В появившемся окне форматирования будут выделены названия всех используемых в Excel числовых форматов.

Ячейка типа формула содержит указание Excel, какие вычисления должны быть выполнены. При этом, отображаемое в ячейке значение будет являться результатом вычислений.

Формулы автоматически пересчитывают свои значения, как только один из их аргументов изменен.

Ввод данных

Данные вводятся непосредственно в клетку. Для ввода данных в клетку необходимо:

1. Указатель мыши поместить в клетку, в которую необходимо ввести данные. В строке формул появятся координаты выбранной клетки.

2. Ввести данные с клавиатуры.

3. Нажать клавишу Enter или щелкнуть по любой другой клетке.

Редактирование данных

Чтобы отредактировать содержимое клетки нужно:

1. Сделать редактируемую клетку активной.

2. Нажать клавишу F2, либо двойной щелчок на редактируемой клетке, либо щелкнуть на панели формул и редактировать непосредственно в панели формул.

3. Enter – окончание редактирования.

При редактировании можно использовать клавиши Delete и Backspace для удаления символов и клавишу Insert для управления режима вставки \ замены.

Для удаления содержимого клетки или нескольких выделенных клеток необходимо:

- выделить удаляемую область;

- выбрать в меню Правка ® Удалить

Перемещение данных в другую позицию выполняется следующим образом:

- выделить перемещаемую область;

- установить указатель мыши на границу выделенной области так, чтобы он изменил свой вид и перетянуть блок в новую позицию.

С помощью меню этот же процесс заключается в следующем6

- выбрать в меню – Правка ® Вырезать;

- перейти в новую позицию;

- выбрать Правка ® Вставить.

Вставка новых строк в таблицу требует следующих действий:

- установить курсор в ячейку столбца, перед которым нужно вставить столбец

- выбрать в меню Вставка ® Столбец

Замена данных в клетке предусматривает установку курсора в клетку, содержимое которой надо изменить и ввести новые данные.

При редактировании данных формулы автоматически пересчитываются.

Работа с листами, строками, колонками, используя меню Excel заключается в следующем:

1. спрятать рабочий лист:

- выбрать в меню Формат ® Лист ® Скрыть;

2. восстановить спрятанный рабочий лист:

- выбрать в мен. Формат ® Лист ® Показать;

3. спрятать колонку или строку:

- выделить строку или столбец;

- выбрать в меню Формат ® Строка / Столбец ®Скрыть

4. Восстановить спрятанную строку или столбец:

- выделить две соседние колонки (вокруг спрятанной) или две соседних строки;

- выбрать в меню Формат ® Строка / Столбец ®Показать

Используя контекстное меню можно выполнить:

1. спрятать колонку или строку

- выделить строку или столбец

- щелкнуть правой клавишей по выделенной область

- в появившемся контекстном меню выбрать Скрыть.

2. восстановить спрятанную строку или столбец:

- выделить две соседние колонки (вокруг спрятанной) или две соседних строки;

- подвести курсор справа к спрятанным столбцам или снизу в спрятанным строкам (указатель мыши превратится в знак равенства с растяжкой);

- сделать двойной щелчок мышей или вызвать контекстное меню;

- выбрать Показать.

Вычисления. Формулы и функции

Формулой называется введенная в ячейку последовательность символов, начинающаяся со знака равенства «=». В эту последовательность символов могут входить: константы, адреса ячеек, функции, операторы.

Результат вычислений отображается в ячейке, а сама формула – в строке формул.

Функции используются для выполнения стандартных вычислений. Excel имеет более 400 встроенных функций, объединенных в 9 групп: финансовые, дата и время, математические, статистические, ссылки и массивы, работ м базой данных, текстовые, логические, проверка свойств и значений.

Кроме встроенных функций можно использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

Правила работы с формулами и функциями

Можно выделить следующие правила работы с формулами и функциями:

1. Формулы начинаются со знака «=»

2. Формулы могут включать обращения к одной или к нескольким функциям.

3. После имени каждой функции в скобках задаются аргументы. Если функция не использует аргументы, то за ее именем следуют пустые скобки без пробела между ними.

4. Аргументы перечисляются через запятую.

5. В качестве элемента формулы и аргумента функции может выступать адрес ячейки. В этом случае в вычислении участвует содержимое ячейки, адрес которой задан в формуле.

6. В формулах недопустимы пробелы.

7. Функция не может иметь более 30 аргументов.

8. В формуле можно использовать знаки арифметических операций: +, -, /, *, ^ (возведение в степень), % ( взятие процента) (приложение 2).

9. Нельзя вводить числа в форматах даты и времени дня непосредственно в формулы. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки. При вычислении формулы Excel преобразует их в соответствующие числа.

10. Длина формулы не должна превышать 1024 элементов.

Перемещение и копирование содержимого клетки.

Копирование содержимого клетки (или блока клеток) включает следующие шаги:

- выбрать копируемую клетку или блок клеток;

- выбрать меню Правка ® Копировать или вызвать контекстное меню и выбрать Копировать, или нажать Ctrl+C;

- перейти в новое место;

- выбрать меню Правка ® Вставка или вызвать контекстное меню и выбрать Вставка, или нажать Ctrl +V.

При копировании формула перенастраивается на новые адреса. Чтобы при копировании формулы адрес некоторой ячейки был абсолютным ( не перенастраивался на новые адреса) надо после указания этого адреса во время формирования формулы нажать F4 или записать адрес в виде, например $$$4.

При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются.

Вычисление части формулы

При поиске ошибок в соответствующей формуле удобно посмотреть результаты вычисления какой-то части формулы. Для этого необходимо:

- установить курсор в клетку, содержащую формулу;

- в строке формул выделить часть формулы, которую нужно вычислить;

- нажать клавишу F9 – вычисление формулы (при нажатии Enter – результат вычислений вставится в формулу, а при нажатии Esc – осуществится возврат формулы в исходное состояние).

Специальное копирование

При копировании не всего содержимого клетки, а только какой-то составляющей (формата, значения) применяется специальное копирование, которое можно выполнить:

1. с помощью меню:

- выбрать копируемую клетку или блок клеток;

- выбрать в меню Правка ® Копировать;

- перейти в новое место;

- выбрать в меню Правка ®Специальная вставка.