В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Передача дел в архив предприятия производится через год, после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается специальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.

Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы на дом. При работе с документами архива запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий.

Состояние возвращенных в архив после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы.

В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного лица или предприятия с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и с разрешения руководителя предприятия выдаются под расписку.

На основании хранящихся документов архив предприятия выдает архивные справки, копии и выписки.

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30 – 97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2. Замыцкова О. И. Делопроизводство: Учебное пособие.- Ростов н/Д: Феникс, 2001. — 416 с.

3. Стенюков М.В. ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ (руководство к составлению) - М.: "Издательство ПРИОР", 2002. - 144 с.

4. www.mbm.ru/stuff.asp?id=521

5. www.spektrsec.ru/kanalyi-utechki-kommercheskoy-taynyi.html

6. http://www.bizneshaus.ru/kom_t.html

Приложение

Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны предприятия

В условиях рынка и конкуренции коммерческая тайна выступает как элемент предприимчивости и маркетинга, как способ увеличения прибыли предприятия. Утечка коммерческих секретов может привести к снижению доходов предприятия или к его банкротству.

Работник обязан строго хранить в тайне сведения, отнесенные к коммерческой тайне предприятия, ставшие ему известными по службе или иным путем. Разглашение коммерческой тайны предприятия, передачу третьим лицам, публикация без согласия предприятия, а также использование для занятия любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию, влечет уголовную, административную, гражданскую или иную ответственность в соответствии с законодательством.

Коммерческая тайна определяется руководителем предприятия и отражается в Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия (объявлен приказом по предприятию от 200 г. № _).

Коммерческая тайна других предприятий, с которыми имеются деловые отношения предприятия, доводится до работника в части, его касающейся, руководителем структурного подразделения.

Порядок обращения со сведениями, отнесенными к коммерческой тайне предприятия, регулируется Положением по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия (объявлено приказом по предприятию от _200 г. № _).

Работник обязан работать только с теми сведениями и документами, содержащими коммерческую тайну предприятия, к которым он получил доступ в силу служебных обязанностей; знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими.

Работник должен знать, кому из сотрудников предприятия разрешено работать со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.

При участии в работе сторонних организаций работник может знакомить их представителей со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения. При этом руководитель должен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, до кого и а каком объеме может быть доведена информация, подлежащая защите.

Запрещается помещать без необходимости сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, в документы, содержащие государственные секреты и имеющие в связи с этим соответствующий гриф секретности. Такое нарушение порядка обращения со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, рассматривается как их разглашение и влечет ответственность в соответствии с установленным порядком.

Об утрате или недостаче документов, изделий, содержащих коммерческую тайну предприятия, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов, металлических шкафов, личных печатей, а также о причинах и условиях возможной утечки таких сведений работник обязан немедленно сообщить Руководителю.

При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку необходимо сдать все носители коммерческой тайны предприятий (рукописи, черновики, документы, чертежи, дискеты, распечатки на принтерах, кинофотонегативы и позитивы, модели, материалы, изделия и т. д.), которые находились в распоряжении работника в связи с выполнением им служебных обязанностей.

Работник обязан по первому требованию руководителя подразделения предъявить для проверки все числящиеся за ним материалы, содержащие коммерческую тайну предприятия, представлять устные или письменные объяснения о нарушениях установленных правил выполнения закрытых работ, учета и хранения документов и изделий, содержащих коммерческую тайну, а также о фактах ее разглашения, утраты документов и изделий, содержащих такие сведения.

В случае попытки посторонних лиц или организаций получить информацию, составляющую коммерческую тайну предприятия, работник обязан сообщить об этом своему непосредственному руководителю.