- Поддержание оперативной, достоверной и актуальной информации для реального учета финансового состояния, обоснованного управления всеми видами средств;

- Отчетность перед финансовой дирекций, по которой она выполняет анализ ПХДП;

- Предоставление органам налоговой инспекции и внутреннего аудита информации по расчетам с отдельными предприятиями, фондами.

2. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОТДЕЛА ТОО ''БАК''

2.1 Описание существующей системы автоматизации финансового учета

Сеть в офисном здании ТОО “БАК” основана на одном сервере Microsoft WindowsNT 4.0 и рабочих станциях Windows 95/98. Сеть построена с использованием смешанной топологии сети. Сегмент сети, в которой функционирует финансовый отдел, имеет соединение рабочих станций по топологии “шина” без выделенного сервера, соединение выполнено коаксиальным кабелем, рабочий протокол для большинства приложений – TCP/IP, но используются также NetBEUI и IPX/SPX. Пользователи зарегистрированы на сервере по уникальным именам и паролям. Специалисты входят в сеть без указания домена, т.е. внутри группы сегмент имеет свойства одно-ранговой сети. Т.о. есть возможность доступа некоторым сетевым ресурсам (внутри финансового отдела) без регистрации на сервере. Это, конечно, является узким местом в обеспечении безопасности информации.

Для совместного доступа к таким сетевым ресурсам, как разделяемые базы данных и принтеры, используется функциональный компонент операционной системы Windows95 “Служба доступа к файлам и принтерам сетей Microsoft”.

На каждой рабочей станции установлен стандартный пакет прикладного программного обеспечения, с помощью которого, осуществляется текущий уровень автоматизации некоторых задач и выполняются обычные операции по обработке документов. В состав этого пакета входят:

- Microsoft Office 97 Professional;

- Microsoft NetMeeting – коммуникационная программа;

- Outlook Express- почтовая программа;

- Система перевода Stylus;

- Программа распознавания сканированного текста CuneiForm.

Сегодня все финансовые расчеты выполняются совместно программами и людьми. Существуют несколько отдельных, созданных в разное время и со своими целями, таблиц на Excel’е и баз данных Access, для составления финансовых отчетностей деятельности предприятия в разном разрезе. В эти программы информация вводится без взаимосвязи друг с другом, кроме того, требуется дополнительная обработка и сверка со всеми отделами, которые работают с теми же данными независимо от начала и до конца.

2.1 Характеристика системы документооборота

Функции специалистов финансово-экономического отдела представлены в приложении 1.

· Экономист по платежным документам (М):

- Каждый банковский день получает выписки с банков с копиями платежных поручений о движении денежных средств на расчетных счетах ТОО ”БАК” в различных банках и вводит информацию в компьютер в базу Access;

- Составляет платежные поручения в банк для передачи средств по поручению финансового директора;

- Получает ежедневный отчет кассиров о движении наличных средств, сводит всех кассиров в одну ведомость;

- Получает от НацБанка ежедневный курс валют, распечатывает и распространяет по всем отделам;

- Готовит ежедневную справку по кассе и р/с для дирекции.

Все эти операции (за исключением курса валют) проводятся в файле БД Access. Вывод и составление необходимых документов (платежки, справка по кассе и р/с) автоматизирован и выполняется из базы.

· Ведущий экономист по банку (L):

Входная информация:

1) от кассиров – справка о движении по кассе за день и месяц

2) от F – информация по договорам:

- предприятие;

- № договора;

- сумма договора;

- процент наличной оплаты по денежной части.

3) от N – суммы взаимозачетов с предприятиями и населением за т/э, конкретно – денежная часть оплаты и задолженности

4) от B – остаток по задолженности из оперативной справки деб./кред. задолженности

5) от D – сумма предъявленных работ и оплаты по р/с

Выходная информация:

1) справка о движении по кассе за день и за месяц;

2) справка по оплате кредиторам за услуги;

3) платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный)

Экономист L в базе Access на компьютере M обрабатывает всю информацию по банкам и кассе, некоторые данные используются совместно, разделение этапов выполнения некоторых задач. Например, данные о движении по кассе за каждый день составляют основу для расчета аналогичного отчета за месяц. Информация по выпискам с банков, которую вводит экономист M, служит основой для выполнения расчета платежного баланса по всем банкам экономистом L.

Справка по оплате кредиторам за услуги составляется вручную в форме электронной таблицы Excel, все данные экономист L получает от коллег личным визитом, что занимает много времени. Эта справка выдается ежемесячно, на ее подготовку же уходит около 2-х рабочих недель.

Расчет платежного баланса по всем банкам выполняется в 2 этапа:

1) Экономист L со своего компьютера имеет доступ к файлу базы Access у экономиста M, где хранятся оперативные ежедневные данные о движении по р/с. Для расчета платежного баланса есть отдельная база, которая связана с базой экономиста M. На основе этих данных и ежемесячных отчетов кассиров экономист L производит расчет баланса. Выходные таблицы формируются в Excel-форме;

2) Из-за несовершенства программы расчета платежного баланса, которая не учитывает конвертации валют, проводимых банком, наличия по несколько счетов в различных банках, и других сложностей современных форм ведения бизнеса, выходные данные необходимо обрабатывать вручную. Здесь играют роль профессиональные знания финансиста и опыт работы.

· Экономист по углю (H):

Входная информация:

1) Накладные и др. документы по отгрузке угля – с разреза;

2) Наряд по суточной отгрузке – с отдела поставок БАК;

3) Договора, письма, контракты по отгрузке угля – юридический отдел, отдел маркетинга.

С этих документов необходима информация:

- грузополучатель;

- плательщик;

- цена;

- № контракта;

- дата отгрузки;

- № квитанции;

- тоннаж;

- ж.д.тариф;

- договорной тариф;

- № удостоверения качества;

- качество угля (Q – теплота сгорания);

- таможенная декларация - № и дата (если есть).

На выходе формируется

1) счет-фактура для потребителей за отгруженный уголь:

- сумма за уголь;

- НДС;

- железнодорожный тариф;

- договорной тариф (если есть).

2) информация по взаимозачетам по углю;

3) учет текущего железнодорожные тарифа;

4) дебиторская задолженность за уголь по получателям и энергосистемам;

5) оперативная справка по отгрузке угля и условиям оплаты;

6) баланс отгрузки угля;

7) сведения об отгруженном угле;

8) дополнительные справки по требованию руководства.