В настоящее время информация об общественном движении на территории Иркутской области хранится в отдельных текстовых файлах, многие из которых содержат большой объём информации, что затрудняет работу с данными . Часто ограничения по памяти системы не позволяют работать с такими объёмами данных. По этой причине целесообразен переход к использованию СУБД.

Система управления базами данных существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объёмов хранящейся в многочисленных таблицах информации.

При разработке базы данных «НКО» предпочтение было отдано системе управления базами данных Microsoft Access.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД . В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных , а также для управления ими при работе с большими объёмами информации .

Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД , предоставляет дополнительные возможности по разработке работающих с базами данных приложений ,которые функционируют в среде Windows и соответствуют многим потребностям по управлению данными. Используя запросы , можно выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию . Можно создавать формы для ввода , просмотра и обновления данных , использовать Microsoft Access для создания различных по сложности отчётов . Формы и отчёты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса , так что в большинстве случаев формат , условия на значения и некоторые другие характеристики данных указываются только один раз .

К числу наиболее удобных средств Access относятся средства разработки объектов - мастера , которые можно использовать для создания таблиц , запросов , различных типов форм и отчётов , выбрав с помощью мыши нужные опции . Для полной автоматизации приложения с помощью макросов можно легко связать данные с формами и отчётами .

Средства Access позволяют создавать приложения , работающие не только с базой данных Access , ни и с другими наиболее распространёнными форматами данных . Приложение может работать непосредственно с файлами dBASE, с базами данных Paradox , Btrieve, FoxPro и любой базой данных , поддерживающей ODBC .

При заполнении базы данных «НКО» информацию о зарегистрированных общественных организациях можно импортировать из базы данных Paradox отдела юстиции Иркутской области.

Также можно легко импортировать данные из текстовых файлов , документов текстовых процессоров и электронных таблиц ( и экспортировать данные в них ).

Структура MicrosoftAccess

В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты , связанные с хранимыми данными , в том числе и те , которые определяются для автоматизации работы с ними .

Основные объекты базы данных Access :

1. Таблица . Объект , который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа . Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные , и записи (строки). В записи собрана вся информация о конкретном предмете . Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей , которые имеют уникальное значение для каждой записи) и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным .

2. Запрос. Объект , который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц . Для создания запроса можно использовать образец или инструкции . Можно создать запросы на выбор , обновление , удаление или на добавление данных . С помощью запросов можно создавать новые таблицы , используя данные одной или нескольких таблиц , которые уже существуют .

3. Форма .Объект, предназначенный в основном для ввода данных , отображения их на экране или управления работой приложения . Можно использовать формы для того , чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц . Формы можно также распечатать . С помощью формы можно в ответ на некоторое событие запустить макрос или процедуру

4. Отчёт. Объект , предназначенный для создания документа , который впоследствии может быть распечатан или включён в документ

другого приложения . Прежде чем выводить отчёт на принтер , можно просмотреть его на экране .

1. Макрос. Объект , представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий , которые должен выполнить Access в ответ на определённое событие .

2. Модуль. Объект , содержащий программы на Microsoft Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки , которые нельзя найти с использованием макросов .

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на Рисунке 3.4. В таблицах хранятся данные , которые можно извлекать с помощью запросов . Используя формы , можно выводить данные на экран или заменять их . Формы и отчёты могут использовать данные непосредственно из таблиц или через запросы . Для выполнения нужных вычислений и преобразования данных запросы могут использовать встроенные функции или функции , написанные в Access Basic. События, связанные с формами или отчётами , могут запускать макросы или функции и процедуры Microsoft Access Basic . Из макросов и модулей можно изменять ход выполнения приложения ; открывать , фильтровать и изменять данные в формах и отчётах ; выполнять запросы и создавать новые таблицы .В Access Basic можно создать , модифицировать и удалить любой объект Access , обрабатывать данные по строкам или столбцам , а также каким либо другим способом .Из модуля можно вызвать библиотечные процедуры (DLL) Microsoft Windows, чтобы использовать в приложении не только встроенные в Access функции , но и возможности Windows.

3.4.База данных «НКО»

общественных и некоммерческих организаций

г. Иркутска и Иркутской области.

На Рисунке 3.5. приведена структура базы данных NKO. На ней представлены списки полей 6 таблиц базы данных NKO . Имена таблиц выводятся в заголовках списков. Связи между таблицами приведены ниже :

В схеме данных ниже заголовка с именем таблицы перечислены поля этой таблицы . Линии , соединяющие списки полей , показывают связи между таблицами.