Т.к. экономист H работает с первичной информацией – отгруженный уголь, то расчет выходной отчетности производится довольно изолированно. Эта слабая связанность с другими с другими финансистами в работе ведения финансового учета дала возможность создания довольно надежной и функциональной программы, опять же на БД Access, которая требует минимального вмешательства в процесс образования выходной информации. Эта программа функционирует уже около года, и единственное обстоятельство, на которое следует обратить внимание при создании интегрированной системы, это то, что результат работы – выходные цифры экономиста H другие финансисты получают в виде оперативных распечаток или с архива отчетов личным визитом.

· Ведущий экономист ТМЦ по БАКу (D):

Входная информация:

1) Реестр счет фактур от экономиста G, требуемая информация:

- дата реестра;

- наименование товара или услуг;

- сумма.

2) платежные поручения от экономиста M, движение по банкам и кассе;

3) акты взаимозачетов, касающиеся ТМЦ, выполненных работ и услуг;

4) письма, соглашения на поставку ТМЦ, выполнения работ и услуг;

5) договора цессии (переуступка прав требований);

Выходная информация:

- Дебиторско-кредиторская задолженность за ТМЦ, работы и услуги по компании без ТЭЦ;

- реализация ТМЦ, работ и услуг по компании без ТЭЦ;

- справка по расчетам с отдельным предприятием;

- взаимозачеты по ТМЦ по компании без ТЭЦ.

Выходная отчетность формируется полностью вручную в Excel’е. Это связано с тем, что деловая информация не поддается синхронизации и строгой типизации: оплата по договорам может быть произведена в любой момент и самыми различными формами, товарные ценности используются в нестандартных операциях, т.е. обращаются не только как материалы для производства и чистый продукт производства.

Уже сформированные и вручную откорректированные выходные данные в виде таблиц переносятся в базу 1С:Бухгалтерии, для дальнейшего использования в бухгалтерии (перенос реализован автоматическими процедурами).

· Экономист по теплоэнергии (E):

Входная информация:

1) Копии счет-фактур по ТЭЦу, реестр счет-фактур – от отдела сбыта ТЭЦ (1 раз в месяц), необходимая информация:

- Наименование предприятия;

- номер договора;

- сумма.

2) Отчеты кассиров о поступлении за т/э – экономист M:

- Наименование предприятия (или от населения);

- Сумма

3) Ж.д. тариф от экономиста H;

4) Сводная ведомость начисления за т/э – от отдела сбыта ТЭЦ

Выходная информация:

- Дебиторско-кредиторская задолженность за ТМЦ, работы и услуги по ТЭЦ;

- реализация ТМЦ, работ и услуг по ТЭЦ;

- отдельно реализация т/э;

- взаимозачеты с населением за теплоэнергию.

Ввиду того, что дирекция предпочитает рассматривать ТЭЦ как самостоятельное подразделение, т.к. ТЭЦ производит довольно специфичную продукцию – теплоэнергию, а также вследствие покупки данного предприятия последним, по нему ведется полный финансовый учет, как если бы это было самостоятельное предприятие. Весь финансовый учет по ТЭЦ ведет экономист E., т.о. она собирает и обрабатывает данные, аналогичные финансовой информации по производственно-хозяйственной деятельности компании “БАК”, образно говоря, она ведет БАК в минимуме.

Все операции выполняются вручную, используя Microsoft Excel.

· Экономист по векселям (P):

Входная информация:

- Акты приема-передачи векселей;

- предъявленные счет фактуры за ТМЦ, работы и услуги

Выходная информация:

- информация по векселям для дирекции за месяц;

- вексельная задолженность по поставщикам ТМЦ.

В Казахстане вексельная форма оплаты не поддерживается государством, поэтому используются векселя российских эмитентов для расчета с российскими поставщиками. В Казахстане оплата векселем рассматривается как акт встречного зачета материальных ценностей. Внутрифирменный учет вексельных операций затребован руководством.

Экономист P ведет реестр векселей в специально организованной таблице Excel, которая включает в себя макросы для выполнения ординарных операций и расчета итоговых цифр. Это персональная таблица имеет связь со сводной таблицей задолженности за ТМЦ по компании на компьютере экономиста B. Раз в месяц B инициирует автоматическое перекачивание накопленных итоговых данных из реестра векселей.

· Экономист по договорам (F):

Входная информация:

- От юристов – копии и оригиналы договоров, файлы ЭГУТ по переговорам – от связистов;

- Реализация ТМЦ по компании без ТЭЦ – от экономиста D;

- Реализация ТМЦ по ТЭЦ – от экономиста E;

- Реализация угля – от экономиста H.

Выходная информация:

- Сводная таблица по всем кред./деб. задолженностям согласно договорам

Вся информация по договорам поступает от юридического отдела и вводится в таблицу на Excel’е. Экономист F сверяет все данные по активным договорам с предприятиями по просроченности/задолженности платежа и ежемесячно выводит сводную таблицу в программе 1С:Бухгалтерия. Таблица договоров в Excel’е и сводные таблицы в 1С:Бухгалтерии не имеют автоматической связи – данные переносятся вручную, более того, они вообще ни с кем не связаны.

· Ведущий экономист по взаимозачетам (N):

Входная информация:

1) Журнал взаимозачетов:

- взаимозачеты по ТМЦ по БАК – экономист D;

- взаимозачеты по ТЭЦ – экономист E;

- взаимозачеты по углю – экономист H;

- взаимозачеты всех видов – экономист B;

- копии актов взаимозачетов.

2) Платежный баланс по расчетному счету – от экономиста L;

3) Паспорта сделок по экспорту – таможенный сектор коммерческой дирекции:

Выходная информация:

- платежный баланс по взаимозачетам за месяц, год;

- регистрация, учет и контроль над исполнением паспорта сделки;

- взаимозачеты с населением/предприятиями за т/э для экономиста L;

- Справка по взаимозачетам и р/с – для экономического отдела.

Платежный баланс по взаимозачетам ведется как таблица Excel, данные для него экономист N берет из журнала взаимозачетов, в который данные вносят все, кто отвечает за проведение взаимозачета по определенному виду товара или по службе. Журнал взаимозачетов – электронная таблица Excel за определенный период со всей информацией по каждому зачету. Для результативной работы с обработкой информации из разных таблиц от экономиста N требуются глубокое понимание механизма проведения взаимозачетов и навыки владения инструментами Excel.

Паспорт сделки регистрируется в таблице Excel, затем для учета по периодам все данные переносятся в 1С:Бухгалтерию, для этого есть готовая процедура, встроенная в Excel-таблицу.

· Главный экономист руководитель по учету и контролю (B):

Входная информация:

1) данные о выданных и полученных счет фактурах:

- по отгрузке угля – от экономиста H;

- по ТМЦ, Р и У по БАКу – от экономиста D;