должна занимать от 8 до 24м2.

При определении времени работы секретаря учитывается время, в течение которого он выполняет работы, как предус­мотренные, так и не предусмотренные должностной инструк­цией, и время перерывов на отдых и личные надобности. Жёсткой регламентации подлежит время для перерывов на отдых, которое желательно назначать на середину рабочего дня. В течение этого перерыва, который должен длиться от 30 до 60 мин, следует предусмотреть прием пищи и после­обеденный отдых. Желательно также устраивать перерывы для предупреждения утомления до 5 мин после каждого часа работы. График обеденного перерыва секретаря нужно стро­ить с учетом графика такого перерыва у руководителя, но возможно и несовпадение этих графиков.

Многообразие операций секретарского обслуживания тре­бует их регламентационного оформления. В этих целях сле­дует разрабатывать должностные инструкции для секретарей с учетом действующих регламентов работы в данной органи­зации. Такие инструкции как правило, должны включать следующие основные разделы: 1) общие положения, 2) осно­вные обязанности, 3) права, 4) ответственность, 5) взаимоот­ношения.

В разделе «Общие положения» излагаются квалификацион­ные требования к секретарю, порядок его приема и уволь­нения; определяются документы, которыми он должен руко­водствоваться в своей работе. В разделе «Основные обязан­ности» перечисляются все документационные и организационные операции, исполнение которых возлагается на секретаря. В разделе «Права» излагаются права» которыми он может пользоваться в своей работе. Раздел «Ответственность» со­держит упоминание о тех видах ответственности, которая воз­лагается на секретаря при исполнении им своих обязанностей и использовании имеющихся у него прав. В разделе «Взаимо­отношения» оговариваются взаимоотношения секретаря с руководителями организации, руководителями структурных подразделений и служб, с отдельными работниками организации.

В том случае, если выполнение секретарского обслужива­ния возлагается на специальное подразделение, составляются положение о таком подразделении и должностные инструкции на работников этого подразделения.