4.Комплименты.

Комплименты любят все. Использование их поможет приобрести вам много добрых друзей, успех и уважение. Основное правило — его максимальная искренность. Будьте максимально дружественны и естественны. Недопустимо сделать один и тот же комплимент двум рядом стоящим людям. Делая комплименты, соблюдайте чувство меры и такт. Так, чрезмерные комплименты молодого мужчины молодой девушке в присутствии ее жениха или друга могут поставить всех троих в неудобное положение. Принимая комплимент в свой адрес, кратко поблагодарите и дайте понять, что это вам приятно. Постарайтесь ответить добрыми словами, в то же время и не навязываясь на дальнейшую похвалу. Особую роль играют комплименты в официальной переписке. В ряде случаев, например, в дипломатической переписке обязательным считается наличие устоявшихся комплиментов в начале и в конце официального письма. Отсутствие какого-либо из этих обязательных атрибутов может быть воспринято как намеренное оскорбление.

5.Прощание.

Затянувшееся прощание одинаково неудобно для всех — и для уходящего, и для остающегося. По истечении отведенного для беседы или мероприятия времени следует уйти, кратко попрощавшись. Бывает так, что в знак уважения к гостям хозяин провожает их до выхода. Прощаясь, можно договориться о новой встрече, передать деловой сувенир. Расставаясь с партнерами по переговорам, постарайтесь пожать им руки. Если делегации большие, то прощаются главы делегаций, ограничиваясь вежливым легким поклоном остальным членам делегации.

6.Чай, кофе вовремя беседы.

Чтобы оказать внимание собеседнику, во многих странах во время деловой беседы или переговоров принято предлагать посетителю или деловому партнеру чашку чая или кофе. Этот обычай получил широкое распространение и в России. Перед тем, как начнется беседа, можно поинтересоваться у гостей, что они предпочтут — чай или кофе. Напитки подаются через пять-десять минут после начала беседы. Кофе и чай подаются с молоком или сливками (в отдельном молочнике). Наряду с чаем и кофе, посетителям можно предложить минеральную воду, сок или какой-либо иной прохладительный напиток — при этом желательно, чтобы он был охлажденным.

7.Обращения к сотрудникам

В каждой фирме существует свой собственный "табель о рангах". Есть сотрудники, которых называют по имени, к другим обращаются только по фамилии. Вновь принятые на работу должны внимательно присматриваться к манере общения сослуживцев друг с другом и следовать их примеру. Когда вы занимаете более скромную должность, вам лучше повременить, пока коллега, представленный вам как "мистер Финн", не попросит вас: "Называйте меня, пожалуйста, просто Стив". Вне зависимости от того, насколько официален характер взаимоотношений между сотрудниками того или иного учреждения, у каждого из них есть имя. Если вам нужно представить секретаршу или своего помощника, следует сказать: "Анна Андреевна - моя секретарша" или: "Антон Павлович - мой помощник".

СЕКРЕТАРЬ-ЛИЦО ФИРМЫ

В современной деловой практике секретарь играет очень заметную и важную роль. От эффективной работы секретаря во многом зависит работа руководителя фирмы, его имидж, а зачастую и имидж всей фирмы. Как правило, секретарь не только отвечает на телефонные звонки, сортирует и докладывает поступившую почту, но и ведет дневник текущих дел, отвечает за ведение личной и деловой переписки руководителя. Секретарь встречает деловых посетителей, следит за тем, чтобы переговоры проходили точно по графику. По сути дела это руководитель приемной, помощник руководителя. Не случайно в последнее время все чаще вместо слова «секретарь» упоминается «офис-менеджер». В отличие от широко распространенного мнения далеко не каждый может быть хорошим секретарем. При подборе секретаря безусловно важны подтянутая внешность, безукоризненные манеры, умение четко и связно говорить, держать себя на людях, вести эффективный телефонный разговор, знание делопроизводства. Несомненно, что секретарь должен хорошо знать сотрудников фирмы, знать, где их можно найти. В телефонных разговорах секретарь должен быть подчеркнуто деловит и краток. Секретарь должен выяснить имя и должность собеседника, суть дела, доложить о нем руководству или при необходимости переключить телефон на сотрудника, отвечающего за данное направление, чтобы тот смог проработать вопрос для дальнейшего доклада. При приеме деловых партнеров, если руководитель занят и не может их принять немедленно, секретарь ненавязчиво должен предложить им сесть, просмотреть газеты или журналы. Если прием гостей затягивается, то уместно предложить им чай, кофе или воду. Вполне уместно поинтересоваться заранее тем, будут ли гости пить чай или кофе во время переговоров. Во время переговоров обязанность секретаря проследить за тем, чтобы руководителя не беспокоили телефонные звонки. Требуется сообщить, что он занят на переговорах, попросить оставить контактный телефон и по окончании переговоров, доложив руководителю о поступивших звонках, соединить его с теми, с кем он хочет поговорить. Секретарь, как правило, следит и за состоянием рабочего кабинета руководителя, за тем, чтобы письменный стол не был захламлен, чтобы всегда под рукой были ручки, карандаши, бумага. Если в кабинете есть цветы, то они должны быть свежими и привлекательными. Излишне говорить, что рабочее место секретаря тоже должно быть в идеальном порядке.

ТЕЛЕФОННЫЙ РАЗГОВОР

Что должен знать секретарь, разговаривая по телефону

Секретарь должен четко представлять себе рабочий график начальника, ориентироваться в приоритетности различных вопросов. Секретарю следует избегать заявлений типа «Я не знаю», «У нас никто этим не занимается», «Начальника нет, и я не знаю, когда он будет». Как правило, секретарь не сообщает собеседникам никаких сведений о здоровье, семейных делах или домашнем адресе и телефоне сотрудников, в том числе и косвенно («Иванов пошел в поликлинику» или «Петрова ухаживает за больным ребенком»). Это следует учитывать и при разговоре по нескольким телефонам, когда абонент, ожидающий соединения, может услышать сведения, для него не предназначенные.

Правила телефонного разговора

Есть несколько общепринятых правил телефонных разговоров: · если разговор прервался, то перезвонить должен тот, по чьей инициативе состоялся разговор; · следует говорить максимально кратко и по существу; · нельзя говорить слишком громко в трубку, избегая в то же время и слишком тихой речи; · если вы ошиблись номером, нельзя спрашивать «Какой это номер?», «Куда я попал?» или «Это кто говорит?» — лучше переспросить «Это номер такой–то?»; · если вы звоните кому–то и на ваш звонок не отвечают, не кладите трубку, пока не услышите 4-6 длинных гудков — вашему собеседнику может потребоваться некоторое время для того, чтобы подойти к телефону; · как минимум несколько раз подумайте перед тем, как звонить в неурочное время — слишком рано утром или поздно вечером. Как правило, не следует звонить до 8 утра и после 11 вечера; · нельзя звонить по ставшему вам известным номеру домашнего телефона вашего партнера, если только он сам не дал этот номер вам и не сказал, что ему можно позвонить домой. Следует избегать деловых звонков по домашним номерам в выходные и праздничные дни.