В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в опись вносятся дела подряд с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами « то же». При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

Например : Переписка с фирмой « Агат» об установке

и замене оборудования ;

То же с фирмой « Лотос» ;

и т. д.

В графе описи « Примечания» делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

В учреждениях , не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год ,составляется общая опись ( приложение 3 ). В крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности ( приложение 4).

Обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производится регулярно по окончании делопроизводственного года.

Годовой раздел описи на дела, подлежащие постоянному хранению, составляются в каждом структурном подразделении под методическим руководством ведомственного архива работником делопроизводственной службы или лицом , ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. В конце описи структурного подразделения после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний № дел по описи.

Если есть особенности нумерации дел ( пропущены номера или есть литерные) , они также оговариваются в итоговой записи. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения. Если структурное подразделение крупное и в нём есть экспертная комиссиия (ЭК), то опись до её утверждения руководством рассматриваеися и одобряется ЭК. Составляется опись в 2-х (при наличии ЭК в 3-х) экземплярах. Один - остаётся в делах структурного подразделения, второй - передаётся в ведомственный архив вместе с делами ( третий подшивается к протоколу ЭК ).

На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами.

В маленьком учреждении или фирме эту работу выполняет секретарь.

III. Сдача дел в ведомственный архив.

Сдача дел из структурного подразделения в архив учреждения , если он есть, проводится по графику, составленному архивом , согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем учреждения. Эта работа должна проводится ежегодно. Дела с постоянными сроками хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приёма всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительначя подпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной подписью ставится дата приёма-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших её.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения ( до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, « Основные правилв ведомственных архивов» разрешают хранение этих дел « центральной службой делопроизводства или в структурных подразделениях» до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

В недавно созданных коммерческих фирмах секретарь должен через два года провести положенную обработку дел и переложить их в другой шкаф, который образует начало будущего архива фирмы.

IV. Приложения.

Приложение 1.

Образец.

Лист - заверитель дела № _

В деле подшито и пронумеровано 200 ( двести ) листов + 1 лист внутренней описи

в том числе :

литерные листы 58 а, 120 а, 120 б.

Лист 150 имеет физическое повреждение : разрыв и склейка.

Секретарь подпись Ф.И.О.

Дата _

Приложение 2.

Форма внутренней описи документов дела.

Внутренняя опись документов дела № _

№№ ! Индекс ! Дата ! Заголовок ! Номера ! Примечание

п/п !докумен. ! документа ! документа ! листов дела !

1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5 ! 6

Итого документов

цифрами и прописью

Количество листов внутренней описи _

цифрами и прописью

Наименование должностного

лица, составившего опись подпись расшифровка

подписи

Дата

Приложение 4.

Форма описи постоянного и длительного сроков хранения

структурного подразделения.

Утверждаю

Наименование и должность руководите -

ля структурного подразделения

Подпись расшифровка

подписи

Дата

Опись _ №

название структурного

подразделения

Название раздела

№№ !Индекс ! Заголовок ! Дата ! Кол-во ! Срок ! Примечание

п/п !дела(то-! дела(тома,! дела ! листов в! хранения !

! ма,част.! части ! (т.,ч.)! деле(т.,ч.! дела( т.,ч.) !

1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5 ! 6 ! 7

В данную опись внесено _ дел

( цифрами, прописью)

с № по № , в том числе

литерные номера _

пропущенные номера _

Наименование должности расшифровка

составителя описи подпись подписи

Дата

Приложение 3.

Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения.

Наименование Утверждаю

предприятия Руководитель предприятия

Подпись расшифровка

подписи

Дата

О П И С Ь № _

Наименование раздела