Порядок направления работников в служебную командировку за границу, а также предоставляемые им гарантии и компенсации установлены Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 по согласованию с Министерством финансов и Министерством иностранных дел Республики Беларусь).

Направление работников в служебные командировки за границу и выплата им денежных средств осуществляются на основании приказа, подписанного руководителем организации, а при наличии приглашения зарубежной фирмы (организации) - на основании приказа и приглашения. Приглашение определяет условия нахождения за границей (оплата труда, расходы на проживание (суточные), обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.). Наниматель обязан обеспечить сохранность приглашений.

Руководитель организации устанавливает задание на командировку, которое подписывают руководитель и командированный работник. В нем оговариваются: цель командировки, сроки пребывания за границей, план встреч и переговоров с представителями инофирм и организаций, а в случае заключения контракта - его предмет, условия поставки, форма и вид платежа.

Командированным работникам выдаются денежные средства в виде аванса на предстоящие расходы, а также возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно, суточные (расходы по проживанию вне места постоянного жительства), расходы на наем жилья, иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы. Расчет суточных и расходов на наем жилья производится исходя из норм выплат, установленных постановлением Министерства финансов от 30.01.2001 № 7.

Порядок направления в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь, а также работников государственных органов и иных государственных организаций регулируется Указом Президента Республики Беларусь от 13.06.2005 № 274, утвердившим Положение о порядке направления в служебные командировки, и постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.08.2005 № 903 "О финансировании расходов на служебные командировки за границу и иных вопросах, связанных с этими командировками". В соответствии с названным Положением продолжительность служебной командировки за границу, как правило, не должна превышать двух дней (без учета времени на проезд к месту командировки и обратно). Может быть установлен более длительный срок командировки исходя из служебной необходимости и обеспечения максимальной экономии государственных средств.

Расчет и выдача аванса

Порядок выдачи наличной иностранной валюты под отчет на командировочные расходы, сроки представления подотчетными лицами отчетов об израсходованных суммах, а также порядок и сроки возврата подотчетными лицами неиспользованных средств определены Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 г. № 98

Аванс может выдаваться в наличной иностранной валюте или наличных белорусских рублях путем перечисления денежных средств в иностранной валюте или в белорусских рублях на карт-счета работников (держателей дебетовых личных карточек), а также частично наличными и частично путем перечисления на карт-счет.

Разрешается выдавать на командировочные расходы наличную инвалюту из кассы организации за счет возвращенных средств, ранее выданных на эту цель и хранящихся в кассе в пределах установленного лимита. Это означает, что если, например, один работник вернулся из командировки и сдал в кассу не использованные им 50 долларов, то их можно выдать под отчет другому работнику, уезжающему в командировку.

При направлении в загранкомандировку работников за счет средств в инвалюте, приобретенных на внутреннем валютном рынке, организации могут приобретать дорожные чеки для выдачи их командированным работникам (основание - п. 30 Инструкции о порядке совершения валютно-обменных операций с участием юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.07.2005 № 112).

Аванс в наличной инвалюте может быть получен лицом, направленным в служебную командировку за границу, не в кассе организации, а в уполномоченном банке. В этом случае лицо, получившее аванс, может не сдавать его в кассу организации, если сумма полученного аванса не превышает сумму наличной инвалюты, предназначенную для выдачи организацией этому лицу.

Для оплаты командировочных расходов работники могут использовать на основании доверенности корпоративные пластиковые карточки.

Аванс может выдаваться в инвалюте, в которой установлены нормы, а также в инвалюте, отличной от инвалюты, в которой установлены нормы. Например, при направлении в страны Европейского валютного союза аванс может быть выдан в евро или в валюте, в которой установлены нормы (в долларах).

Расчет аванса в инвалюте, отличной от инвалюты, в которой установлены нормы, производится путем пересчета установленных Минфином норм в белорусские рубли, а затем в ту валюту, в которой будет выдаваться аванс.

Работники, получившие аванс в наличных белорусских рублях, приобретают иностранную валюту в обменном пункте или в кассе банка. Купленная валюта используется работником без оприходования ее в кассу организации. Расчет аванса в белорусских рублях производится путем пересчета суммы аванса, определенного в соответствии с утвержденными нормами, в белорусские рубли по курсу продажи наличной инвалюты банка, обслуживающего текущий счет организации в белорусских рублях.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Не является нарушением, если в период нахождения работника в одной служебной командировке организация дополнительно перечислит на карт-счет организации либо на карт-счет работника иностранную валюту для оплаты работником командировочных расходов, не получив от него полного отчета за ранее перечисленные на карт-счет суммы инвалюты, предназначенные для расходования в данной служебной командировке.

При направлении в загранкомандировку лиц, не состоящих в штате, командировочные расходы осуществляются за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации. Из этого следует, что в бюджетных организациях такая командировка возможна только в случае осуществления организацией предпринимательской деятельности.

Отчет об израсходованных суммах по командировке

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах по истечении срока, на который они выданы, но не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия из командировки). В этот же срок неиспользованные деньги должны быть возвращены в кассу.

При использовании для оплаты расходов банковских пластиковых карточек (корпоративных или дебетовых личных карточек) работники обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах по истечении срока, на который они выданы, но не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия из командировки). К отчету прилагаются карт-чеки и другие документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств. В этот же срок (не позднее 15 рабочих дней) должен быть представлен отчет об израсходованных суммах, если денежные средства под отчет выдавались работнику частично наличными и частично путем зачисления на карт-счет.