Поскольку потребности в получаемой информации и ее содержание у управленческого персонала фирмы меняются в зависимости от изменяющихся внутренних условий, возникает необходимость в постоянном уточнении и переработке форм, содержащих первичные данные.

Информационные базы данных

Они включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактологический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, обоснованной увязке данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставления оценок хранимых в банке данных. Это имеет существенное значение при объединении первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своими реквизитами. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих – основных пользователей базы данных.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство ЭВМ, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в ЭВМ, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.

Комплексная автоматизированная обработка информации

Для проведения комплексной автоматизированной обработки информации требуется объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы:

- автоматизации процессов сбора, хранения и выдачи данных;

- использования устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

- интеграции обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

- объединения технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

- использования всего комплекса технических средств обработки информации;

- перехода к единой системе обработки всех видов информации.

Комплексная система обработки информации

Она включает:

· терминальные устройства;

· устройство оптического распознавания обозначений;

· устройство автоматизированной обработки текстовой информации;

· ЭВМ;

· Фотокамеру для быстрого обновления информации на микрофишах;

· Фотокамеру для микрофильмирования больших объемов информации;

· Фотокамеру для микрофильмирования информации, поступающей из ЭВМ;

· Устройство автоматизированного хранения и выдачи информации;

· Дубликатор для получения копий микрофильмов и микрофишей;

· Печатающее устройство с микрофильмов и микрофишей с увеличением изображения;

· Печатающее устройство ЭВМ;

· Устройство для чтения микрофильмов и микрофишей;

· Автоматизированную систему хранения и выдачи информации;

· Средства доведения информации до пользователя.

Комплексная система может включать также графические цветные дисплеи для обработки графической информации, а также фотонаборный автомат, позволяющий преобразовывать отредактированную и хранящуюся в памяти ЭВМ информацию в фотоформы, с которых затем получают твердые формы для печати.

Устройство автоматизированной обработки текстовой информации принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями, параграфами, не может осуществляться с помощью пакетов прикладных программ. Составлять и редактировать текст может только человек, взаимодействующий с устройством обработки текстовой информации. ЭВМ используется им только как средство для печати и редактирования текста.

Обычно секретарь-машинистка пользуется электронной пишущей машинкой со встроенным каналом связи и композером с экраном, которые подключаются к ЭВМ с дисковой памятью, где формируется база данных коллективного пользования. В результате появляется возможность посредством внутренней связи объединить всех секретарей-машинисток в центры операторов-машинисток, которые, оставаясь на своих рабочих местах, получают возможность быстро обмениваться информацией со всеми взаимосвязанными управленческими звеньями, обеспечивать переработку текстовой информации для всех центральных служб, включая службы планирования и маркетинга.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации стали широко использоваться не только операторами-машинистками, но и руководителями всех уровней, которые на выведенном на экран документе делают свои замечания, ставят резолюции, что упрощает процесс согласования их действий, ускоряет процесс подготовки управленческих решений.

Использование диктофонной техники, установленной в центре автоматизированной обработки текстовой информации, облегчает администратору подготовку любых документов, поскольку, подключившись к центру по телефонной или селекторной связи и продиктовав материал, он в кратчайшие сроки может получить его распечатку или перевод на иностранный язык и использовать по назначению.

Использование мировых информационных

ресурсов в менеджменте

На современном этапе в осуществлении бизнеса международными компаниями получило широкое распространение применение информационных технологий. Понятие «информационные технологии» включает систему методов сбора, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники. Оно охватывает не только разработку и производство компьютеров и программного обеспечения, но и доступ в Интернет для ведения бизнеса. Интернет стал инструментом бизнеса, обеспечивающим взаимодействие компании с деловыми партнерами – поставщиками, заказчиками, потребителями и др.

Возникла единая для поставщика, производителя и потребителя цепочка управления производственными процессами, что существенно снижает операционные расходы и повышает эффективность процесса производства. Технологии Интернета обусловили появления нового понятия «электронный бизнес», обозначающего использование информационных технологий для взаимодействия деловых партнеров, включая понятие электронной коммерции, относящееся только к осуществлению коммерческих сделок. Отсюда разграничение следующих понятий: