Каждая страна самостоятельно устанавливает перечень документов, необходимых для идентификации клиентов. В большинстве стран требуется представить официальный документ, содержащий фотографию и подпись. Чаще всего это удостоверение личности, паспорт, водительские права, карта социального страхования и специальные удостоверения иностранцев или беженцев. Могут быть представлены и такие документы, как свидетельство о браке, муниципальная карта личности, военное удостоверение, карточка полицейского или удостоверение, выданное банком. В Скандинавских странах часто запрашивается персональный идентификационный номер, а при открытии депозитного счета в США должны быть представлены идентификационный номер налогоплательщика или номер социального страхования.

В Норвегии кроме перечня документов, имеющих необходимый уровень защищенности, существует перечень документов, которые его не имеют. Последний перечень включает свидетельство о рождении, кредитные карты, проездные билеты на автобус и поезд, членские карточки объединений или школьные сертификаты. В Дании принимаются только те документы, которые трудно подделать. Однако решение о необходимости перепроверить подлинность документов принимается каждым продавцом финансовой услуги самостоятельно. Фактически система требует, чтобы продавцы услуг изучали в обязательном порядке по крайней мере два документа, а чаще три и более.

Несмотря на то, что клиенты обязаны представлять подлинные документы, должен быть проведен ряд формальных проверок их подлинности, например, сличение подписи, выявление возможных различий в фотографии, физическое существование предполагаемого клиента. В целом финансовые институты должны убедиться, что представленные документы не содержат никаких признаков подделки. Существует несколько способов проверки адресов, например, отправление и получение почты, проведение дополнительных проверок по спискам для голосования, телефонному справочнику или счетам. В Японии служащий финансового института, работающий с клиентами, посещает клиентов, чтобы подтвердить их адреса. Финансовые институты должны быть особенно внимательными в случае, когда клиент указывает адрес третьего лица или почтового ящика.

В ряде стран проводятся дополнительные проверки. В Бельгии институты, подпадающие под действие законодательства, должны иметь информацию о своих клиентах (профессия, состав семьи, изменение адреса, и т.д.). В Сингапуре и Великобритании, по возможности, с предполагаемым клиентом проводят личное собеседование. Во Франции банк, открывающий счет клиенту, проявляющему подозрительную поспешность, может поинтересоваться его задолженностями. Кроме того, Ассоциация французских банков не рекомендует принимать неопределенные характеристики профессиональной деятельности. В США для открытия счетов на крупные суммы или при проведении крупных операций требуется, чтобы клиент обеспечил идентификацию и указал номера счетов в предыдущем банке и, если таковые имеются, необходимо подтвердить их правильность. В Испании банковские институты должны быть особенно осторожны в таких случаях, как осуществление операций через посредника, открытие счетов неизвестным или необычным клиентам, поступление средств на счет из-за рубежа для перевода их в другие места по финансовым, торговым и инвестиционным операциям. В некоторых странах наряду с уточнением телефонных номеров существует перекрестная проверка информации с использованием других материалов и источников, основанная на тесном взаимодействии с государственными органами, обладающими определенными данными по клиенту в соответствии с их компетенцией.

Прочие операции, подпадающие под требования идентификации

Кроме случаев открытия счетов и расчетных книжек, идентификация обычно необходима тогда, когда клиент проводит разовую крупную операцию или есть подозрения, что операция связана с отмыванием денег, а также если с клиентом устанавливаются постоянные деловые отношения; при совершении ряда операций/транзакций, включающих аренду сейфов в депозитарии, депозитарное обслуживание ценных бумаг, драгоценных металлов и других активов, оплату акций, банковских сертификатов и других подобных инструментов наличными, приобретение кредитной карты, проведение крупной валютной операции и телеграфных переводов.

В мировой банковской системе большинство финансовых операций рассматриваются как банковский бизнес и, таким образом, подпадают под требования по идентификации клиентов. В то время как в некоторых странах (Германия, Греция, Сингапур, Швеция) существует перечень финансовых операций, по которым проведение идентификации обязательно, в ряде стран (Норвегия, Испания, Великобритания) имеются общие требования для всех видов финансовой деятельности. Во Франции идентификация необходима при открытии всех видов счетов (для обычных клиентов), для всех операций с необычными клиентами при операциях с определенными видами ценностей и арендой сейфов. В Италии обязательна идентификация лиц, осуществляющих операции, включающие платежи или переводы ценностей на сумму, превышающую 20 миллионов лир (около 10 тыс. долларов США). В Новой Зеландии термин «финансовая активность» широко трактуется и включает в себя любой счет или сделку, выполненную финансовым институтом, через который могут быть проведены две или более финансовые операции. Широкое толкование имеет термин «транзакция», обозначающий любые депозиты, изъятие, обмен или перевод средств, т.е. очень широкий круг финансовых операций. Наконец, следует отметить, что в Австралии под требования законодательства об идентификации клиентов попадают все зарубежные переводы на сумму свыше 10 000 австралийских долларов (около 5 000 долларов США).

Основные случаи

Процедура идентификации для физических лиц - нерезидентов такая же, как и для резидентов. Кроме этого, подтверждение личности клиента может быть получено от других нерезидентов - служащих иностранных банковских институтов, от банковских институтов-корреспондентов, консульств или посольств.

Дети обычно должны быть представлены родственниками, известными банку. В противном случае необходимы документальные подтверждения личности ребёнка и/или его юридического представителя (свидетельство о рождении, паспорт одного из родителей или другой документ или справка из образовательного учреждения). Во многих странах счета, открытые на имя ребенка, могут кредитоваться или дебетоваться только его представителем.

Почти во всех странах установление личности в обычных случаях необходимо при проведении разовых транзакций, когда сумма превышает определенный фиксированный порог. Это правило применяется также в том случае, когда транзакция проводится одной или несколькими взаимосвязанными операциями. Если общая сумма операций была неопределенна, банковский институт должен проверять клиента после того, как будет достигнуто пороговое значение. Кроме этого, идентификация проводится в случае подозрительной транзакции.

Может потребоваться идентификация клиентов, осуществляющих разовую операцию с золотом или драгоценными металлами (Люксембург). При этом некоторые финансовые институты не обслуживают разовых клиентов. В Испании закон не устанавливает различий между постоянными и разовыми клиентами и, таким образом, к обеим категориям применяются одинаковые правила. В США любой банк может отказаться проводить операцию, если у него есть для этого основания.