Содержание

I. Введение

II. Подготовка дел к хранению

1. Обработка дел

2. Экспертиза ценности документов

3. Оформление дел

4. Оформление обложки дела

5. Составление описи

III. Сдача дел в ведомственный архив

IV. Приложения

I. Введение.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного историка.

С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их может считаться первым архивистом.

ем системы государственных учреждений - приказов система хранения документов, их учёта и использования значительно усовершенствовалась.16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива. В течении ХVIII - ХIХ вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались. Первое упоминание о сознательном сборе хранившихся документов относится к 1829 г., когда Николай 1 оставил резолюцию « Разобрать, что важно отобрать, прочее можно уничтожить». Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России был издан 1 июня 1918 г. , « О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР».

После распада СССР участниками Содружества независимых государств, 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правоприемстве в отношении бывших архивов СССР. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров СССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.

Документы предприятий , отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Для хранения дел в крупных учреждениях, организациях, на предприятиях существуют ведомственные архивы, которые в своей работе руководствуются « Положением об архивном фонде РФ», «Основными правилами работы ведомственных архивов» , а также Типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовыми положениями об экспертной комиссии, номенклатурой дел для предприятия. В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу её в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон : порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т. д.

Предприятие может сократить срок хранения документов в своём ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях : прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.

II. Подготовка документов к архивному хранению.

1. Обработка дел.

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа - как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями информа- ции , надобность в которой может возникнуть вновь через определённое время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможен лишь при чёткой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт даёт определение дела, как « Совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещённые в одну обложку». Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования. В структурных подразделениях документы должны хранится ещё год после окончания текущего года. В этот период к ним ещё часто обращаются за справками. По истечении этого срока дела должны быть обработаны и сданы в архив учреждения.

Например : дела за 1998 год должны обрабатываться в 2000 году. Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями , разработанными архивными учреждениями и изложенными в « Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления.» Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения . В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

2. Экспертиза ценности документов.

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы , при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

Третий раз снова уточняется ценность документов при передачи их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии(ЭК), действующей постоянно, а в крупных учреждениях действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений.

Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в « Основных правилах работы ведомственных архивов». ЭК создаётся приказом руководителя из числа квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, заведующих канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии ( 3-5 человек). В небольших фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.

Задачи ЭК (ЦЭК ):

- рассмотрение проектов номенклатуры дел учреждений и его структурных подразделений;

-организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение ;

- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения ( свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу и т.д.