Если банковские пластиковые карточки использовались исключительно для получения наличных денег, работник предъявляет отчет об израсходованных суммах не позднее 3 рабочих дней при условии наличия у бухгалтерии организации (при использовании корпоративной карточки) либо у работника (при использовании дебетовой личной карточки) всей информации, необходимой для составления отчета. При отсутствии такой информации отчет об израсходованных суммах составляется не позднее 15 рабочих дней.

При использовании работниками банковских пластиковых карточек (корпоративных или дебетовых личных карточек) неиспользованные денежные средства должны быть возвращены организации не позднее сроков, установленных для сдачи отчетов об израсходованных суммах (не позднее 3 (15) рабочих дней).

В соответствии со ст. 11.49 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, выданных под отчет, в т.ч. на оплату расходов по командировкам за пределы Республики Беларусь, влекут наложение штрафа на организацию в размере до 10-кратной суммы этих средств.

К отчету об израсходованных суммах должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные работником расходы, связанные с командировкой. При использовании работником банковской пластиковой карточки (корпоративной либо дебетовой личной) к отчету прилагаются карт-чеки и другие документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств.

В двухнедельный срок со дня прибытия из командировки работники представляют письменный отчет по командировке, отражающий выполнение задания. В нем излагается ход переговоров за границей, договоренность с представителями зарубежных фирм, а также экономическая, конъюнктурная, ценовая и другая информация.

В бухгалтерии организации отчеты об израсходованных суммах проверяются как по форме (полнота и правильность оформления отчетов, заполнения реквизитов), так и по существу (была ли необходимость в произведенных расходах, соответствовали ли они назначению аванса и т.п.). Прием отчета завершается определением сумм, принятых к оплате (зачету в счет выданного аванса) расходов, а также сумм, подлежащих возврату работником либо работнику.

Задолженность, подлежащая возврату (возмещению) работнику, может погашаться как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Национального банка на дату авансового отчета. Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 дней с момента предоставления отчета. Банк не вправе отказать организации в получении наличных денег для расчетов с работниками по авансовым отчетам, с момента представления которых прошло более 30 дней.

При получении работником под отчет наличной иностранной валюты отчет об израсходованных суммах составляется в валюте получения аванса с последующим пересчетом в белорусские рубли по курсу Нацбанка на дату составления отчета.

При использовании работником банковской пластиковой карточки (корпоративной либо дебетовой личной) в отчет об израсходованных суммах инвалюты включаются суммы денежных средств в валюте произведенных операций с последующим пересчетом в белорусские рубли по курсу Нацбанка на дату составления отчета.

Имеются особенности пересчета израсходованной инвалюты в белорусские рубли по курсу Нацбанка на дату составления отчета, если валюта денежных средств, указанная в карт-чеках, приложенных к отчету, не соответствует валюте, перечисленной организацией на карт-счет.

В этом случае возможны два варианта пересчета израсходованной инвалюты в белорусские рубли по курсу Нацбанка на дату составления отчета, а также определения суммы денежных средств (израсходованных и оставшихся) в инвалюте, перечисленной организацией на карт-счет:

первый - расчет производится с использованием обменного курса, примененного банком при отражении произведенных операций по карт-счету;

второй - расчет производится с использованием официального курса белорусского рубля к соответствующим иностранным валютам, установленного Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты. Этот вариант используется при отсутствии на дату составления отчета информации о примененном банком обменном курсе.

При составлении отчета за полученные белорусские рубли работник прилагает к отчету об израсходованных суммах чеки кассового суммирующего аппарата либо специальной компьютерной системы, полученные им в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке иностранной валюты. В отчет об израсходованных суммах инвалюты включаются расходы в валюте произведенных операций, пересчитанные в белорусские рубли с использованием курса обменного пункта (кассы банка), в котором работником была приобретена иностранная валюта за белорусские рубли.

Оплата расходов по найму жилья

Расходы по найму жилья, кроме командировок в страны СНГ, возмещаются при представлении подтверждающих документов в оригинале.

Суммы за питание, включенные в счета по найму жилого помещения, возмещению не подлежат. Расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения.

Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения, кроме командировок в страны СНГ.

Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работников в данной стране в нескольких гостиницах производится по командировке в целом в пределах установленных норм.

Если принимающая сторона предоставляет бесплатное жилье, выплаты на эти цели не осуществляются.

При командировках в страны СНГ оплата расходов по найму жилья осуществляется в пределах установленных норм при представлении подтверждающих документов в оригинале, а при их отсутствии - в размере 5% от установленной предельной нормы возмещения. Водителям и лицам, командированным вместе с ними, оплата производится и за время нахождения в пути. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах.

При приеме отчетов об израсходованных суммах по командировкам, аванс по которым выдавался в инвалюте, отличной от инвалюты, в которой установлены нормы, при осуществлении контроля за соблюдением предельных норм расходов по найму жилого помещения необходимо выполнить следующие действия:

1) расходы, произведенные в инвалюте аванса (в национальной валюте страны, куда командирован работник), и предельные нормы возмещения расходов в соответствующей валюте пересчитываются по курсу Нацбанка на дату составления отчета в белорусские рубли;

2) белорусские рубли пересчитываются в валюту, в которой был выдан аванс.

Оплата суточных расходов

Суточные за время пребывания в командировке выплачиваются: