Процесс приобретения за наличный расчет материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций - юридических лиц (кроме розничной торговли общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов (в любой временной последовательности), каждый из которых оформляется соответствующим документом.

Перечислим эти этапы:

1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т. п., оформляемых в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приемки, составляемом в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег по заключенному договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по типовой межведомственной форме КО-1. Покупателю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая в соответствии с Порядком ведения кассовых операций заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключенным договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчетных лиц - инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

В бухгалтерском учете организации-покупателя данные операции отражаются проводками:

Дебет 60 Кредит 50 (71).

3. Не позднее 10 дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счет-фактуру, выписанный по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. .№ 914 "Об утверждении порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость".

Такой порядок действует начиная с 1 января 1997 года.

В счете-фактуре должны быть указаны:

- порядковый номер счета-фактуры;

- наименование и регистрационный номер поставщика товара (работы, услуги);

- наименование получателя товара (работы, услуги);

- наименование товара (работы, услуги);

- стоимость (цена) товара (работ, услуг);

- сумма налога на добавленную стоимость;

- дата представления счета-фактуры.

В соответствии с письмом Минфина РФ и Госналогслужбы РФ от 25 декабря 1996 г. .№ 109, ВЗ-6-03/890 в целях создания благоприятных условий налогоплательщикам для перехода к новому порядку расчетов по налогу на добавленную стоимость на основе счетов-фактур, в качестве временной меры и впредь до особых указаний, допускается при составлении счетов-фактур поставщиками незаполнение отдельных реквизитов счетов-фактур (в частности, кодов ОКОНХ,

ОКПО и ОКДП).

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации. При получении товаров (работ, услуг) счет-фактура подписывается покупателем или его уполномоченным представителем.

Надлежаще оформленный счет-фактура является основанием для зачета (возмещения) покупателю налога на добавленную стоимость в порядке, установленном федеральным законом.

При получении накладной на отпуск материальных ценностей (или акта сдачи-приемки выполненных работ, услуг) и счета-фактуры в бухгалтерском учете организации-покупателя производятся записи:

Дебет 10 (12, 20, 25, 26, 41, 43, 44 …) Кредит 60 - на сумму приобретенных товаров (работ, услуг) без НДС;

Дебет 19 Кредит 60 - на сумму НДС, выделенного в счете-фактуре и расчетном документе.

Документальное оформление покупок за наличный расчет у физических лиц и граждан-предпринимателей

Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются договорами купли-продажи личного имущества с указанием паспортных и иных данных гражданина (включая адрес его постоянного местожительства), необходимых для представления сведений о его доходах и удержанных в необходимых случаях суммах подоходного налога в налоговую инспекцию по форме согласно приложению 3 к Инструкции Госналогслужбы РФ от 29 июня 1995 г. № 35 "По применению Закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц".

При исчислении налога с доходов физических лиц, не являющихся предпринимателями, полученных от продажи имущества, принадлежащего этим физическим лицам на праве собственности, следует учитывать исключение из налогооблагаемого дохода сумм в пределах, указанных в подпункте "т" пункта 1 статьи 3 Закона РФ от 7 декабря 1991 г. .№ 1998-1 "О подоходном налоге с физических лиц" (в 1996 году в общем случае - тысячекратный размер минимальной месячной оплаты труда, а при продаже гражданами квартир, жилых домов, дач, садовых домиков, земельных участков, паев, долей - пяти-тысячекратный размер минимальной месячной оплаты труда).

Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему Закону РФ "О подоходном налоге с физических лиц" не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

Сведения, которые должна представить организация-покупатель (по форме согласно приложению 3 к Инструкции Госналогслужбы РФ от 29 июня 1995 г. №35), включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.