Введение

Идеальным средством для решения большого класса задач автоматизации являются программные продукты, называемые «электронные таблицы».

В данных методических указаниях описаны наиболее важные элементы программы Excel 7.0, основные технические приемы, необходимые при работе с электронными таблицами.

Технология работы с программой Excel 7.0 излагается в сжатой, иногда в алгоритмической форме, что позволяет легко и быстро найти ответ на решение конкретной проблемы.

Методическое пособие предназначено для выполнения студентами лабораторных работ дневной и заочной формы обучения специальности 0104.

Запуск Excel 7.0

Программа установки Excel 7.0 помещает команду вызова Excel непосредственно в меню Программы.

Запуск Excel можно осуществить используя меню:

Пуск – Программы – MicrosoftExcel.

Удобнее запускать Excel , щелкнув по пиктограмме файла, с которым недавно работали:

Пуск → Документы → щелчок мышкой по пиктограмме файла, сожданного пакетом MicrosoftExcel.

Пункт Документы вызывает меню, в котором накапливается имена документов, открывавшихся и редактировавшихся пользоавтелем при работе с Windows 95 (до 15 последних файлов).

Выход из Excel 7.0

Выход из Excel 7.0 используя основное меню осуществляется так:

Файл → Выход

Иначе процесс выхода из Excel 7.0 можно выпонить:

1. Щелкнуть на кнопке закрытия в верзнем правом углу окна Excel (или нажать комбинацию клавиш Alt+ F4).

2. Щелкнуть на кнопке Нет, чтобы повторно не сохранять файл. При этом вернемся на рабочий стол или в окно другого запущенного приложения.

3. Щелкнуть на кнопке Пуск и выбрать пункт Завершение работы.

4. Если необходимо завершить работу, то щелкнуть на кнопке Да и затем при появлении соответствующего сообщения выключить компьютер.

Экран Excel 7.0

Экран Excel содержит следующие основные компоненты (рис. 1):

- строка заголовка с кнопками управления окном программы и окном документа;

- строка основного меню;

- две панели инструментов Стандартная и Форматирования;

- строка формул и поле имени;

- рабочая область;

- полоса прокрутки;

- полоса перебора страниц рабочей книги;

- строка состояния.

Все программы, работающие под управлением системы Windows, имеют строку заголовка. В ней указывается имя программы, и здесь же находятся некоторые кнопки управления, которые можно использовать для изменения внешнего вида окна.

Кнопки управления окном программы и окном документа (рис. 1):

- свернуть в пиктограмму, кнопка минимизации;

- развернуть во весь экран, кнопка максимизации;

- вернуть окно в предыдущее состояние, кнопка восстановления;

- закрыть окно, кнопка закрытия;

- кнопка системного меню. Щелчок на этой кнопке откроет системное меню, позволяющее манипулировать окном Excel.

Основное меню

Каждый из пунктов меню объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность (рис. 2). Щелчок на любом пункте меню разворачивает список команд выбранного пункта. Работа с меню – один из возможных способов задавать команды Excel.

Контекстное меню

В дополнение к основному меню, постоянно находящемуся на экране, Excel предлагает вторичную систему контекстного меню. Контекстные меню предоставляют возможность быстрого доступа к часто используемым для данного объекта в рассматриваемой ситуации командам.

При выполнении щелчка правой кнопкой мыши на пинтограмме, ячейке, выделенной группе ячеек или на встроенном объекте, возле указателя мыши открывается меню с основными функциями, применяемыми в данной ситуации – в контексте.

Команды, входящие в контекстное меню, всегда относятся к активному объекту.

Контекстное меню можно вызват также с помощью комбинации клавиш Shift+F10.

Панели инструментов

Панели содержат наиболее часто используемые команды меню. После установки программы на экране присутствуют две панели инструментов: Стандартная и Форматированния. Excel включает много других панелей инструментов, которые можно вынести в рабочее окно программы (приложение 1).

В панели инструментов можно добавить новые пинтограммы, как входящие в программу, так и созданные самим пользователем.

При движении вдоль пинтограмм этих панелей указателем мыши, под каждой из них появляется имя инструмента в окне (орудие намеков).

Настройка панелей инструментов (пиктографических меню) предоставляет следующие возможности:

- отображение на экране пиктографических меню;

- добавление отдельных пиктограмм;

- создание пользовательского пиктографического меню;

- создание собственных пиктограмм пользователя и привязка к ним определенных действий.

Все операции по форматированию пиктографических меню выполняются в окне:

Вид → Панели инструментов

На экране будут отображены те пиктографические меню, около названия которых в окне списка панелей инструментов стоит галочка.

Панели инструментов объединяют функционально близкие пиктограммы: Стандартная – стандартные возможности системы (создание, загрузка, сохранение, печать рабочих папок и др.);

Форматирование – оформление ячеек таблицы;

Запрос и сводная – средства работы с базами данных таблицы;

Диаграмма – инструменты построения диаграмм;

Рисование – элементы схем и иллюстраций;

Мастер подсказок – подсказка, помогающая оптимизировать рабочие шаги пользователя;

Элементы управления – создание стандартных управляющих элементов (меню, кнопок, полос прокрутки …);

Запись макроса – закончить запись последовательности команд, которые автоматически преобразуют Excel в макрокоманду;

Зависимости – анализ связи между ячейками;

Коллективная работа – совместная работа с документами;

Visual Basic – инструменты создания и отладки пользовательских программ на встроенном языке Excel - Visual Basic;

Microsoft – вызов приложений Microsoft для работы в рамках механизма OLE.

Панель формул (строка формул)

Панель формул используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах, а также для отображения адреса текущей ячейки.

Поле имени указывает имя или адрес активной ячейки в текущей рабочей книге. Щелчок на стрелке раскроет список, в котором перечислены все поименованные ячейки и диапазоны активной рабочей книги.

Создание собственного пиктографического меню

Для создания собственного пиктографического меню необходимо: