Составление номенклатуры может вестись секретарем, ко­торый получает предложения от структурных подразделений, или группой сотрудников, образовываемой в соответствии с указаниями руководства. К составлению номенклатуры мо­гут привлекаться и сторонние специализированные организа­ции. При составлении номенклатуры рекомендуется исполь­зовать ранее имевшиеся номенклатуры, положения об орга­низации и ее структурных подразделениях, общесоюзные и ведомственные перечни документов с указанием сроков хра­нения документов, действующие нормативно-методические документы общесоюзных и местных архивных учреждений. В номенклатуру следует включать все дела и документы, об­разующиеся в деятельности организации, а также все справоч­ные картотеки к документам.

При составлении заголовков к делам следует избегать об­щих названий (например «общая переписка», «справочный материал» и т.п.), у дел с перепиской в заголовке обязательно указывается, с кем и о чем она ведется.

При определении срока хранения дед учитываются требова­ния действующих нормативно-методических документов (пе­речней) . В необходимых случаях делается отметка о том, что по истечении срока хранения дела для определения целесооб­разности дальнейшего его хранения или уничтожения следует проводить дополнительную экспертизу (пометка «ЭПК»).

По окончании делопроизводственного года в конце номен­клатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), причем дела постоянного и временного сроков хранения подсчитываются раздельно.

Номенклатура после составления согласовывается с мест­ным архивным учреждением и утверждается руководством организации. Утвержденная номенклатура может действовать в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверж­дению только в случае коренного изменения функций и стру­ктуры организации. Если таких изменений не происходит, в конце года номенклатура уточняется, дополняется и вво­дится в действие с 1 января следующего года.

Экземпляры номенклатур находятся у руководства, сек­ретаря и (в извлечениях) в структурных подразделениях ор­ганизации.

Дела в организации следует формировать в строгом соот­ветствии с имеющейся номенклатурой. Секретарь контроли­рует формирование дел в структурных подразделениях, при обнаружении недостатков информирует об этом ответствен­ных лиц в подразделении, а в случае непринятия ими мер по исправлению выявленных недочетов докладывает об этом руководству организации.

При формировании дел запрещается: объединять в них документы постоянного и временного сроков хранения; включать документы, относящиеся к разным вопросам, и с пометками «подлежит возврату «; включать несколько экзем­пляров одного и того же документа, а также черновики и кон­верты. Из дел изымаются металлические и пластмассовые бу­лавки и скрепки. Дела с документами постоянного срока хра­нения формируются отдельно от дел временного хранения.

В дела группируются документы одного года (за исключе­нием переходящих). Годовые планы, сметы, отчеты группи­руются отдельно от проектов этих же документов и остаются в делах того года, к которому относятся (так, отчеты за 1990 г. составляются в 1991 г., но помещаются в дела за 1990 г.). Материалы к протоколам заседаний коллегий (док­лады, справки и т.д.) формируются в дела отдельно от прото­колов этих заседаний. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Включение документов в дела должно проводиться в день окончания их исполнения, после проставления на них отметки «В дело № _».

Документы внутри дел располагаются следующим обра­зом:

в хронологическом порядке, начиная с ранних по датам документов и кончая более поздними (приказы, протоколы, постановления и т.д.); переписка формируется в последо­вательности дат, причем документ-запрос помещается перед документом-ответом;

в логической последовательности (личные дела). Такие комплексы начинаются с инициативного документа, затем в хронологической последовательности размещаются докумен­ты, поступающие по ходу ведения данного дела;

в алфавитном порядке. Так формируются дела с предло­жениями, заявлениями и жалобами трудящихся.

При включении документов в дело необходимо проверить правильность их оформления (наличие дат, номера, отметки «В дело» и t.п.) и соответствие содержания документа содер­жанию дела, в которое он направляется.

Объем каждого дела не должен превышать 250 листов (3 — 4 см толщиной). Если дела включают большее количество листов, то они делятся на тома (части) под одним и тем же заголовком, о чем делается запись в номенклатуре дел. При­ложения в зависимости от объемов оформляются в отдельные тома (части) или присоединяются к тем документам, к кото­рым они относятся.

Документы постоянного, срока хранения подшиваются и хранятся в твердых папках (обложках). На обложке каждого дела проставляются полное и сокращенное наименование ор­ганизации; название структурного подразделения; номер дела по номенклатуре; заголовок дела (в соответствии с но­менклатурой); даты заведения и окончания дела. После окончания дела на обложке проставляются количество листов данного дела и срок его хранения с указанием соответствую­щей статьи перечня. Номер дела проставляется и на его ко­решке.

Дела постоянного срока хранения нумеруются простым графитным карандашом в правом верхнем углу; если дело состоит из нескольких томов, каждый том нумеруется отде­льно. В конце дела помещается заверительная надпись, в кото­рой указывается количество пронумерованных листов, ого­варивается наличие пропущенных и литерных номеров, а также внутренней описи, фотографий и других изобразитель­ных материалов. В заверительной надписи указываются дата ее составления, наименование должности составлявшего, его личная подпись и ее расшифровка.

Формирование дел с документами временных сроков хра­нения может вестись упрощенно. Разрешается оставлять доку­менты в скоросшивателях, не нумеровать листы и не делать в связи с этим заверительной надписи. На дела с временным сроком хранения не составляется опись, их учет ведется по номенклатуре дел.

Хранение дел может осуществляться централизованно у секретаря или децентрализовано — у секретаря и в струк­турных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Дела должны храниться в запирающихся шкафах, ключи от которых находятся у секретаря и лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях. С внутренней стороны шкафов прикрепляется номенклатура (выписки из нее) хранящихся в них дел.

Яд секретаря может быть возложена организация работы по экспертизе научной и практической ценности хранящихся в организации документальных материалов. Для проведения такой экспертизы создаются экспертные комиссии из числа наиболее квалифицированных работников организации, ко­торые назначаются приказом руководства организации. Засе­дания этих комиссий обязательно протоколируются. Прото­колы утверждаются руководством, оно же утверждает и по­ложение об экспертной комиссии. Отбор дел к уничтожению оформляется актом, составляемым в соответствии с действующими нормативно-методическими документами. Акт после рассмотрения экспертной комиссией утверждается руковод­ством. Акты должны согласовываться с местными архивны­ми учреждениями, если это определено статусом данной орга­низации. Непосредственное уничтожение отобранных доку­ментов может производиться только после утверждения описей на документы постоянного хранения. Выделенные документы целесообразно передавать органам по вторичному использованию сырья с получением от них соответствующих квитанций.