Очевидно, что предвидеть все возможные проблемы в договоре между сторонами невозможно. Но наиболее типичные конфликты сторон можно предотвратить, следуя заранее согласованной технологии внедрения.

Второй блок проблем включает:

ü взаимное перекладывание ответственности с Заказчика на Исполнителя и наоборот;

ü желание в течение периода внедрения реализовать больше, чем изначально планировалось;

ü неудачный выбор времени внедрения.

1. Взаимное перекладывание ответственности обычно является следствием некачественно составленного договора на внедрение и приводит к затягиванию сроков и охлаждению отношений между клиентом и поставщиком системы. Значительно облегчает процесс внедрения автоматизированной системы бюджетирования создание совместной рабочей группы с участием специалистов Заказчика и Исполнителя. В состав такой группы рекомендуется включить ведущих специалистов Заказчика из подразделений, непосредственно занятых в процессе планирования и анализа бюджета.

Другой немаловажный фактор успеха - максимальное содействие Исполнителю в обеспечении его информационными материалами. Заказчику стоит еще до начала внедрения ознакомить Исполнителя с документацией, регламентирующий процесс бюджетирования, с тем, чтобы минимизировать время, необходимое Исполнителю для обследования. Это позволит избежать ошибок и неточности в реализации автоматизированной модели бюджета.

2. Желание в течение периода внедрения реализовать больше, чем изначально планировалось

Схема этой проблемы такова: Заказчик стремиться за оговоренную сумму использовать исполнителя на максимум возможного, а исполнитель идет на поводу, не желая портить сложившихся партнерских отношений. При этом следует помнить, что при внедрении автоматизированной системы бюджетирования важен не процесс, а результат. Поэтому по итогам проведения предварительного обследования системы планирования, используемой до автоматизации, следует детализировать календарный план и утвердить его перед началом внедрения на самом высоком уровне.

3.Неудачный выбор времени внедрения

Несмотря на то, что актуальным вопрос приобретения автоматизированной системы становиться именно в период составления ежегодного бюджета, это наиболее неудачный момент начала внедрения.

Создание макета бюджета на основе данных уже прошедшего периода также нельзя назвать удачным, так как ценность такой автоматизированной модели для практического применения не высока. Также неподходящим является время незадолго до начала составления бюджета, так как дополнительные трудозатраты на освоение нового ПО, составление бюджета, основных обязанностей специалистов банка может привести к естественному отторжению новой автоматизированной системы и отрицательным результатам. Наиболее подходящим можно считать период сразу после утверждения бюджета, составленного "ручным" способом.

5. Автоматизация гибкого бюджета

Гибкий бюджет - бюджет, охватывающий меняющийся диапазон продаж. С его помощью руководитель организации обозначает взаимосвязь между генеральным бюджетом, который не меняется в течение планового периода, и фактическими результатами. В этой части работы рассмотрим автоматизацию данного бюджета посредством средств Excel. Все возможные формулы будут отражены в таблицах. Для начала сгруппируем и подсчитаем переменные и постоянные расходы. Для суммирования и определения отклонений используются формулы суммы и разницы между ячейками. Каждая таблица будет находиться на новом листе, соответственно, номер таблицы означает номер листа. Это будет удобно для того, чтобы наглядно показать, из какого источника мы берем необходимое значение в расчетах отклонений.

Таблица 1. Гибкий бюджет

Проанализируем отклонения фактически исполненного бюджета от гибкого по следующим факторам: цена и количество материалов, трудозатраты и ставка заработной платы, доля переменных и постоянных затрат в общепроизводственных расходах. По гибкому бюджету планируется затратить 1000 единиц материалов по цене 260 руб., а фактически потрачено 1200 единицы по цене 240 руб.

Таблица 2. Расчет отклонений по фактору цены и количеству материалов