Введение

Сегодня термин «бюджет» понимается уже не только как детализированный план доходов и расходов, но и как эффективный инструмент планирования, управления обязательствами и активами, а также как инструмент повышения мотивации. Это одна из составляющих системы финансового управления, предназначенная для оптимального распределения ресурсов хозяйствующего субъекта во времени. После либерализации экономики и широкого распространения доступных персональных компьютеров развитие получили автоматизированные учётные системы, которые позволили автоматизировать бюджетные процессы на предприятии, решая при этом ряд важных задач. Полноценное бюджетирование приобрело потребность в автоматизации, так как осуществление оперативного сбора, обработки и консолидирование фактических данных без нее практически стало невозможно.

Возможности специализированной автоматизированной системы бюджетирования позволяют спланировать любой многомерный бюджет с необходимой периодичностью, применять различные методики, регламентировать процедуры согласования, утверждения и контроля бюджета. Соответственно, задачами данной работы являются: рассмотрение видов, функций АСБ, а также отечественных и зарубежных их примеров. Главной целью работы является выделение всевозможных проблем при выборе, внедрении и сопровождении автоматизированных систем бюджетирования. В практической части работы приводится пример автоматизации гибкого бюджета коммерческой организации посредством средств программы Excel.

I. Теоретическая часть

1. Автоматизация бюджета на предприятии

1.1 Понятие и необходимость внедрения АСБ

На определенном этапе развития бизнеса перед руководителями большинства предприятий остро встает вопрос формирования системы бюджетирования. Это многогранная проблема, включающая в себя вопросы структурирования внутреннего информационного пространства, методологические аспекты бюджетирования и его автоматизацию.

В настоящее время все больше компаний испытывают потребность в получении оперативной и достоверной информации для принятия качественных управленческих решений. Предприятия уделяют внимание не только анализу результатов своей работы, но и планированию дальнейшей деятельности. Это выражается в стремлении эффективно использовать собственные ресурсы и возможности. На сегодняшний день одним из наиболее востребованных инструментов для оперативного планирования и управления компанией являются автоматизированные системы бюджетирования и финансового планирования.

Необходимость автоматизации очевидна и не подлежит сомнению в случае, если речь идет о текущем бюджетировании, которое требует периодической корректировки годового бюджета. Без использования программного обеспечения невозможно многовариантное планирование, столь необходимое для процесса генерации бюджета.

В годы существования СССР и наличия централизованной социалистической экономики не было экономических стимулов для создания автоматизированных систем оперативного управления финансами предприятий. Процесс автоматизации промышленности и торговли шёл по пути разработки АСБ крупных государственных структур, создаваемых на базе ЭВМ. Внедрение локальных вычислительных систем на отдельных предприятиях в большинстве случаев было возможно благодаря развитию производства отечественных микро-ЭВМ. Они охватывали все основные участки информационного поля коммерческих фирм.

С развитием рынка и повышением конкуренции, в том числе и со стороны западных компаний, российские фирмы вынуждены искать новые инструменты, которые обладали бы не только учётными функциями, но и широкими возможностями проведения анализа и поддерживающих процесс бюджетного управления. В то же время на российском рынке появились и обосновались западные специализированные системы бюджетирования, которые хотя и дороже, чем российские, но поддерживают более широкий набор функций. Они используют более современные и дорогие IT-технологии, чем российские системы, но, как правило, их внедрение обходится пользователю дешевле.

1.2 Примеры отечественных АСБ

Сегодня на российском рынке представлено более двух десятков систем автоматизации бюджетирования и внутрихозяйственной отчетности как иностранного, так и отечественного производства. Они разнообразны по своему построению, применяемым информационным технологиям, глубине проработки функций и ориентации на количество пользователей. Значительную популярность на российском рынке приобрел финансовый органайзер серии «Тор-Консультант». Он объединяет управленческую технологию с полным набором оперативного управления, инструкций и комментариев по разработке и применению конкретных бюджетных форм и компьютерные программы, позволяющие не только автоматизировать все расчеты по бюджетированию, но при необходимости и смоделировать адаптированную бюджетную схему для предприятий различных областей деятельности. На российском и украинском рынках наиболее прогрессивные управленческие системы, применяемые также и в сфере бюджетирования, предлагает корпорация «Галактика». «Галактика», формирующаяся на основе концепции MRP II, предусматривает: планирование для массового, серийного, индивидуального производства при сборке на заказ, изготовлении на заказ и на склад; единый механизм планирования сбыта, производства и снабжения; долгосрочное и оперативное планирование; консолидацию и декомпозицию планов; регистрацию фактов выполнения по товарно-сопроводительным документам; автоматическое сравнение плановых и фактических показателей с расчетом отклонений; планирование в произвольной структуре временных периодов; отражение планов в разных направлениях; сквозное перепланирование при изменении спроса или состояния производства. Эта система содержит модуль «Управление бюджетом», предназначенный для автоматического формирования плановых и фактических показателей бюджетов на основе первичной производственно-хозяйственной и бухгалтерской документации.

Для наглядного представления рассмотрим ряд выполняемых задач в области бюджетирования в системе «Галактика»:

ü автоматическое построение консолидированных бюджетов для любой сложной организационной структуры управления предприятия;

ü автоматизацию процедуры согласования бюджетов и хранения данных на всех этапах согласования;

ü обеспечение гибкости бюджетирования, что создает возможности для формирования и анализа различных вариантов бюджетов;

ü гибкая наладка аналитических признаков статей и их визуального изображения в типовых формах бюджетов;

ü гибкая наладка отражения форм бюджетов для каждого подразделения;

ü формирование плановых показателей бюджетов по оперативным планам

ü формирование фактических показателей бюджета в автоматическом режиме на основе оперативных и бухгалтерских данных;

Кроме того, на отечественном рынке предлагает свои специализированные пакеты прикладных программ компания «Диск», а именно: «ДИСК: универсальная учетная система + ФП + ПП». В нем реализовано бюджетирование.