Формы создают из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц) и статистические (отображающие статистические данные, такие как метки и логотипы).

В формы позволяют включать модули. Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий, таких как например нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями. Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы.

Различают три основных категории форм:

· управление транзакциями – эти формы работают непосредственно с таблицами, при условии, что активна только одна таблица. Если для добавления и редактирования информации в более чем одной таблице используется единственная форма, то можно создать запрос на обновление, включающий все нужные поля, а затем создать форму на основе этого запроса.

· доступ к данным – формы предназначены только для просмотра информации. Они предназначены только для доступа к данным, можно разрабатывать как с целью перспективного планирования действий, так и для принятия экстренного решения. В качестве источника данных часто используют запросы, которые суммируют данные по промежуткам времени.

· администрирование баз данных – выполняют следующие функции такие, как создание баз данных или таблиц, разграничение прав доступа пользователей к объектам баз данных, обеспечение безопасности с помощью шифрования. Они требуют наличия полного доступа ко всем объектам, содержащимся в базе данных.

Простейший путь создания основной и подчинённой форм – использование «Мастера форм», который позволяет создавать формы, содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. «Мастер форм» создает базовый внешний вид формы и добавляет текстовые поля для отображения и редактирования значений полей таблиц. Независимо от уровня владения компьютером использование «Мастера форм» заметно упрощает и ускоряет процесс создания простых форм, которые затем можно усовершенствовать в режиме конструктора.

Создание форм базы данных происходит практически аналогично созданию таблиц.

После запуска программы Microsoft Access выбираем во вкладке «Файл» пункт «Создание новой базы данных». На экране появляется окно выбора объектов для создания. В появившемся окне открываем вкладку «Формы». Выбираем пункт «Создание формы с помощью мастера». Следуя указаниям «Мастера» выбираем поля для формы, которые могут браться из разных таблиц, которые имеются в создаваемом проекте. После выбора полей формы выбираем внешний вид и стиль оформления создаваемой формы, после чего задаётся имя формы. Количество форм в базе данных не ограничено, но тоже должно содержать оптимальное количество форм.

Как и в ситуации с таблицами после создания формы можно перейти в режим конструктора при помощи специальной кнопки “Вид” и откорректировать содержащиеся в форме поля, кнопки и т.д.

Форма состоит из трёх частей: заголовок формы, область данных и примечание формы. В заголовке формы указывается название формы. В области данных располагаются всевозможные объекты: поля, кнопки и т.д. В примечании формы обычно располагаются вспомогательные объекты, такие, как подчинённая форма и т.д.

В данной базе данных присутствует четыре необходимых для работы форм. Одна из них является главной формой. Все остальные формы являются вспомогательными и используются по ссылке из главной формы.

Ниже приведены основные формы, используемые в базе данных:

1. Сотрудники. В этой форме все данные о запрашиваемом сотруднике.

Рисунок 6 – форма «Сотрудники»

2. Данные о сотрудниках ООО «Димакс» – в ней можно получить данные о каждом сотруднике предприятия.

Рисунок 7 - форма «Сотрудники ООО «Димкс»»

3. Табель – в ней хранятся данные деятельности работника в организации: прогулы, болезни, заработная плата и.т д.

Рисунок 8 – форма «Табель»

4.5 Используемые отчёты в базе данных

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчёт. Отчёт представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчёта, который можно распечатать и распределить между потребителями, комбинируются данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчётом. Можно создавать отчёты как из одной таблицы, так и из нескольких пользуясь связями. Можно управлять внешним видом всех элементов отчёта.

Отчёты делятся на основные типы:

· отчёты в одну колонку – представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса.

· Ленточный отчёт – для каждого поля таблицы выбирается столбец, а значения всех полей каждой записи выводится по строчкам, каждое в своём столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные.

· Многоколоночные отчёты – создаются из отчётов в одну колонку при использовании колонок «газетного» типа. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее.

В основном отчёты проще всего построить при помощи «Мастера отчётов». Он старается создать оптимальный вариант окончательного отчёта с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчёта мастера, чем ушло бы на создание отчёта из незаполненного шаблона.

В моей базе данных используется отчёт о сотруднике в формате Microsoft Word:

Отчёт представлен на рисунке 9.

Рисунок 9 – отчёт «Отчет по сотрудникам»

5. РАЗРАБОТКА БИЗНЕС – ПЛАНА

5.1 Расчет основных показателей

Разработка, освоение и реализация программы базы данных автоматизации выдачи необходимых сведений осуществляется в ООО «Димакс». Источниками финансирования являются собственные средства предприятия. Весь процесс проектирования программных средств может быть разделен на несколько независимых фаз или этапов. Конкретное число таких этапов и их содержание определяется целями и масштабами конкретных проектов и разработок. Этапы характерные для разработки крупных программных продуктов следующие: