Тщательно вникнув во всё выше написанное, начали создавать таблицы, которые подробно будут описаны чуть ниже.

После запуска программы Microsoft Access выбираем во вкладке “Файл” пункт “создание новой базы данных”. На экране появляется окно выбора объектов для создания. В появившемся окне открываем вкладку “Таблицы”. Выбираем пункт “Создание таблицы с помощью мастера”. Следуя указаниям Мастера составляем список строк и столбцов, необходимых в нашей таблице. В ходе создания мы можем сразу дать название таблице, колонкам, указать тип данных, которые будут заноситься в эти столбцы. Данные могут вводиться непосредственно в таблицу, а могут вводится через форму, создаваемую мастером.

После создания таблицы можно перейти в режим конструктора при помощи специальной кнопки “Вид” и откорректировать содержащуюся в таблице информацию.

Создаваемая база данных должна выполнять функции в интересах автоматизации выдачи данных об организации. Она должна иметь простой и наглядный пользовательский интерфейс, иметь минимальные системные требования.

Целью работы является создание базы данных, обеспечивающей:

- быстрый ввод новых данных ;

- хранения и поиск уже введённых данных;

- печать необходимого количества персональных отчётов.

Данными являются:

- фамилия, имя, отчество;

- дата рождения;

- пол;

- адрес;

- семейное положение;

- образование;

- занимаемая должность;

- стаж работы в организации;

- должностной оклад;

- количество фактический дней отработанных за месяц;

- гражданство;

- страховое свидетельство государственного страхования;

- страховой медицинский полис;

- ИНН;

Рассмотрев определенные выше задачи можно спроектировать основные таблицы базы данных.

Для реализации данных задач потребуется две таблицы:

1. Таблица для хранения данных о сотрудниках

Таблица 2

2. Таблица для хранения данных о деятельности сотрудников в организации;

4.3 Проектирование форм

Access – это прежде всего система управления базами данных. Она предназначена для хранения и получения данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто выполняемых операций, а также разрабатывать удобные формы ввода данных и составлять сложные отчёты.

Любая база данных содержит следующие элементы: таблицы, запросы, формы, отчёты и макросы.

Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используют коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.