Нотариат
Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и дан, если это необходимо, ответ корреспонденту. После исполнения документ подшивается в соответствующий наряд, на нем делается отметка об исполнении, если нет документа, к примеру ответа, подтверждающего факт исполнения документа. От метка об исполнении представляет собой краткую справку об исполнении, а также слова «в наряд» или «в дело», где этот документ будет храниться. Такая отметка делается на первой странице первого листа, а если там нет места - на его обороте.
Все исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции. На зарегистрированных в нем документах ставится номер, соответствующий по рядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру наряда (дела), в котором копия этого документа будет храниться. Корреспонденция отправляется по почте или через рассыльного. Рассыльный вручает документ адресату под расписку в Разносной книге.
Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет руководитель государственной нотариальной конторы и нотариус в конторе частнопрактикующего нотариуса.
Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В каждой конторе имеется своя номенклатура, но ее основой является примерная. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. В номенклатуре должны быть предусмотрены резервные номера на тот случай, если в течение года возникнет необходимость введения нового, не предусмотренного ранее наряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.
Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел долговременного хранения, в связи с чем хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.
Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения формируются в наряды. Документы, поступившие в нотариальную контору и связанные с оформлением наследственных прав, подшиваются в соответствующие наследственные дела. Если наследственное дело в течение года не закончено производством, оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит. При формировании нарядов учитываются документы одного делопроизводственного (календарного) года. Внутри наряда документы располагаются в хронологическом порядке. Годовые планы и отчеты хранятся в нарядах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления. Черновики, проекты, а также документы, не имеющие отношения к нарядам, в них не подшиваются.
Архив нотариальной конторы. Учет и хранение документов в нотариальной конторе производятся в соответствии с Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР и указаниями о сроках хранения документальных материалов судов, нотариальных контор и других учреждений юстиции.
Нотариальные документы и документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в течение десяти лет, а затем сдаются в государственные архивы.
На дела постоянного хранения составляются описи, которые представляют собой перечень заголовков нарядов (дел) с включением необходимых сведений об их составе и содержании. Одновременно с подготовкой документов для хранения в нотариальной конторе осуществляется отбор документов, подлежащих уничтожению. Отбор документов для уничтожения оформляется актом.
При отборе документов для постоянного хранения и уничтожения комиссия, создаваемая в нотариальной конторе из трех человек, руководствуется действующими правилами, инструкциями Главного архивного управления, соответствующими указаниями Министерства юстиции Российской Федерации. Уничтожение документов производится после того, как описи на дела (наряды) постоянного хранения утверждены архивным учреждением.
Все документы до сдачи их в архив должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих сохранность.
Изъятие и выдача каких-либо документов из нарядов не разрешается. В исключительных случаях по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами такое изъятие может быть произведено с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, составлением протокола выемки или запроса суда.
В случае расторжения договора отчуждения из архива конторы продавцу (дарителю) выдается правоустанавливающий документ, имевшийся у него до заключения расторгаемого договора об отчуждении имущества.
По окончании года в нотариальной конторе производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3 - 4 прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новые ставятся рядом. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов с подписью ответственного лица. На обложке наряда должен быть заголовок в соответствии с номенклатурой дел, а также другие необходимые надписи - о количестве листов, годе образования данного наряда. Записи должны быть совершены четко, светостойкими чернилами или тушью.
1.7. СТАДИИ НОТАРИАЛЬНОГО ПРОИЗВОДСТВА.
Первая стадия — возбуждение нотариального производства. Возбуждение нотариального производства в силу принципа диспозитивности происходит путем подачи письменного заявления нотариусу, как это предусмотрено, например, в ст. 70 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, для получения свидетельства о праве на наследство либо путем устного обращения к нотариусу. Без обращения к нему самих заинтересованных лиц нотариус не вправе совершать нотариальное действие.
При возбуждении нотариального производства нотариус устанавливает фактические обстоятельства, определяющие его компетенцию и возможность совершения им данного нотариального действия. В частности, проверяются следующие параметры.
Предметная компетенция нотариуса. В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации о нотариате могут совершаться только те нотариальные действия, которые предусмотрены федеральными законами. Поэтому нотариус должен проверить, относится ли юридическое действие, о совершении которого просит заявитель, к числу нотариальных, и предусмотрено ли его совершение законом.