- по ТЭЦ – от экономиста E.

2) неисполненные векселя по предприятиям – от экономиста P;

3) письма о проведении взаимозачетов, не зарегистрированные в журнале:

Выходная информация:

- Оперативная сводная таблица кред./деб. задолженности в целом по компании;

- баланс кред./деб. задолженности за год для балансовой комиссии;

- ввод отдельных взаимозачетов в журнал;

- справки по просроченным задолженностям.

Данные по счет фактурам ТМЦ, работы и услуги по всем подразделениям экономист B получает в сводной таблице Excel, которая имеет обновляемые связи с соответствующими таблицами у экономистов D, E и H. Также автоматически переносятся итоговые данные по векселям.

В Excel-журнал взаимозачетов экономист B имеет удаленный доступ для ввода незарегистрированных взаимозачетов и необходимой корректировки данных. Из всех имеющихся данных у экономиста B локально организован расчет просроченных задолженностей.

· Начальник отдела (A):

- Финансовый анализ на основе данных от всех финансистов.

Входная информация:

1) от экономиста L:

- Платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный)

2) от экономиста E:

- Журнал-ордер №6 по ТЭЦ (вся реализация);

- учет реализованной т/э.

3) от экономиста F:

- сводная таблица по всем деб./кред. задолженностям согласно договоров (1 раз в месяц распечатка в 1С:Бухгалтерии)

4) от экономиста P:

- неисполненные векселя по поставщикам

5) от экономиста N:

- платежный баланс по взаимозачетам

6) от экономиста C:

- деб./кред. задолженность по дирекциям (еженедельно)

7) от экономиста K:

- справка о задолженности по налогам (еженедельно);

- справка о платежах в бюдж. и внебюдж. Фонды (ежемесячно).

Начальник финотдела получает все отчетные формы в виде распечатанных на бумаге таблиц, шаблоны формы и содержания которых имеются у первичных пользователей. Другие, нестандартные и эпизодически требующиеся виды отчетов, готовятся оперативно специалистами финотдела по требованию руководства, используя инструменты построения отчетов пакета Microsoft Office.[7]

2.3 Постановка задачи модернизации СУ

2.3.1 Недостатки существующей СУ

Финансовый отдел был автоматизирован в 1996 году – на самом деле каждому специалисту финотдела был предоставлен компьютер в сети с комплектом офисного ПО. Были также созданы шаблоны расчетных форм, в которые финансисты вводили оперативные данные по движению средств, а те, в свою очередь, автоматически выдавали отчетные формы – периодически или оперативно. При изменении, расширении функций специалиста в связи с изменением законодательства, состояния фирмы или конъюнктуры рынка, эти шаблонные формы также изменялись – причем, в большинстве случаев, просто добавлялись расчетные функции.

Но для интегрированной работы системы необходимо, чтобы целостность и оптимальность данных закладывались в систему с самого начала и поддерживались на протяжении всего жизненного цикла автоматизированной системы.

На данный момент ситуация такова, что выходную информацию всех программ для последующего использования необходимо обрабатывать вручную, т.к. эти программы не учитывают всех возможных деловых ситуаций.

К недостаткам работы в настоящий момент можно отнести:

· Дублирование функций (повторный ввод информации):

В работу каждого финансиста и всего отдела в целом вложена некоторая избыточность – одну и ту же информацию получают и интерпретируют с разных сторон сразу несколько людей. С одной стороны это дает возможность руководству контролировать результаты работы, т.к. при одних источниках информации выходные отчеты должны быть сопоставимыми. Но это дорогая цена достижения достоверности и надежности информации.

· Ручная доработка документов:

Существующие программы – таблицы Excel и базы данных Access – не учитывают всех возможных деловых ситуаций и не дают возможности автоматизировать какие-нибудь наработки по совершенствованию процесса обработки финансовой информации. Все новые функции, не учтенные в начале разработки существующей системы, специалисты финотдела реализуют каждый раз вручную, используя мощный офисный пакет Microsoft Office.

· Низкая безопасность информации:

Вся безопасность на текущий момент реализована в виде паролей пользователей сети и пароли на документы Microsoft Office. Причем не является деловой практикой неразглашение пароля и периодичная смена паролей. Само хранение информации по локальным машинам не дает возможности централизованного управления безопасностью финансовой информации.

· Большое количество бумажных носителей:

Слабая связанность рабочих приложений конечных пользователей сети при большом объеме оперативной информации вынуждает пользователей организовывать обмен информацией с помощью бумажных носителей.

· Сложность расширения функций системы:

Это есть как раз причина ручной доработки документов – офисные приложения не рассчитаны на усложнение работы с учетом взаимодействия потоков информации в сетевом пространстве. В каждом конкретном случае , когда требуется информация нестандартной формы и содержания, все делается вручную ( в том смысле, что нет автоматизированных процедур, а используются только средства вывода информации на печать и т.д.).

· Нерациональное использование ресурсов:

К ресурсам относятся время, деньги и информация. В существующей системе невозможно организовать систематичное хранение информации и контроль над ней. Это обусловлено самим файловым хранением БД на локальных компьютерах и недостатками Excel-систем. В результате теряется драгоценное время при доступе к информации, информация дублируется, что создает предпосылки для появления противоречивых данных, потери информации.

· Недостаточная надежность:

Офисные приложения типа Microsoft Office имеют очень универсальные функции, чтобы использовать их в самых разных ситуациях. Но вместе с тем, при расчете выходных форм эти системы обрабатывают параллельно много лишней информации. Например, расчет выходной информации в Excel-таблице “Реестр векселей” при размере более 10Мб занимает несколько десятков минут.

Кроме того, не является надежным сам внутренний язык программирования Visul Basic, сложность которого не оправдывается конечными результатами.

В целом по компании анализом и управлением дебиторско-кредиторской задолженностью занимается несколько отделов: финансовый, бухгалтерия, казначейство, но каждый со своей определенной спецификой. Бухгалтерия отвечает за баланс всех цифр на конец отчетного периода перед руководством и государственными органами. Финансовый отдел ведет оперативный (т.е. на каждый день) учет задолженности предприятий по видам средств и в разрезе дирекций и централизованных служб. Казначейство принимает оперативные меры по недопущению роста задолженности и воздействию на должников и кредиторов.

Но источниками информации для всех этих отделов являются оригиналы юридических документов, которые вводятся по несколько раз. Как было сказано выше, это дает возможность контролировать работу отделов, т.к. выход должен быть сопоставимым. Самым большим недостатком в такой схеме работы является отсутствие базы для обеспечения целостности данных и оперативности доступа к ним.