Лабораторный практикум по СУБД Access 97.

Введение.

Сбором и накоплением данных, их корректировкой и сортировкой, отбором необходимых данных и прочими операциями занимается в той или иной мере любой специалист независимо от сферы деятельности. Особенно это актуально для тех, кто работает в информационной сфере производства, где основным сырьем и продуктом является информация. Наиболее популярным программным продуктом, обеспечивающим переработку данных, является СУБД Microsoft Access 97, входящий в пакет Microsoft Office 97.

Цель настоящего практикума – изучение технологии работы в среде СУБД Access 97, позволяющей профессионально создавать и редактировать БД реляционного типа, а также осуществлять к ней запросы и формировать отчеты.

1. Типовая структура интерфейса

При работе с СУБД на экран выводится рабочее поле и панель управления. Панель упраления при этом включает меню, вспомогательную область управления и строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным и зависит от конкретной установки или конкретного пользователя (установки интефейса СУБД доступны для изменений и легко модифицируются).

Строка меню содержит все основные режимы программы. Выбрав один из них, пользователь получает доступ к ниспадающему подменю, содержащему перечень входящих в него команд. В результате выбора некоторых команд ниспадающего меню появляется дополнительные подменю.

В строке состояния – статусной строке отражаются сведения о текущем режиме программы, имени файла текущей БД и некоторые другие полезные сведения.

Панель инструментов предназначена для быстрого вызлва наиболее часто употребляемых команд. Они отражаются в виде пиктограмм – значков, щелкнув мышью по которым, можно вызвать на выполнение ту или иную команду. Все команды панели инструментов можно вызвать и через главное меню.

Получение дополнительной помощи по различным командам и системе меню СУБД возможно путем вызова справочной информации.

Упражнение 1. Использование справочной подсистемы.

Цель - научиться пользоваться справочной подсистемой СУБД Access 97.

ЗАДАНИЕ.

Ознакомиться с методами доступа к справочной подсистеме, проделать следующее:

1. Используя опцию -?- главного меню полчучить справки в разделе содержание по пунктам:

- введение в Microsoft Access 97

- получение справки

1. Используя опцию -?- главного меню полчучить справки в разделе содержание информацию о назначении всех кнопок панелей инструментов, а также кнопок линейной и горизонтальной прокрутки.
2. Используя опцию -?- главного меню полчучить справки о назначении разделов главного меню:

- раздел «Файл»: создать базу данных, открыть базу данных, сохранить, сохранить как/экспорт, параменты страницы, предварительный просмотр,

- раздел «Правка»: копировать, вырезать, вставить

- раздел «Вставка»: таблица, запрос, форма, отчет.

- раздел «Окно»

- раздел «Сервис»: орфография, параметры.

1. Создание структуры БД. Ввод и редактирование данных.

2.1. Формирование структуры таблицы.

БД в Access 97 – единый большой объект, который объединяет такие основные составляющие как таблицы, отчеты, запросы, формы и позволяет их хранить в едином дисковом формате.

Основным струтктурным компонентом БД является таблица, содержащая записи определенного вида и формы. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе БД. Такие отдельные структурные элементы называют полями таблицы.

Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров. При этом каждому полю присваивается уникальное имя. Указываемый тип данных показывает СУБД, каким образом нужно обрабатывать поле.

В Access 97 используются следующие основные типы полей:

- текстовый: предназначен для текстовой информации и чисел при невыполнении математических операций с ними

- числовой: предназначен для чисел при использовании их в математических расчетах

- memo: предназначен для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000 сисмволов)

- денежный: предназначен для операций с деньгами

- дата/время: предназначен для хранения информации о дате и времени

- счетчик: специальное числовое поле, предназначенное для автоматического добавления уникального номера текущей записи в таблице данных

- логический: предназначен для хранения всего двух значений «Да» и «Нет»

- поле объекта OLE: предназначен для хранения объекта, созданного другими приложениями (рисунок, график, диаграмма).

Упражнение 2. Формирование структуры таблицы.

Цель – приобретение навыков создания структуры таблицы.

Задание.

Сформируйте структуру таблицы СТУДЕНТ для хранения в ней справочных сведений о студентах, обучающихся в ВУЗе.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ.

1. Создание новой БД:

- используя средства Windows, создайте на диске С:\ папку для файлов вашей БД

- в Access 97 выполните команду основного меню: Файл – Создать – Новая БД

- в появившемся диалоговом окне «Файл новой БД» выбирите вашу папку и укажите основные параметры БД: тип – Базы данных Access, имя – Sess. Щелкните по кнопке «Ок».

1. Создание таблицы БД: в окне «База данных» выбирите Таблица – Создать – Конструктор.
2. Определение полей таблице согласно приведенной ниже информации.