Развитие новых технологий.

С целью поддержки клиентов, для облегчения процесса формирования заказа, нами внедрен программно-аппаратный комплекс на базе персонального компьютера и цветового сканера фирмы PANTONE ©, с помощью которого можно подобрать нужный цвет пуговиц к образцам тканей клиента. Полученный нами положительный результат показал необходимость внедрения информационных технологий для помощи в создании необходимого конкурентного преимущества.

3.2 Технологическое обеспечение фирмы.

Применяемая компьютерная техника и программное обеспечение.

Фирма построена по принципу вертикальной структуры, в которой точно известно, какой сотрудник и к какой информации должен иметь доступ, реализован вариант сети с выделенным сервером. Только в такой сети существует возможность администрирования прав доступа.

В данном случае в организации имеется 18 рабочих станции, которые и требуется объединить в корпоративную сеть. Исходя из структуры предприятия, и использования информации с распределением прав доступа, была выбрана технология клиент-сервер, сеть построена по топологии «звезда».

Топология компьютерной сети «звезда». Рис 5.

С 2000 года и по настоящее время в качестве основного программного обеспечения используется программное обеспечение фирмы 1-С Бухгалтерия 6.0 для Windows.

Программа изначально создана для учета бухгалтерских операций, с возможностью получения необходимых форм отчетности. Выбор пал именно на эту программу в виду того, что на тот момент в массовой разработке присутствовали в основном программы фирмы 1-С и программы частных разработчиков. При эксплуатации независимого информационного обеспечения оставалась опасность попасть в зависимость к разработчику программы, то есть потерять информационную безопасность.

Благодаря развитому внутреннему языку программирования и гибкой архитектуре было возможно адаптировать программу под задачи работы с клиентами.

В настоящее время с помощью существующей версии программы проводится формирование заказа клиента с выдачей соответствующих документов (накладных, счетов, счетов-фактур и т.д.), зачисление поступающих от клиентов денежных средств, получение информации по клиентам (размер скидки, наличие задолженности, объем закупленных товаров за необходимый период времени, состав предыдущих заказов). На складе программа используется для корректировки собранных заказов, для определения отсутствия какого-либо товара, а также для получения оперативной справки по наличию товара.

3.3 Техническое задание.

После внедрения в 2000 году существующей информационной системы в процессе ее эксплуатации начали появляться недоработки. Появилась необходимость в создании более развернутых отчетов, которые помогали бы сделать более эффективными:

· Работу с клиентами фирмы.

· Контроль над остатками товара на складе.

· Заказ товара у поставщика.

Описание технологии работы программы.

После консультаций разработчиками был создан следующий поэтапный алгоритм работы:

· Запуск программы расчетов по окончании рабочего дня. Дифференцированный запуск создан для снижения нагрузки на основную программу в основное рабочее время.

· Получение оперативных отчетов в электронном виде (в том числе справки по наличию товара, состоянию клиентских заказов, статистике по клиенту)

· Получение аналитических отчетов в форме бумажных документов, для удобства работы.

Недостатком такой схемы работы является получение недостаточно оперативной информации, данные предоставляются за прошедший день, но происходит это из-за невозможности интегрировать расчетный модуль в основную информационную систему без существенной потери в производительности.

Блок-схема работы информационной системы. Рис 6.

Описание функций программы:

1. Формирование заказов, информация о клиентах, наличие товара, стадии выполнения заказов.

2. Информация о заказах, о ближайших поставках продукции, о наличии товара и его местоположении.

3. Данные об ассортименте для закупки у поставщика. Информация о ближайших поставках продукции.

4. Аналитические данные об объемах проданной продукции с привязкой данных по купившим клиентам, изменение размеров скидок.

5. Данные о финансовых средствах, необходимых для пополнения и расширения ассортимента.

6. Отчеты о результатах деятельности, предложения направленные на развитие, и более эффективное функционирование фирмы.

3.4 Вид исходящих данных.

Оперативный блок.

Предназначен менеджерам, работающим непосредственно с клиентами. В дополнение к типовым функциям – формирование расходных накладных, товарно-транспортных документов, информации о наличии товара, добавлены следующие функции:

1. Состояние заказа. Этот пункт дает информацию о состоянии заказа (собран, отправлен, оплачен).

2. Состояние клиента. Здесь указывается размер скидки, форма оплаты, наличие задолженности, или сумма на депозите.

3. Состояние товара – количество на складе, в других заказах; наличие в ближайшей поставке, срок ближайшей поставки.

Электронная форма представлена на рис. 7.