После ввода всех данных экран должен иметь следующий вид:

1. Сохранение таблицы:

- выберите в меню Файл – Сохранить

- в окне «Сохранение» введите название Студент. Нажмите «ОК»

- на запрос о введении ключевого поля ответте отказом

1. Закройте базу данных, выполнив Файл – Закрыть.

2.2. Ввод и редактирование данных в режиме таблицы.

В созданную таблицу данные могут быть введены путем использования табличной формы, предоставляемой СУБД Access по умолчанию, так и с применением специально разработанной пользовательской формы. При редактировании записей также используются два указанных подхода.

Ввод данных в режиме таблице позволяет видеть сразу несколько записей. При этом допускается добавление и изменение данных.

Когда данных в таблице много, целесообразно использовать некоторые быстые клавиши для перемещения по записям таблицы:

- первая запись: щелчок по кнопке «Первая запись»

- последняя запись: щелчок по кнопке «Последняя запись»

- первый столбец таблицы: клавиша «Home»

- последний столбец таблицы: клавиша «End»

- на строку вверх: «Up»

- на строку вниз: «Down»

- на экран вверх: «Page Up»

- на экран вниз: «Page Down»

- в левый верхний угол таблицы: «Ctrl+Home»

- в правый нижний угол таблицы: «Ctrl+End»ъ

Для удаления записи ее необходимо выделить и нажать «Del» и выбрать в меню Правка – Удалить. При этом во избежании удаления нужных данных необходимо подтвердить удаление в появившемся окне.

Упражнение 3. Ввод и редактирование данных в режиме таблицы.

Цель – приобретение навыков редактирования данных в стандартной табличной форме.

ЗАДАНИЕ.

1. Введите данные по вашей группе в таблицу СТУДЕНТ, созданную в предыдущем задании.
2. Используя справочную помощь, изучите основные приемы редактирования данных в стандартной табличной форме.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ.

1. Откройте ранее созданную БД Sess:

- выполните команды главного меню Файл – Открыть

- найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его, щелкнув по нему мышью

1. Откройте таблицу Студент: в появившемся окне «Sess: база данных» выберите Таблица – Сутент – Открыть
2. Введите данные по вашей группе (а также по другим группам) в таблицу.

При этом на экране должна отобразиться следующая информация:

1. Отредактируйте данные в таблице: измените значения полей, удалите старые записи, а затем добавьте новые записи.
2. Измените структуру таблицы, а конкретно – длины полей (Фамилия, Отчество), воспользовавшись конструктором таблиц (Таблица - Конструктор). Измените формат отображения даты и посмотрите, как это отразится на таблице.

*Замечание: по пунктам 4 и 5 воспользуйтесь справочной информацией

1. Закройте БД, дважды выбрав Файл – Закрыть.

2.3. Разработка однотабличных пользовательских форм.

Данные в таблицу вводить и редактировать намного удобнее, если воспользоваться экраном в виде бланка или формы. Такой способ ввода позволяет видеть на экране все данные одной записи и вводить дополнительный текст, поясняющий значение каждого поля.

В Access 97 используется специальный мастер по созданию форм следующих видов:

в один столбец – поля выводятся на экран в виде последовательности строк

табличная форма – поля выводяься в виде строк и столбцов

диаграмма – представляет числовые данные таблицы в виде диаграммы

составная форма – объединяет в себе данные нескольких таблиц

Сформированная форма позволяет изменять, удалять, а также вводить новые данные в вашу БД.

Упражнение 4. Создание однотабличной пользовательской формы.

Цель – приобретение навыков создания простейших экранных форм.

Задание:

1. Создайте однотабличную пользовательскую форму для ввода и редактирования данных таблицы СТУДЕНТ.
2. Ознакомления с возможностями создания однопользовательских форм.

Технология работы

1. Откройте ранее созданную БД Sess:

- выполните команды главного меню Файл – Открыть

- найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его, щелкнув по нему мышью

1. Выберите ФОРМА – СОЗДАТЬ.
2. В окне НОВАЯ ФОРМА выберите МАСТЕР ФОРМ. В качестве источника данных выберите таблицу СТУДЕНТ.
3. Выполняйте указания мастера форм. Дайте название формы ФОРМА 1. Попробуйте изменить внешний вид формы, используя готовые шаблоны.
4. Откройте созданную форму и введите новые данные в БД.
5. Познакомьтесь с возможностями перемещения по таблице, представленной в виде формы. При необходимости используйте спрвочную информацию.
6. Сохраните вашу БД.

3. Вывод данных.

Разработка детального отчета.

Access 97 выводит информацию из БД в виде отчета (распечатки содежимого БД). Все отчеты подразделяются на 3 категории:

простая распечатка содержимого БД

детальные отчеты – хорошо подготовленные отчеты в удобном для пользователя виде

специальные отчеты – позволяют подготавливать почтовые наклейки и формы писем

Отчеты позволяют надлежащим образом сгруппировать данные для более удобной работы с ними. При этом возможно использования как стандартных средств оформления, так и задаваемых пользователями.

Упражнение 5. Разработка детального отчета.

Цель – приобретение практических навыков создания детального отчета по БД.

Задание.

1. С помощью мастера создайте детальный отчет для вывода данных таблицы СТУДЕНТ следующего вида:

СТУДЕНТ