Очень важным нормативным началом в деле обеспечения названного режима является СПЕЦИАЛЬНАЯ ПАМЯТКА (см. прил.). Она составляется для работников, которые допущены к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия, и должна содержать основные положения по обеспечению сохранности этих сведений. При небольших объемах работы с документацией и изделиями, содержащими коммерческую тайну, и малом числе работников, допущенных к ним, она может заменять собой инструкцию предприятия по данному вопросу. Прежде всего в памятку следует включить обязанности работников по сохранению коммерческой тайны, за нарушение которых может последовать установленная ответственность. Кроме того, необходимо указать, что работник обязан: - работать только с теми сведениями и документами, содержащими коммерческую тайну предприятия, к которым он получил доступ в силу своих служебных обязанностей; - знать, какие конкретно сведения подлежат защите; - знать, кому из сотрудников предприятия разрешено работать со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников. В памятке также устанавливается, что при участии в работе сторонних организаций работник может знакомить их представителей со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения. При этом руководитель должен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, кому и в каком объеме может быть доведена информация, подлежащая защите. При этом руководитель должен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, кому и в каком объеме может быть доведена информация, подлежащая защите. Следует включить в памятку и положение о том, что запрещается помещать без необходимости сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, в документы, содержащие государственные секреты и имеющие в связи с этим соответствующий гриф секретности. Такое нарушение порядка обращения со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятию, может рассматриваться как их разглашение и влечет ответственность в соответствии с установленным законом порядком.

В зависимости от особенностей предприятия в памятке могут содержаться и др. положения. На предприятии наряду с названными принимается целый ряд др. документов. Хотелось бы, чтобы на практике были учтены следующие советы по обращению с ними. Контроль за документацией должен стать самым важным делом, потому что на предприятии циркулирует огромное количество документов. Следует быть очень внимательным к установлению системы контроля за документами и регулярно ее проверять и совершенствовать. К примеру, если вы хотите разрешить служащим брать работу на дом, желательно, чтобы выносимые материалы были классифицированы, правильно использовались, были необходимым образом защищены и возвращены. В целях установления надлежащего контроля за хранением и использованием секретных документов необходимо выделить их из общей массы документов, находящихся в обороте на предприятии. Для этого следует ясно обозначить на лицевой обложке всех документов степень их секретности. Начните создание вашей системы защиты коммерческой тайны с изучения процесса составления, циркуляции, хранения и уничтожения документов. Составление документов представляет собой самую обязательную и, может быть, самую легкую область контроля

В первую очередь следует определить порядок и стандарты идентификации документации, которую требуется защитить от раскрытия или неправильного использования. Необходимо решить вопрос об установлении различных степеней секретности. Видимо, вам надлежит определить и объявить всем сотрудникам, какие конкретно типы документов должны быть закрыты. Напечатайте гриф "секретно" на регулярно используемых формах (к примеру, чертежах, титульных листах и т.д.). Для других документов можно использовать штамп. При этом в надписи на документе целесообразно указать, что этот документ является вашей собственностью и определить ограничения по его использованию. Можно предложить в качестве примеров такие ограничения: 1.Этот документ содержит информацию, являющуюся собственностью предприятия. Получение и владение им не дает никаких прав на его размножение, раскрытие его содержания или на производство, использование и продажу того, что он описывает. Размножение, опубликование или использование без особого письменного разглашения данного предприятия строго запрещено. 2.Это конфиденциальный документ, распространение которого контролируется. Копирование производится только через тот отдел, который будет заниматься такой работой. 3.Секретный документ предприятия. Не копировать. Техника контроля за циркуляцией копий строго секретных документов включает необходимость нумерации копий, составления списка лиц, получающих эти копии, фиксирования времени получения и сдачи документов. Такая методика предусматривает и наличие формы, подписанной всеми получателями, посредством которой они обязуются никому не передавать, не копировать и возвращать документ по требованию.

При этой системе достаточно одного взгляда на формуляр с фамилиями получателей, чтобы определить, сколько и где находится копий документа в обороте. В разряд документов, содержащих информацию, влияющую на конъюнктурные колебания, могут входить документы внутреннего маркетинга, финансовые документы, чертежи и оттиски, технические данные и планы. Следовало бы на каждой странице перечней программного обеспечения ЭВМ обозначить, что эта информация конфиденциальная и является собственностью предприятия. Необходимо, чтобы все тетради с проектной документацией постоянно переплетались и озаглавливались. На них должны быть напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника, наименование предприятия, гриф секретности и отметка о собственности этого предприятия. Существует объективная необходимость в организации СПЕЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА с документальными носителями коммерческой тайны предприятия, устанавливающего порядок их подготовки, маркировки (т.е. присвоения соответствующего грифа), размножения, рассылки, приема и учета, группировки в дела, использования, хранения, уничтожения и проверки наличия, а также создания подразделения специального делопроизводства или назначения уполномоченного по данному вопросу. Следует вести журнал учета входящих, исходящих и внутренних документов, содержащих коммерческую тайну предприятия, который будет полезен для проведения периодической инвентаризации таких документов, четкой регистрации их нахождения и уничтожения.

Немаловажный совет. Передавайте конфиденциальные документы только тем, кому действительно необходимо знать содержащуюся в них информацию. Учтите, если у вас не отработана система определения такого контингента лиц, то любая система контроля за движением документов будет бессмысленной и вам не удастся сохранить вашу коммерческую тайну. Еще одно. Просто установления процедуры контроля за документацией недостаточно. Необходимо создать соответствующую систему, гарантирующую правильную циркуляцию документов. Это включает различные инструкции по правилам хранения и использования документов с целью исключить доступ к содержащейся в них информации для всех, кому не нужно ее знать. Такое относится как к работающим, так и к неработающим на предприятии. Обычная деятельность предприятия немыслима без взаимодействия с другими предприятиями. Такая взаимосвязь закрепляется в хозяйственных договорах.