Инвентаризация основных средств проводится не ранее первого октября.

К началу инвентаризации следует проверить:

- наличие и состояние регистров учёта (карточек, книг, описей и так далее);

- наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации;

- наличие документов на основные средства, которые сданы или приняты предприятием в аренду, на сохранение, во временное пользование. При отсутствии документов следует обеспечить их оприходование или оформление;

- при выявлении расхождений и неточностей в бухгалтерском учёте или технической документации необходимо в эти документы внести соответствующие изменения и дополнения.

Ежегодная полная инвентаризация основных средств на предприятии обеспечивает выявление фактического наличия объектов основных средств на всех структурных подразделениях предприятия. Данная инвентаризация проводится по состоянию на 1ое октября каждого года. Для проведения инвентаризации распоряжением руководителя предприятия создаётся постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе руководителей структурных подразделений, главного бухгалтера, а также представителя контрольно-ревизионного отдела, которая возглавляется руководителем предприятия или его заместителем. Основными задачами постоянно действующей инвентаризационной комиссии являются: проведение профилактической работы относительно обеспечения сохранности основных средств; организация проведения инвентаризации и осуществление инструктажа членов рабочих инвентаризационных комиссий; проведение контрольных проверок правильности проведения инвентаризации, выборочных инвентаризаций наиболее ценных объектов основных средств по их местонахождению; проверка правильности отражения инвентаризационных разниц; проведение по распоряжению руководителя предприятия повторных проверок. Таким образом, основной функцией постоянно действующей инвентаризационной комиссии является организационно-методическое руководство инвентаризационной работы и организация контроля за сохранностью имущества предприятия.

Для непосредственного контроля за сохранностью основных средств в местах их расположения приказом руководителя предприятия создаётся рабочая инвентаризационная комиссия, в состав которой могут входить инженера технологи, экономисты, начальники планово-распределительного бюро цехов, которые хорошо знают объекты инвентаризации. Главная задача рабочей инвентаризационной комиссии является проведение инвентаризации, качество которой контролирует постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Для подтверждения качества проводимой инвентаризации основных средств представители контрольно-ревизионного отдела могут провести контрольную проверку, выбрав определенную структурную единицу предприятия (например, литейный цех) и провести повторно инвентаризацию наличия основных средств на местах; или сплошную проверку, при этом выбрав отдельную структурную единицу предприятия, и проверив все, без исключения, основные средства, находящиеся в распоряжении цеха.

В случае расхождений бухгалтерских данных по учёту основных средств и данных, отраженных в инвентарных списках в местах их расположения, работниками контрольно-ревизионного отдела предприятия может проводится повторная проверка наличия основных средств на основании распоряжения руководителя предприятия.

В ходе инвентаризации комиссия в обязательном порядке проводит проверку соответствия технической документации, записывает в описи полное наименование этих объектов и другие инвентарные номера. В случае отсутствия технической документации об этом указывается в описях - в графе «Примечания».

Машины, оборудование и другие объекты проверяются по заводским номерам и заносятся в описи отдельно, с указанием инвентарного номера.

Полученные данные инвентаризации заносятся в инвентаризационные описи (приложение ), в которых пишется наименование и количество ценностей, а в случае необходимости и характеристика их состояния. Инвентаризационная опись - первичный документ, составленный в процессе проведения инвентаризации, ее итог. Основные средства записываются в описи по наименованию согласно с основным назначением объекта. Присвоенные объектам основных средств инвентарные номера не должны изменяться. Описи составляются отдельно по каждому материально ответственному лицу и месту хранения ценностей и подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Подпись последнего свидетельствует о том, что инвентаризация проводилась в его присутствии, а также, что все включенные в опись ценности находятся на его ответственном хранении. В ходе инвентаризации необходимо определить и выделить в описи ненужные материальные ценности, бракованные ценности, а также те, которые простаивают и в данный момент не используются и так далее.

Оформленные описи сдаются в бухгалтерию для проверки, выявления и отражения в учёте результатов инвентаризации.

Окончательные результаты можно проведенной инвентаризации можно проверить по сличительным ведомостям.

Сличительные ведомости- важнейший заключительный документ, который составляется на результативной стадии инвентаризационного процесса. В них отражаются итоговые результаты, которые представляют собой расхождения между учётными и фактическими остатками, то есть между данными бухгалтерского учёта и данными инвентаризационных описей. При составлении сличительных ведомостей бухгалтерия должна внимательно проверить правильность всех записей на счетах. Эта ведомость должна иметь следующие реквизиты: наименование объекта, единица измерения, предыдущие результаты инвентаризации, выявленные недостачи и излишки.

Выявленные недостачи и излишки должны быть отражены в бухгалтерском учёте.

Оценка выявленных и не учтенных с момента последней инвентаризации объектов должна быть проведена по реальной стоимости, а износ следует определять по реальному техническому состоянию объекта с оформлением данных оценки и износа соответствующими актами.

Объект, который прошел обновление, реконструкцию, расширение или переоборудование, вследствие чего изменилось его основное предназначение, вносится в опись под названием, которое соответствует новому основному назначению.

В случаях, когда проведенный капитальный ремонт или частичная ликвидация сооружений не отражены в бухгалтерском учёте, комиссия должна по соответствующим документам определить сумму уменьшения или увеличения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные об изменениях. Одновременно комиссия должна установить виновных лиц и причины, по которым изменения объектов не нашли отражения в учёте.

При выявлении объектов, которые не поставлены на учёт, а также объектов с отсутствующими в учёте данными, которые их характеризуют, комиссия должна включить в опись отсутствующие ведомости и технические показатели этих объектов.

На основные средства, которые не пригодны к эксплуатации и не подлежат обновлению, составляется отдельная опись с определением даты введения в эксплуатацию и причин, которые привели эти объекты к непригодности.