Затраты на хранение можно разделить на две главные группы: затраты, обусловленные вложением капитала в запасы, и расходы на ведение складского хозяйства. Поскольку общей целью материально-технического снабжения является снижение материальных затрат пу­тем сокращения запасов, целесообразно в расчет включать только та­кие расходы, которые зависят от объема запасов.

Затраты, обусловленные вложением капитала,находятся в прямой зависимости от общей стоимости совокупных запасов товарно-материальных ценностей, имеющихся на предприятии. Часть запасов по­мещена на склады, другая часть проходит производственный процесс или находится в торговом помещении, или на складе готовой товара. Что­бы понять, чем определяется объем затрат и каков механизм их образова­ния, рассмотрим условный пример. Допустим, предприятие закупает партию товара, необходимую для производства или продажи в течение четырех месяцев. Поставку необходимо оплатить в месячный срок, для чего нужно изыскать сумму, соответствующую выручке от трехмесячного сбыта или производства. Если необходимые средства заимствуют у бан­ка, то объем затрат равен процентам за банковский кредит, к которым еще следует прибавить прочие издержки, связанные с использованием займа. Однако расходы на обслуживание банковского кредита не всегда исчерпывают собой затраты по вложенному капиталу. Ведь банков­ский кредит имеет свои границы, и поэтому следует задуматься над тем, не выгоднее ли вместо иммобилизации капитала в запасах использо­вать его для других деловых операций. Если взвесить упущенную вы­году, получится, что затраты по занятому капиталу на самом деле зна­чительно выше платы за банковский кредит. Они находятся в прямой зависимости от денежной стоимости запасов и, следовательно, изме­няются под воздействием изменения объема запасов.

Расходы на ведение складского хозяйствавключают в себя такие статьи, как: содержание складского помещения, оплата труда склад­ского персонала, приобретение и эксплуатация инвентаря, перевозки, убыль товара, страхование.

Если запасы хранятся в отдельном помещении, расчет затрат на помещение (в том числе освещение, отопление, уборку, охрану и т.п.) не доставляет особых трудностей. Доля их колеблется в зависимости от профиля предприятия, но в среднем составляет 25-50% расходов на ведение складского хозяйства.

Затраты на складские помещения не обнаруживают столь же оче­видной зависимости от объема запасов, какую демонстрируют затраты по вложенному капиталу. Однако их также можно снизить при умень­шении объема запасов. Освобождающуюся из-под запасов площадь предприятие может использовать для торговых или производственных целей. Каким бы ни был профиль фирмы, для освободившейся площади всегда найдут применение.

Исчисление затрат на оплату труда складского персонала также не составляет проблемы. Кроме затрат на оплату труда собственно склад­ского персонала к этой статье необходимо отнести также некоторую часть затрат на оплату труда с отчислениями на социальные нужды персонала подразделения МТО. Куда сложнее оценить, на какую сумму снижаются затраты на оплату труда при сокращении запасов. Если уменьшение за­пасов позволяет отказаться от отдельного складского помещения, то можно сократить и численность складского персонала. Сокращение за­пасов также ускоряет подбор требуемых изделий и размещение товаров на складе, например раскладывание их по полкам стеллажей. Достига­ется также рационализация работ, меньше времени уходит на текущую инвентаризацию складских запасов, необходимую для ведения точного складского учета. Хотя и приемка поступающих мелкими партиями то­варов может привести к увеличению числа работников отдела приемки, в конечном счете, как правило, все же достигается сокращение затрат на оплату труда складского персонала.

Особую статью составляют расходы на инвентарь, к которому относятся, в частности, складские стеллажи с полками, грузовые под­доны и механизмы для грузообработки, в том числе погрузчики, подъем­ники и тележки. При сокращении объема запасов расходы на инвен­тарь падают за счет увеличения сроков службы оборудования, снятия с эксплуатации излишнего инвентаря, уменьшения потребности в при­обретении нового оборудования.

Если сокращение запасов дает возможность сконцентрировать складские запасы в одном или нескольких близлежащих местах, дости­гается значительная экономия в расходах на транспортировку. Высвобождение внешних складских помещений также благоприятно отражается на расходах по перемещению грузов.

Уменьшение убыли товара зависит от многих факторов. Эффективное использование места и инвентаря, к примеру, позволя­ет исключить самые нерациональные операции грузообработки и уменьшить убыль товара. Сокращение запасов, ведущее к уменьше­нию времени складирования, снижает ущерб от порчи и старения товаров.

Суммы страховых взносов назначаются исходя из стои­мости страхуемого имущества. По мере снижения общей стоимости за­пасов снижаются и расходы на страхование.

Затраты на хранение необходимо сопоставить с затратами, связанными с дефицитом запасов,то есть возникающими на предприятии при отсутствии необходимых ресурсов:

- затраты на ускорение доставки необходимых материалов (на связь и разъезды, премии за ускоренную доставку материалов, удоро­жание за счет поставки малыми партиями);

- затраты, связанные с корректировкой производственной про­граммы, ускорение отгрузки готовой товара, изготовленной с на­рушением графика;

- коммерческие убытки и расходы, в том числе штрафы за несвоевременное или неполное выполнение договорных обязательств, поте­ри прибыли и рост доли накладных расходов, связанных с сокращением объема производств (продаж) из-за отсутствия в запасах необходимых материальных ресурсов.

Принято считать, что по мере сокращения запасов почти автома­тически увеличиваются затраты из-за нехватки материалов. Однако такого может и не быть, если управление товарно-материальными за­пасами организовано на должном уровне. Ведь одной из задач его явля­ется сокращение затрат, связанных с дефицитом запасов. Вот почему они подлежат оценке в рамках складских затрат.

Если сложить все затраты, связанные с хранением и созданием запасов, конечная сумма может оказаться значительной. Они достигают в среднем 30% стоимости складских запасов в год. В пересчете на один месяц они составляют 2,5% стоимости запасов.

По оценке ряда специалистов, применение методов логистики дает возможность снизить уровень запасов на 20-30% и соответствен­но уменьшить затраты предприятия, причем практическая реализация концепции логистики связывается с оптимизацией совокупных запа­сов при минимальных общих затратах предприятия. Следовательно, критерием управления запасами являются затраты, включающие:

- фактическую себестоимость товарно-материальных запасов;

- затраты на оформление заказа;

- затраты на хранение запасов;

- затраты, вызванные отсутствием запаса.

Как показала практика, большое значение имеют и так называе­мые затраты функционирования системы управления запасами. К ним относятся затраты на сбор и обработку информации, необходимой для принятия решений, затраты на эксплуатацию вычислительной техники (если таковая применяется), экономия, которая может быть получена от объединения заказов на различные номенклатурные позиции в один за­каз, затраты на обучение и содержание управленческого и технического персонала и т.д.