Промежуточные итоги для самых

внутренних полей

Хотя по умолчанию Excel не генерирует промежуточные итоги для самых внутренних полей , мы можем их создать и использовать при этом несколько итоговых функций. Эти итоги , если они имеются , размещаются в нижней или правой части сводной таблицы непосредственно выше или слева от общих итогов.

Чтобы добавить промежуточные итоги для самого внутреннего поля, выполним следующие действия:

1. Дважды щелкнуть на заголовке внутреннего поля. Вместо этого можно выделить заголовок поля и нажать кнопку Поле сводной таблицы на панели инструментов Сводные таблицы.

2. В окне диалога Вычисление поля сводной таблицы выберем одну или несколько функций и нажмем кнопку ОК.

Изменение вычислений в

сводных таблицах

К числовым полям , помещенным в область данных сводной таблицы, Excel по умолчанию применяет функцию Сумма , а к любым не числовым полям - Количество значений. Но можно применить и многие другие формы вычислений. Кроме того , Microsoft Excel 97 позволяет использовать в сводных таблицах вычисляемые поля и элементы.

Использование других итоговых

функций

Чтобы переключиться на другую итоговую функцию , выделим любую ячейку в области данных и нажмем кнопку Поле сводной таблицы на панели инструментов Сводные таблицы. Excel выведет на экран окно диалога Вычисление поля сводной таблицы. Выберем функцию , которую хотим использовать , и нажмем кнопку ОК.

Применение нескольких итоговых функций к одному полю

К полю можно применить любое количество итоговых функций. Чтобы использовать дополнительные функции для поля , которое уже находится в области данных сводной таблицы , выделим любую ячейку в области данных и нажмем кнопку Поле сводной таблицы на панели инструментов. Оказавшись в окне диалога Мастер сводных таблиц - шаг 3 из 4 перетащим в область данных диаграммы макета кнопку этого же поля еще раз , чтобы разместить вторую копию заголовка поля. Дважды щелкнув на копии заголовка , затем в списке

Операция окна диалога Вычисление поля сводной таблицы выберем нужную итоговую функцию и нажмем кнопку ОК , чтобы вернуться в сводную таблицу.

Ссылки на данные в сводной

таблице

Если формула рабочего листа использует для получения данных из сводной таблицы обычную ссылку на ячейку , то она будет прекрасно работать , пока ячейка остается на своем месте. Но после реорганизации сводной таблицы эта формула возвратит неверные данные. Чтобы избежать этого , используем в формуле функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ. СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫ для создания ссылки на данные сводной таблицы.

Функция ПОЛУЧИТЬ. ДАННЫЕ. СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫ имеет два аргумента. Первый аргумент служит для указания сводной таблицы , а второй аргумент описывает извлекаемые данные. Первый аргумент может быть любой ячейкой сводной таблицы или именем диапазона , назначенного сводной таблице , а так же надписью , записанной в ячейке над левым верхним углом таблицы. Второй аргумент , заключаемый в двойные кавычки , перечисляет имена полей , на пересечении которых находятся извлекаемые данные. Имена полей во втором аргументе должны быть разделены пробелом.

Использование сводной таблицы для консолидации диапазонов

С помощью мастера сводных таблиц можно консолидировать данные из таблиц , расположенных на разных рабочих листах Excel. Непременным условием такой консолидации является единая структура таблиц. При этом каждая таблица должна содержать данные одного временного диапазона. Например , ведомости зарплаты за каждый квартал 1998года сформированы на разных рабочих листах Excel с именами 1кв -98 , 2кв -98 , 3кв -98 , 4кв -98.

Для построения сводной ведомости за весь 1998 год не обязательно переносить их на один рабочий лист EXCEL , а можно воспользоваться средством консолидации мастера сводных таблиц.

Для создания консолидированной сводной таблицы из нескольких рабочих листов надо выполнить следующие действия.

Перейти на новый рабочий лист и выбрать в меню Данные команду Сводная таблица. На первом шаге мастера сводных таблиц надо установить флажок в нескольких диапазонах консолидации.

На следующем шаге мастера сводных таблиц следует оставить установленным по умолчанию переключатель Создать одно поле страницы. Далее необходимо указать диапазон каждой консолидируемой таблицы , включая в него заголовки столбцов и строк , кроме итоговых строк и столбцов.

После задания всех диапазонов объединяемых таблиц по кнопке Далее можно перейти к третьему шагу , который выводит окно формирования макета итогового документа , за исключением того , что Excel не отображает имена полей завершения формирования сводной таблицы. Для суммирования значений из исходных диапазонов достаточно нажать кнопку Далее , а для использования другой итоговой функции следует дважды щелкнуть по заголовку Сумма по полю Значение , а затем выбрать требуемую функцию.

По списку ( Все ) можно получить сведения по каждому кварталу.

ВЫВОД:

В настоящее время производство компьютеров значительно возросло. Причины их роста в том, что они выгодны и удобны в применении. Их мощность постоянно увеличивается, а область применения расширяется.

Exsel предназначен для использования в финансовой сфере, в научных расчетах, инженерно-конструкторской деятельности и т.д.

Благодаря сводной таблице могут легко организовать свою работу бухгалтера, экономисты, финансисты, так как эти таблицы очень удобны в применении.

ЛИТЕРАТУРА:

1) М. Додж, К. Кината, К. Стинсон "Эффективная работа м Microsoft Exsel 97", издательство "Питер"; Санкт-Петербург, 1998г.

2) Е.К. Овчаренко, О.П. Ильина, Е.В. Балыбердин "Финансово - экономические расчеты в Exsel", Москва, 1999 г.

3) Йорг Шиб, Exsel 7,0: Сотни полезных рецептов, Дюссельдорф-Киев-Москва-Санкт-Петербург, 1997 г.