Организаторами торгов часто выступают государственные учреждения, муни­ципалитеты и т.п., иногда — крупные частные фирмы.

Применение торгов как метода размещения заказов на импорт товаров и услуг позволяет покупателю осуществить закупки более эффективным по срав­нению с традиционным способом, получив экономию средств, времени при со­блюдении гарантий качества, выгодных условий поставки и других условий сделки. Это достигается благодаря тому, что организаторы торгов используют конкуренцию между участвующими в торгах фирмами и/или консорциумами — временными союзами хозяйственно независимых фирм, объединяющихся для участия в конкурсе. Форма торгов предпочтительна еще и потому, что позво­ляет привлечь наиболее крупные и солидные в финансовом отношении фирмы. Дело в том, что для участия в торгах часто необходимо внесение залога в сумме 1—3% (иногда больше) стоимости предполагаемой сделки (залог "серьезности предложения"). Если сумма контрактов, заключаемых по результатам торгов, значительна, то слабым в финансовом отношении фирмам участие затрудни­тельно. Это уменьшает риск невыполнения поставщиком или подрядчиком в бу­дущем взятых на себя обязательств.

Покупатели, принявшие решение о размещении заказов через торги, созда­ют тендерный комитет, который осуществляет всю организационную работу по проведению торгов. В состав тендерного комитета входят представители орга­низации-покупателя, а также технические и коммерческие эксперты.

Председателями тендерных комитетов обычно назначаются руководители ор­ганизации, производящей закупки или размещение заказов.

В зависимости от способа проведения различают торги открытые и закрытые.

В открытых торгах могут участвовать все желающие фирмы и организации. Информация о проведении открытых торгов публикуется в официальных органах печати — газетах, специализированных журналах, бюллетенях, а также рассылает­ся в другие государства через торговые представительства или консульства (иногда торгово-промышленные палаты) для распространения среди деловых кругов. В объ­явлениях об открытых торгах сообщаются только основные сведения: название ор­ганизации, проводящей торги; наименование, характер и количество закупаемого оборудования или назначение и параметры сооружаемого объекта; порядок и сроки представления предложений, адрес (факс, телекс, телефон), по которому следует об­ращаться для получения более подробной информации.

В закрытых торгах могут участвовать только те фирмы и организации, ко­торые получили приглашение на участие. При проведении закрытых торгов их ор­ганизаторы сами определяют круг возможных участников, руководствуясь при этом выработанными ими самими критериями отбора участников. Проведение закрытых торгов требует от их организаторов предварительного изучения возможностей рынка и результатов деятельности на этом рынке фирм (организаций).

В этом случае тендерный комитет рассылает именные (персональные) при­глашения наиболее известным, авторитетным и надежным поставщикам и под­рядчикам.

В отдельных случаях, при проведении торгов в два этапа, открытые торги могут сочетаться с закрытыми. Такие виды торгов применяются тогда, когда организато­рам затруднительно (а иногда просто невозможно) определить круг наиболее авто­ритетных фирм. В этом случае на первом этапе проводятся открытые торги с предварительной квалификацией участников. Желающие участвовать в торгах пред­ставляют организаторам материалы, сведения, подтверждающие их высокую компетентность и опыт выполнения подобных заказов, уровень выпускаемой продук­ции, отзывы заказчиков, т.е. квалификационные материалы. На основе анализа ква­лификационных материалов тендерный комитет отбирает фирмы, которые, по его мнению, могут участвовать во втором туре — закрытых торгах. Известны случаи, когда в предквалификационных торгах участвовало около 20 фирм и консорциумов, а к закрытым торгам приглашалось лишь 5—7 участников.

Подробные условия торгов (обычно они называются тендерными) выкупают­ся участниками торгов у тендерных комитетов за определенную плату (от десят­ков до нескольких сотен долларов). В некоторых случаях стоимость выкупа тендера может составлять несколько тысяч долларов. Это делается для того, чтобы отстранить ("отсечь") от участия в конкурсе маломощные фирмы. Выкуп условий торгов не накладывает на стороны никаких дополнительных обязательств.

Разработка условий торгов осуществляется их организаторами самостоятельно или с привлечением специализированных консалтинговых, инжиниринговых фирм. Комплект тендерной документации обычно включает: подробную характе­ристику закупаемого оборудования или сооружаемого объекта (мощность, произ­водительность, количество и т.д.); основные коммерческие условия (сроки поставки, базис поставки, условия платежа, порядок установления цен, форма га­рантии и др.), форму тендерного предложения; возможность и необходимость представления дополнительной технической и пояснительной документации, кото­рая может прилагаться к предложению; условия арбитража; штрафы; гарантии; требования по техническому обслуживанию оборудования; возможность пред­ставления альтернативных предложений и другие условия, необходимые для учас­тия в торгах.

Строгое соблюдение всех положений и требований, указанных в комплекте тендерной документации, является необходимым условием успешного участия в торгах. Организаторы торгов имеют право не только отклонить, но и не рассмат­ривать предложения, не соответствующие требованиям тендера.

На этапе подачи предложений для экспортера основной проблемой становится принятие решения о целесообразности участия в торгах. Основными факторами, влияющими на принятие решения, являются: размер заказа; соотношение объема поставок и услуг; срок исполнения заказа; собственные возможности экспортера по выполнению заказа; стоимость подготовки тендерных предложений; степень возможной конкуренции; ожидаемая прибыль; средства, выделяемые заказчикам для исполнения заказа, перспектива получения последующих заказов, связанных с предметом торгов. Последний фактор может оказаться решающим для экспор­тера, который часто идет на занижение цены предложения объявленного тендера в расчете на получение более выгодных заказов в дальнейшем.

Одним из условий торгов является срок сдачи предложений для участия в торгах. Не позднее этого времени все участвующие в торгах фирмы (оференты) подают тендер, оформленный надлежащим образом, под роспись в тендерный ко­митет. Предложения представляются в закрытых опечатанных конвертах (часто двойных), чтобы избежать досрочной утечки сведений, которыми могут восполь­зоваться конкуренты. На внешнем конверте указывается адрес для приема пред­ложений, на внутреннем — номер тендера, его название (цель) и дата, установ­ленная для приема документов.

Термин тендер (tender) в международной коммерческой практике употребляется в различных значениях: как извещение (приглашение) о предстоящих торгах; как комплект тендерной документации, содержащей условия и порядок участия в них; как проформа предложения, составленная организатором торгов, входящая в состав тендерной документации.