Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.

По виду материального носителя документы м. б. разделены на:

- созданные на бумажной основе;

- на специальных носителях (пленке, металле, стекле, дискетах и т.д.). от материального носителя зависит долговечность и стоимость документа.

Документ, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно. Эти элементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ (реквизит в )

Классиф-цией Д, определением сп-ба их создания и обработки занимается документоведение.

Классификация документов – система соподчиненных понятий в какой-либо области знаний или деятельности человека представляется в виде схем.

Классификация документов по различным признакам:

1. способы представления информации:

а) кодированная;

б) не кодированная;

в) цифровое.

2. Материальные носители:

а) бумажные;

б) микропленка;

в) маг. пленка;

г) оптический диск;

д) полупроводник;

е) фотопленка.

3. Способ закрепления информации:

а) печатание;

б) репродуцирование;

в) микрография;

г) микрофильмирование;

д) микрофотография;

е) перфорация;

ж) электронный.

4. Знаковая форма представления информации:

а) текстовая;

б) иконическая;

в) идеографическая;

г) аудийное;

д) машиночитаемая;

5. Каналы восприятия информации:

а) зрение;

б) слух;

в) осязание.

6. Материальная конструкция документов:

а) книжное;

б) журнальное;

в) листовое;

г) карточное;

д) кассета, бабина;

е) рулон;

ж) дискета;

з) магнитная лента.

7. Целевое назначение документов:

а) научное;

б) научно-популярное;

в) учебное;

г) массово-политическое;

д) учебное;

е) производственное;

ж) справочное;

з) литературно-художественное;

и) нормативно-производственное;

к) информационное.

8. периодичность выхода из структуры:

а) непериодическое;

б) периодическое;

в) продолжающееся;

г) книга;

д) брошюра;

е) листовка;

ж) сборник;

и) моноиздание.

9. способ доступа к информации:

а) произвольный;

б) последовательный;

в) комбинированный;

10. считывание информации:

а) многократное;

б) ограниченной кратности;

в) однократное.

3. Машиночитаемые док-ты (МД): хар-ка, сп-бы представл-я, поисковые возможности и сфера применения.

МД – док-ты, пригодные для автомат-го считывания содер-жащейся в нем информации. (ГОСТ в.102-83) док-т, на магн. носителе – док-т, созданный средствами ВТ, за-писанный на магн. носитель, магнитн. ленту, дискету, оптич. диск, перфокарту, перфоленту и оформленный в установленном порядке.

Магн. лента (МЛ) – примен. в ЭВМ с 50-х гг., когда уже МЛ примен-ся в звукозаписи, в измерит. технике. МЛ пр.соб. гибкую подложку в виде ленты, на кот. нанесено магн. МЛ имеют выс. надежность хран-я инф-ции. Оптич. диск – создан в нач. 70-х гг. и в 1983 удалось предложить работо-способные образцы НОД.

4. Лингвистическое обеспечение ИС.

ГОСТ 24.00-84 АСУ. Основные термины и определения.

ЛО – комплекс языковых средств информации в виде данных.

Функции ЛО – формализованное представление обеспеченности доступа к информационным средством к подготовке информационных продуктов и услуг.

Решение:

1. моделирование понимания текста;

2. синтез речи;

3. переход от формализованного представления содержания речи на естественный язык.

Эти 2 вопроса в первую очередь решаются при разработке прикладных задач (ввод текста, обнаружение ошибок, автоматическом переводе с одного языка на другой, при кодировании и классификации, составлении рефератов). Успех зависит тот полноты и качества языковых средств.

При этом ЛО разделяется на следующие части:

1. декларативная – единицы языка, различные грамматические тексты (языковые единицы – отдельные слова/сочетания, приставка, корень, суффикс – вся значимая часть слова);

2. процедурная – средства манипулирования единицами языка:

- морфологический анализ (анализ слов/сочетаний);

- семантический анализ (смысловой анализ);

- синтаксический (построение предложений).*, ВИНИТИ – словарь, содержащий информацию научно-технической документации и общественно-политического содержания. Было обработано свыше 80 млн. книг.

Основное средство - Языковые средства, должны:

- подбираться в соответствии с решаемыми задачами,

- быть простыми и отличаться гибкостью, чтобы их можно было можно использовать в комплексе.

ЛС предметной области – термин – слово/сочетание точно обозначающее конкретное понятие (форма фиксации знания).

Термин в качестве ЛС – как особая подсистема языка. Использование терминов позволяет:

- конкретно выделить и очертить границы;

- отслеживать развитие конкретного знания в конкретной области;

- показывает динамику развития знания;

- очертить структуру научного знания;

- выделить связи и все интегрированные процессы в структуре научного знания.

Применение терминого анализа показывает вклад отдельных ученых / отдельных стран в развитии конкретной научной проблеме.

Терминальный анализ используется при составлении словарей и обеспечении доступа к информационным ресурсам.

Методика Т.А. опирается на приемы прикладной лингвистики:

1. Конкретные термины отражают определенную предметную область - семантическое пространство (вся отрасль знания);

2. Семантические поля – отдельные разделы, подразделы;

3. Класс условной эквивалентности – анализ основных слов/сочетаний, встречающихся в тексте, а также в установлении родовидовых связей между отдельными терминами - т.е. устанавливаются и устраняются синонимы, определение классов слов, которые определяются как дескрипторы.

Самые сложные процедуры:

- установление родовидовых отношений;

- установление ключевых слов.

В зарубежной практике: сбор и анализ профессиональной лексики использованных систем. Чем тщательнее анализ профессиональной лексики, тем меньше «шума».

5. Термин – лексическое средство описания предметной области.

Термин в качестве ЛС – как особая подсистема языка. Использование терминов позволяет:

- конкретно выделить и очертить границы;

- отслеживать развитие конкретного знания в конкретной области;

- показывает динамику развития знания;

- очертить структуру научного знания;

- выделить связи и все интегрированные процессы в структуре научного знания.

Применение терминого анализа показывает вклад отдельных ученых / отдельных стран в развитии конкретной научной проблеме.