Правильность учёта доходов и расходов бюджета обеспечивается единством системы бухгалтерского учёта, в основе которой лежит бюджетная классификация, которая предполагает научно-обоснованную, обязательную группировку доходов и расходов бюджета по однородным признакам, закодированных в определённом порядке.

Бюджетная классификация имеет организующее и правовое значение. Первое проявляется в том, что она позволяет единообразно:

- учитывать доходы и расходы бюджета;

- составлять отчётность об исполнении бюджета;

- осуществлять контроль и анализ по каждому виду доходов и расходов;

- кодировать показатели бюджетов и отчётов при машинной обработке.

Правовое значение заключается в том, что показатели доходов и расходов являются финансовыми планами, обязательными для исполнения.

В настоящее время применяется классификация доходов и расходов бюджетов в РФ, утверждённая приказом МФ РФ от 14.08.1992 г. № 71.

Классификация включает две основные части: доходы и расходы, которые группируются по разделам и параграфам:

- доходы: раздел 2, параграф 1 «Налог на прибыль» (доходы) государственных, кооперативных, общественных и акционерных предприятий;

параграф 5 «Налог на прибыль (доходы) от посреднических операций и сделок»; раздел 12, параграф 70 «Налог на рекламу» или параграф 77 «Сбор с владельцев собак».

Расходы – раздел 200, параграф 1 «Детские дошкольные учреждения», параграф 47 «Высшие учебные заведения», параграф 76 «Расходы на содержание централизованных бухгалтерий», раздел 203 «Здравоохранение», параграф 2 «Территориальные медицинские объединения» или параграф 7 «Станции скорой и неотложной медицинской помощи».

Бухгалтерский баланс бюджетного учреждения – отчётный документ, в котором отражены и обобщены в денежной оценке на определённую дату средств бюджетного учреждения по видам и использованию, а также по источникам образования и целевому назначению.

Бухгалтерский баланс по исполнению сметы расходов имеет форму таблицы, состоящей из двух частей: актива и пассива.

В активе отражаются средства, которым располагает учреждение, и их размещение.

В пассиве показываются источники образования средств, финансирование, фонды и средства целевого назначения, расчёты реализации продукции и доходы.

Актив и пассив баланса бюджетного учреждения состоят из статей, каждая из которых содержит наименование отдельных видов средств и источников. Однородные по экономическому содержанию статьи баланса исполнения сметы расходов объединены в разделы.

В разделе 1 «Основные средства» актива баланса исполнения сметы расходов отражаются основные средства, принадлежащие учреждению. Объекты основных средств проставляются в балансе по первоначальной стоимости.

В разделе 2 «Материалы и запасы» актива баланса исполнения сметы расходов приводятся стоимость изделий производственных (учебных) мастерских, продукции подсобных сельских хозяйств, строительных материалов, продуктов питания, топлива, кормов и др.

В разделе 3 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» показывается стоимость малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся на складе учреждения и в местах их использования.

В разделе 4 «Затраты на производство и другие цели» актива баланса отражаются затраты на изделия и продукцию, незавершённое производство по фактической себестоимости.

В разделе 5 «Денежные средства содержатся сведения об остатках сумм, перечисленных по бюджету: денежные средства на текущих, расчётных счетах в банках, о финансовых вложениях.

В разделе 6 «Расчёты» актива баланса показываются:

- остатки сумм расчётов по частичной оплате заказов;

- остатки сумм расчётов с подотчётными лицами;

- суммы недостач, растрат, хищений денежных средств и материальных ценностей.

В разделе 7 «Расходы» актива баланса показываются суммы фактических расходов по бюджету.

В разделе 8 «Убытки» актива баланса записываются суммы фактических убытков, полученных от реализации, выпущенной продукции, изделий и услуг.

В разделе 9 «Затраты на капитальное строительство» актива баланса отражаются затраты на капитальное строительство с выделением сумм стоимости оборудования к установке, сумм расходов с поставщиками и подрядчиками.

В разделе 1 пассива баланса «Финансирование» из бюджета на расходы учреждения.

В разделе 2 пассива баланса «Фонды и средства целевого назначения» показываются:

- суммы фонда материального поощрения;

- единого фонда оплаты труда;

- фонда производственного и социального развития.

В разделе 3 пассива баланса «Расчёты» отражаются суммы кредиторской задолженности.

В разделе 4 пассива баланса «Реализация продукции и доходы» содержатся статьи, отражающие суммы реализации изделий, продукции, научных работ по договорам.

В разделе 5 пассива баланса «Финансирование капитального строительства» отражается финансирование из бюджета капитальных вложений, а также расчёты с подрядчиками.

Баланс бюджетного учреждения построен на односторонней форме, т. е. с начала идёт весь актив, а затем пассив.

Несмотря на отраслевые особенности, учреждения составляют балансы исполнения сметы расходов в строгом соответствии с приказом «Об утверждении Положения о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ» от 20 марта 1992 г. № 10 и письмами Министерства финансов РФ от 15 февраля 1993 г. № 12 «О порядке составления годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчётности учреждениями и организациями, состоящими на бюджете» и от 03.08.1993 г. № 99 «О составлении бухгалтерских отчётов за 1993 г. и квартальных отчётов в 1994 г. учреждениями и организациями, состоящими на бюджете».

Эти документы определяют единый порядок организации бухгалтерского учёта, заключение счетов текущего учёта, составления сводных годовых отчётов, заполнения форм годовой, квартальной и месячной отчётности, а также единый порядок представления и утверждения бухгалтерских отчётов и балансов, оценки их статей и проведение инвентаризации статей баланса.

Баланс исполнения сметы расходов является основным отчётным документом, необходимыми для управления анализом хозяйственной и финансовой деятельности бюджетного учреждения, контроля за использованием по назначению представленных учреждению средств.

По данным баланса можно определить, как снижаются материальные затраты, сокращается дебиторская задолженность, наличие которой указывает на несвоевременность платежей между организациями.

В балансе виден размер фактически произведённых учреждением расходов по бюджету. Составление баланса и отчётности завершается цикл бухгалтерского учёта, а сам баланс при этом является сводной остатков средств и их источников, числящихся на конец отчётного периода на счетах бухгалтерского учёта.

Баланс, как и всегда, составляется на основе проведённых бухгалтерских записей, подтверждённых оправдательными документами. До составления баланса обязательна сверка записей в учёте оборотов и остатков по аналитическим счетам с оборотами и остатками по синтетическим счетам.