В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки. Кроме того, они используются для передачи информации голосом между управляющими разных уровней управления.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

К средствам повышения уровня автоматизации административно-управленческого труда относятся:

- осуществление записей;

- поиск материалов и документов;

- раскладка копий документов по соответствующим досье.

К новым техническим средствам автоматизации конторского труда можно отнести:

- копировальные устройства со встроенной микроЭВМ для автоматизации процесса копирования и рассылки документов;

- электронные пишущие машинки и композеры для автоматизации процесса перепечатки документов и материалов;

- информационные базы данных для хранения текстов различных материалов или их индексов, для сокращения времени на поиск необходимых материалов или индексов;

- телекоммуникационную внутрифирменную связь, обеспечивающую систематическое тесное взаимодействие и координацию деятельности руководителей подразделений;

- фотонаборную технику;

- устройства оптического считывания;

- комплексную систему, объединяющую ЭВМ с микрофильмированием;

- электронную почту;

- диктофонную технику.

В некоторых фирмах созданы высокоэффективные внутрифирменные системы связи, объединяющие все имеющиеся технические средства обработки цифровой и текстовой информации.

В некоторых крупных промышленных фирмах получила развитие система SCOPE (Systems for the Corporate Processing Enviroment) – система для внутрифирменной обработки информации, позволяющая планировать и контролировать процесс внедрения новой техники в управленческую деятельность. Ее важной составной частью является система OAS (Office Administration System) – административная система офиса. Это система автоматизации административно-конторской деятельности, предполагающая специализацию конторских служащих на выполнении конкретных функций:

- составлении деловых писем;

- подготовке материалов к совещаниям;

- обслуживании управленческого звена путем получения и предоставления в его распоряжение необходимой информации;

- выполнении всех видов технической и конторской работы.

Виды информационной технологии

При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут применяться различные виды информационной технологии:

· сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства (на местах возникновения затрат) в форме единоличного документа и использования центральной ЭВМ для агрегирования данных; обработка данных в режиме диалога для расчета показателей на терминале;

· получения свободного документа, использование машиносчитывающего носителя информации (например, дискеты), обработка данных по производственному отделению на персональных компьютерах.

Внедрение новых технологий требует комплексного, разностороннего подхода. Важно только исследовать технико-экономические и организационные аспекты проблемы, но и учитывать влияние внедрения новых технологий на положение работника в производственном процессе. В частности, требуется анализ трудовых функций работника, его образа действия, навыков, способностей, условий труда. Представляет большую трудность оценить трудовые и социально-экономические факторы.

Метод корреляции рангов используется в таких исследованиях, когда невозможно получить числовые значения подлежащего анализу признака, но можно признаки ранжировать.

Технология информационной деятельности предполагает создание системы записей (цифровой и текстовой информации) с применением средств компьютерной техники; использование форм как носителей информации; формирование базы данных; создание пакетов прикладных программ.

Система ведения записей

Она разрабатывается на основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и использования требуемой информации.

Важнейшие виды записей:

· технологическая документация, чертежи, инженерно-конструкторские расчеты;

· научная документация, опытно-конструкторские разработки, патенты и другая промышленная собственность;

· данные учета и финансовой отчетности, финансовая документация;

· расчеты заработной платы рабочих и служащих;

· тексты контрактов и сопроводительная документация;

· тексты годовых фирменных отчетов и протоколов собраний акционеров;

· данные для осуществления многовариантных расчетов в рамках программ маркетинга по продукту и по хозяйственному подразделению;

· данные для разработки планов и показатели самих планов.

Обычно записи первичных данных делят на две группы:

1 – статистические (финансовые) отчетные показатели, а также текстовая информация (доклады, сообщения, отчеты о текущей хозяйственной деятельности фирмы и перспективах развития)

2 – составленные на основе информации первой группы предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным подразделениям.

Использование форм как носителей информации

Необходимая информация заносится на определенные формы – носители информации. Формы могут содержать информацию по фирме в целом и по каждому подразделению в отдельности. Каждая форма имеет свой перечень статистических данных и фактологической информации, позволяющий провести оптимально детальный экономический анализ состояния и развития хозяйственной деятельности фирмы, разобрать и принять необходимые управленческие решения. Например, существуют формы, в которые заносятся данные о выпуске и продажах продукции за установленный период; о материально-производственных ресурсах (запасах); о численности персонала и наличии свободных рабочих мест.

Виды бланков форм:

- формы для хранения информации;

- формы регистрации данных;

- формы статистической (финансовой) отчетности;

- формы обследований.

Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ и по необходимости могут быть выведены на экран дисплея или получены путем распечатки на принтере. В случае необходимости размножения заполненной и хранящейся в ЭВМ формы это делается с помощью копирующего устройства той же ЭВМ.

В крупных фирмах, использующих все виды бланков форм, создаются специальные программы, охватывающие полный комплекс работ по постоянному совершенствованию бланков форм. Некоторые компании имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации, в которых осуществляется как создание, так и распечатка (набор и печать) новых форм.