Переданные основные средства оформляются актом приёмки-передачи основных средств, который затем передаётся получателю этих средств и является основанием для принятия на учёт данного основного фонда. Для учёта переданных и списанных основных средств с баланса предприятия ведётся справочная ведомость по списанным и переданным основным фондам (приложение ), где имеются данные по каждому наименованию основных фондов - цех, причина списания, срок службы, первоначальная стоимость и сумма износа.

Процесс отражения выбытия основных средств представлен на рисунке 8.

Выбытие основных средств оформляется Актом на списание основных средств по форме ОЗ-3 (приложение ), в котором показывается первоначальная стоимость выбывшего объекта, сумма износа, остаточная стоимость, причина выбытия объекта, расходы, связанные с выбытием объекта, сумма полученного дохода. Акт составляется в двух экземплярах комиссией, которая утверждена приказом руководителя. На основании акта делают в материальной бухгалтерии соответствующие записи в инвентарных карточках и инвентарных списках. На основании данных актов по результат каждого месяца составляется ведомость балансовой стоимости объектов, ликвидируемых по заводу (приложение ), которая ведется в разрезе групп основных фондов с указанием балансовой стоимости ликвидируемых объектов.

На основании первичных документов по учёту основных средств, а также накопительных и группировочных ведомостей, которые были описаны ранее, составляется сводная ведомость наличия основных средств за квартал в разрезе групп основных фондов (приложение ). В ней раскрыта информация относительно количества фондов, первоначальной и балансовой стоимостей, суммы износа, суммы амортизационных отчислений за месяц и квартал.

Итак, подводя итоги по документообороту основных средств, весь документооборот по учёту основных фондов схематично можно представить на рисунке 9.

Синтезом первичных документов по учёту основных средств является журнал-ордер №4. Журналы-ордера построены по кредитовому признаку. По кредиту счёта 10,11,13 учётная информация в журнале- ордере №4 систематизируется в соответствующих графах регистра в разрезе корреспондирующих дебетовых счетов (приложение ).

Записи хозяйственных операций в журнале-ордере №4 сумму операций записывают кредиту 10 счёта в корреспонденции соответствующих счетов (13,15,41,42,48,531,63,68,746) и одновременно могут отражаться записи по дебиту 10 счета в корреспонденции с 13,141,97,99 счетами. Это позволяет значительно сократить количество учётных записей, уменьшить объём учетной работы и увеличить качество самого учёта.

Рисунок 9 - Документальное оформление основных средств

Данные журнала-ордера №4 формируются на основании первичных документов, подтверждающих факт приобретения, выбытия, ликвидации, ремонта и другого движения основных средств. Для ежемесячного отражения в учете операций по движению, перемещению, начислению амортизации, ликвидации основных средств и т.д. составляют бухгалтерскую справку (приложение ), на основании которой формируют журнал-ордер №4 «Основные средства. Износ основных средств».

Один из существенных преимуществ журнала-ордера №4 является приспособленность учётных регистров для составления отчетности. Для этого заблаговременно в журнале-ордере предусматривается перечень показателей отчетности по учёту основных средств, в разрезе которых осуществляется текущий учёт: «Основные средства» (форма 1- строка 031; форма №5- строка 100-180); «Прочие необоротные материальные активы» (форма №1- строка 031; форма №5- строка 190-260); «Износ необоротных активов» (форма №1- строка 012,032; форма №5- строка 010-260). Это даёт возможность без дополнительных выборок и расчётов из учетных регистров получать необходимую информацию для составления отчетности.

В конце месяца по журналу-ордеру подсчитывают обороты, которые обязательно сверяют с данными документов, послуживших основанием для записей. Журнал-ордер и ведомости подписываются работниками, которые осуществляют записи, и главным бухгалтером. Месячные обороты переносятся в Главную книгу, предназначенную для обобщения данных текущего учёта журналов-ордеров.

В Главной Книге отражаются месячные обороты по счетам 10,11,12,13,19, полученные из журнала-ордера №4. Она открывается на год, каждому месяцу отводится определенная строка.

По данным Главной книги составляют баланс (форма №1). Ниже приведена таблица 6 по раскрытию информации о необоротных активах в финансовой отчётности.

Таблица 6 - Раскрытие информации о необоротных активах в финансовой отчётности

После составления баланса журнал-ордер сдаются в бухгалтерский архив, где переплетается в отдельную папку.

Документы, являющиеся основанием для бухгалтерских записей по учёту основных средств, должны отвечать требованиям: чёткое и полное заполнение граф и реквизитов, наличие подписей лиц, ответственных за выполнение хозяйственной операции; ссылки на решения, постановления и приказы, на основании которых произведена приёмка, передача, списание, перемещение или переоценка основных средств. Кроме того, в документах на поступление и списание основных средств обязательно должны быть указаны их стоимость, сумма износа и установленный для данного объекта процент амортизации.

2.3 Организация бухгалтерского учёта основных средств и их амортизации на ОАО «Дружковский машзавод»

Синтетический учёт основных средств ведется по счёту 10 «Основные средства», необоротных активов - на счёте 11 «Прочие необоротные материальные активы», амортизация необоротных материальных активов - на счёте 13 «Износ необоротных активов».

Учёт основных фондов на предприятии ведет бюро материального учёта. Это бюро ответственно за расчёт транспортно-заготовительных расходов по материальным счетам, расчёт амортизационных отчислений по всем цехам и службам, ведение учёта основных средств и нематериальных активов, обработка инвентаризационных ведомостей по основным фондам, ведение аренды основных средств, предъявление счетов на отгрузку сторонним организациям, ведение журналов-ордеров №4, в которых отражена информация относительно списания амортизационных отчислений на счета- 23 «Производство», 911 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт», 94 Другие расходы операционной деятельности», 976 «Списание необоротных активов», 683 «Внутрихозяйственные расходы». В журнале-ордере №4 сосредоточен учёт по кредиту счётов 131 «Износ основных средств», 133 «Износ нематериальных активов» и дебиту соответствующих счетов. Основанием для отражения информации в данном журнале служит «Бухгалтерская справка», в которой отражается наличие и движение основных средств и нематериальных активов, их износ, арендная плата, расходы на их капитальный ремонт, а также указываются корреспондирующие счета.