Вопросы функционирования филиалов (структурных подразделений).

Возможность выделения филиалов и иных обособленных структурных подразделений на отдельный баланс вытекает из содержания пункта 33 Положения по ведению бухгалтерского учёта. Выделение целесообразно в случае территориальной обособленности структурных подразделений или обособленности их производственного и коммерческого процессов.

При наличии у организации обособленных подразделений необходимо также определиться относительно уровня централизации учётных работ: при централизованной форме вся учётная работа проводится в центральной бухгалтерии, при децентрализованной форме на местах функционируют свои учётные подразделения.

В качестве приложения 2 к приказу об учётной политике могут приводиться Положения о филиалах (обособленных подразделений) или выписки из них по вопросам, касающимся организации учёта.

Очень часто допускается ошибка, когда организация, имеющая филиалы и практикующая распределение расходов между головной организацией и филиалами, не оговаривает в учётной политике порядок документального подтверждения такого перераспределения. Например, если расходы произведены головной организацией, но часть их относится к деятельности филиала, последнему необходимо иметь комплект документов, исключающий вопросы со стороны территориального налогового органа, где фактически расположен и осуществляет деятельность филиал, относительно документального подтверждения этих расходов. Такой комплект наряду с распорядительным документом головной организации об отнесении части затрат на филиал должен содержать надлежащим образом заверенные копии оправдательных документов (договоров, счетов в адрес головной организации), подтверждающих первоначальные расходы головной организации, и экономически обоснованный расчёт по их распределению.

Также необходимо учесть, что с вступлением в силу с 1 января 1999 года части первой Налогового кодекса РФ филиалы и представительства российских юридических лиц исключаются из состава налогоплательщиков. С 1 января 1999 года обязанность по уплате налогов и сборов возлагается на юридические лица, создавшие данные филиалы и представительства (Федеральный закон от 31 июля 1998 года №147-Ф3 «О введении в действие части первой Налогового кодекса Российской Федерации»).

Таким образом, число налоговых споров, возникающих в результате перераспределения между головной организацией и её филиалами затрат, прибыли, имущества и иных объектов налогообложения в пределах одного юридического лица, по объективным причинам должно уменьшиться.

Разработка рабочего плана счетов.

В соответствии со статьёй 6 Закона о бухгалтерском учёте, а также пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учёта каждая организация должна на основе утверждённого Минфином России Плана счетов бухгалтерского учёта разработать собственный рабочий план, в котором следует предусмотреть счета, необходимые для ведения в организации синтетического и аналитического учёта. При этом следует иметь в виду, что дополнительные счета первого порядка, не предусмотренные в Утверждённом плане счетов, могут вводиться по согласованию с Минфином России. Основанием для введения таких счетов может служить появление новых видов имущества, обязательств и т. п.

Разработанный организацией рабочий план счетов целесообразно привести в приложении 3 к приказу об учётной политики.

Применяемые формы первичных документов.

В соответствии с Законом о бухгалтерском учёте организации обязаны оформлять хозяйственные операции только с помощью первичных учётных документов, утверждённым в установленном порядке. С 1 января 1999 года в действие вводятся новые унифицированные формы первичных учётных документов:

---по учёту труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, МБП, работ в капитальном строительстве (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года №71а);

---по учёту работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте (утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78);

---по учёту кассовых операций (утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88) и т.д.

Согласно пунктам 8 и 13 Положения по ведению бухгалтерского учёта, приказом по учётной политике должны быть утверждены формы первичных учётных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по котором не предусмотрены типовые (унифицированные) формы. Такие формы первичных документов должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформление; личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

В зависимости от характера операций и требований нормативных актов в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Разработанные организацией формы первичных учётных документов с краткими указаниями по их заполнению рекомендуется привести в приложении 4 к приказу об учётной политике.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов.

Согласно пункту 3 статьи 9 Закона о бухгалтерском учёте и пункту 14 Положения по ведению бухгалтерского учёта, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Данный перечень целесообразно разработать применительно к должностям, а не к определённым фамилиям (лицам) и привести его в приложении 5 к приказу об учётной политике.

Разработка порядка организации документооборота.

Пунктом 3 статьи 6 Закона о бухгалтерском учёте и пунктом 8 Положения по ведению бухгалтерского учёта предусмотрено, что организация должна утвердить правила документооборота.

Документооборот в организации регламентируется графиком, составляемым в виде схемы или перечня работ, выполняемым каждым структурным подразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

График документооборота с необходимыми пояснениями рекомендуется привести в приложении 6 к приказу об учётной политике.

Выбор формы бухгалтерского учёта и технологии обработки учётной информации.

В соответствии с пунктами 8 и 19 Положения по ведению бухгалтерского учёта организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учёта, то есть совокупность учётных регистров, используемых для отражения хозяйственных операций.

Формы регистров бухгалтерского учёта, самостоятельно разрабатываемые организацией, целесообразно привести в приложении 7 к приказу об учётной политике.

Использование форм стандартных регистров, разработанных Минфином или иными уполномоченными органами, подкрепляется ссылкой на номер и дату соответствующего документа: письмо Минфина СССР от 8 марта 1960 года №63 «Об Инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства» (с учётом Рекомендаций по применению учётных регистров бухгалтерского учёта на предприятиях, приведённых в письме Минфина России от 24 июля 1992 года №59); приказ Минфина России от 3 ноября 1993 года №122 «Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учёту в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете» и т.д.