4. Оформление обложки дела.

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации . Её элементы определяет ГОСТ 17914-72. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела:

-наименование учреждения и его подчинённость;

-наименование структурного подразделения;

-делопроизводственный индекс дела;

-номер тома, части;

-заголовок дела;

-срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче его в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам ( если оно содержит особо ценные документы). Проставляются также:

-дата дела;

-количество листов в деле;

-архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течении года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Заголовок должен точно, кратко в обобщённой форме отразить основное содержание документа. При этом факты и события, отражённые в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен бытьуказан вид дела ( дело, переписка, материалы, журнал и т.д.) или вид документов ( протоколы, доклады, приказы, отчёты и т.д.). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку , к заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.

Например: Годовой отчёт о работе фирмы за 1998 год.

В отчёте содержится ретроспективный анализ развития фирмы с момента создания в 1995 году.

В заголовке дела, содержащего распорядительные документы( приказы, протоколы) вносятся номера этих документов.

Например : Приказы директора предприятия по производственным вопросам № 1-80.

Подлинность документов дела в заголовке специально не оговариваются, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.

Например : Приказы директора фирмы по личному составу за 1998 год.№1-80 копии.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнён по решению ЭК учреждения.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учётным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов.

Архивный шифр дела оформляется в архиве учреждения. В нём указывается номер фонда, номер описи и номер дела.

5. Составление описи.

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет опись, как архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учёта и закрепления систематизации».

Опись , таким образом, служит основным учётным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись, их систематизируют, т.е. располагают в строго определённом порядке. Для учёта документов определённых категорий дел постоянного и временного ( свыше 10 лет ) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, личные дела , дела на авторские свидетельства и т.д.) составляется также внутренняя опись( приложение 2 ). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного ( свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно , то и систематизация дел ведётся по каждой указанной группе раздельно. « Основные правила работы ведомственных архивов» предполагают также составлять отдельные описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные следственные дела, научные отчёты и т.п.) и описи на служебные издания.

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают погодам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется Хронологически-структурная.

Например : 1998 г. 1999 г.

Канцелярия Канцелярия

Отдел кадров Отдел кадров

Плановый отдел Плановый отдел

и т.д. и т. д.

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов:

-приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

-приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

-планы, сметы, отчёты, балансы;

-доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопроса, хронологии или по алфавиту. При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись. Они располагаются по годам, а в пределах года по значимости документов.

Например : 1998 год.

Приказы директора по личному составу

Лицевые счета начисления з/платы рабочих и служащих

Личные карточки рабочих и служащих

и т. д.

1999 год

то же

Дела по личному составу могут систематизироваться сначала по видам документов, а в пределах вида по годам и уже в таком порядке включаться в опись .

Например : Приказы директора по личному составу за 1997 г.

то же за 1998 г.

то же за 1999 г.

Лицевые счета рабочих и служащих за 1997 г.

то же за 1998 г.

то же за 1999 г.

и т. д.

Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. При большом объёме специальной документации ( технической, рационализаторские предложения и т.п.) на неё так же составляются отдельные описи.

В описание каждого дела входит :

-порядковый номер;

-индекс дела;

-заголовок дела ( в т.ч. аннотация );

-дата;

-количество листов;

-примечание.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется графа срок хранения дела. Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.