Все приказы имеют унифицированную форму, следовательно, предприятия могут заранее создать все шаблоны на документы.

*, приказ по основной деятельности разделен на 2 раздела:

1 раздел – контекстная часть – обосновывает необходимость издания данного приказа;

2 часть – распорядительная часть – указывается кому, что и когда делать.

Приказ в зависимости от принятых решений, визируется определенными лицами и подписывается руководителем данного уровня. Приказы, касающиеся увольнения без согласия и без визы юрист-консульта могут быть обжалованы. Все приказы по личному составу должны быть доведены до исполнителя и должна быть проставлена подпись и дата ознакомления.

Процедура издания единоличного приказа первым руководителем:

1) обоснование необходимости издания документа;

2) сбор и анализ материалов;

3) подготовка проектов;

4) согласование проекта;

5) внесение проекта на рассмотрение;

6) принятие решения и подписание;

7) доведение распоряжения до исполнителя/ей.

Подготовка материала к заседанию коллегиального органа:

- внесение документа на рассмотрение;

- обсуждение документа на заседании;

- принятие решения после заседания;

- оформление протокола заседания;

- издание документа и доведение решения до коллегиального органа;

- доведение документа до исполнителей.

Приказ издается и подписывается от лица руководителя.

Распоряжения – оперативное решение вопросов, издаются руководителями структурных подразделений.

Информационно-справочные документы – служебные записки/письма, в целях подтверждения указания о необходимости выполнения конкретного вида деятельности. Это наиболее распространенный вид документов. А также к ним относятся - акты, сводки, отчеты, плановые документы.

Автоматизированные системы делопроизводства (большей частью выполненные на Delphi) выполняют следующие функции, такие как:

- подготовка различных видов документов;

- контроль за исполнением;

- снятие документа с контроля;

- формирование архива документов учреждения.

37. Электронная канцелярия.

Идеология ЭК – отказ от работы с бумажными документами.

Проект ЭК представлены в журналах по делопроизводству , секретарскому делу, а также в некоторых учебных пособиях.

ЭК предполагает:

- выполнение всех функций по ДОУ предприятия;

- выполнение широкого спектра функций по Добороту:

1. регистрация всех документов;

2. формирование самих документов;

3. обеспечение контроля за исполнением;

4. прохождение документа по маршруту;

5. проверка исполнения документа;

6. проверка качества исполнения;

7. просмотр руководителем;

8. снятие с контроля и передача документа в архив.

- следующий набор организации рабочих мест:

1. АРМ руководителя;

2. АРМ канцелярия;

3. АРМ секретаря;

4. АРМ руководителя структурного подразделения;

5. АРМ исполнителя;

6. АРМ ADMINa.

Наиболее полный доступ к информационному массиву документов предоставляется секретарю и ADMINу. На АРМе руководителя и АРМе руководителя отдела реализуются следующие функции:

- поиск и просмотр документов;

- внесение резолюции;

- оценка исполнения заданий;

- формируются отчеты.

Сбои происходили из-за исполнители не были уверены в достоверности документа.

Наиболее трудоемкие процессы выполняются на местах: АРМ канцелярия и АРМ секретаря.

38. Методология проектирования АИС.

Методология – упорядоченная совокупность методов, позволяющих успешно решать задачи, возникающие в какой-либо деятельности.

Проектирование – описание системы (модель), включает описание, необходимые расчеты, схемы, таблицы, графики.

С целью упрощения проектируемой АИС разработана методология динамического проектирования, включает системный подход и возможности современных информационных технологий.

Основные положения динамического проектирования:

1. проектируемая АИС представляется в виде динамических структур, способных видоизмененяться под воздействием промежуточного результата проектирования;

2. проектирование проводится путем поэтапной декомпозиции системы на подсистемы и другие элементы невысокой сложности (независимое проектирование каждой части с условием их взаимосвязи);

3. использование опыта проектирования аналогичных систем;

4. разработка методов и способов проектирования АИС по отраслям.

В результате динамического проектирования разработано 17 принципов проектирования АИС:

- динамичность – возможность корректировки по результатам экспериментов;

- этапность – последовательность этапов проектирования. Обязательно обрабатываю-тся этапы проектирования. Позволяет распределить ресурсы;

- декомпозиция. Призван снизить сложность системы, обеспечить проектирование по частям, позволяет корректировать структуру системы по частям, вводить в действие системы по частям;

- композиции. Обеспечивает интеграцию спроектированных частей в интегральные блоки, при этом уменьшается сложность системы, ликвидируется сложность системы, ликвидируется дублирование процессов и средств обработки информации;

- совмещения проектируемой системы с ее эксплуатацией. Связан с принципом этапности и декомпозиции, сокращается срок создания системы;

- обратной связи. Возможность корректировки ранее принятых решений;

- человекомашинности. Основан на совмещении возможностей человека и технических средств в результате разумного распределения обязанностей человека и ЭВМ;

- однократного ввода информации и многократного ее использования. Рекомендуется одновременно вводить полный объем информации, чтобы получить максимальный объем выходных данных;

- типовых проектных решений. Широкое использование уже наработанных опытов, что сокращает сроки проектирования;

- совместимости с окружением. Способность системы воспринимать действительное окружение без дополнительного преобразования;

- адаптивности. Живучесть, приспосабливаемость.

- техничности. Требования удобства и простоты эксплуатации системы;

- дружественности. Способность системы предоставлять пользователю возможность простейшего и эффективного общения без обучения и подготовки;

- компактности. Экономичность структуры системы (элементы зависимы друг от друга);

- коллективности. Участие специалистов разных направлений;

- единого руководства на всех этапах проектирования. Отвечать за ввод новой системы должен 1 человек;

- перманентности. Необходимость постоянного совершенствования системы в связи со старением прикладных программ, технических средств, лингвистических средств.

39. Предпроектное обследование объекта автоматизации. Состав и структура технического задания.

Предпроектное обследование объекта автоматизации, является 1-ым этапом проектирования АИС (завершается составлением технического задания), - это изучение, анализ и описание существующей ИС. Цель – получить исходные данные для проектного решения и наметить актуальное решение АИС.