К счету 23 «Вспомогательные производства» (например, парокотельная, компрессорная, ремонтный цех, транспортный цех и т.п.) открывают аналитические счета по видам производств, а внутри их — по видам работ, статьям калькуляции, т.е. по аналогии со счетом 20. Здесь следует учитывать, что услуги, оказываемые вспомогательными производствами в большей части используются внутри предприятия и только их часть может реализовываться на сторону.

При цеховой структуре управления, когда используется счет 25 «Общепроизводственные расходы», аналитический учет затрат необходимо организовать в разрезе каждого цеха по статьям расходов.

Аналитический учет общехозяйственных (счет 26) и других видов расходов (счета 96, 97 и др.) ведут по статьям смет расходов, по местам возникновения затрат, центрам ответственности и другим признакам.

Регистрация хозяйственных операций, накапливание и группировка информации о них осуществляются в регистрах бухгалтерского учета. Назначение и порядок ведения регистров определен статьей 10 Закона о бухгалтерском учете, которая гласит: «Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накапливания информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах/журналах на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных т лентах, дисках, дискетах и других машинных носителях». В пункте 4 статьи 10 Закона: «Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации».

Совокупность различных регистров, порядок записей в них и взаимозависимость между ними составляют форму бухгалтерского учета. На сегодня применяются: мемориально-ордерная, журнально-ордерная и автоматизированная формы бухгалтерского учета.

Рассмотрим организацию аналитического учета на примере регистров, используемых в журнально-ордерной форме учета. Однако практически такие же формы регистров могут применяться и при использовании других форм учета, так как структура регистров позволяет получить информацию управленческого характера.

Одним из основных регистров, удовлетворяющим требованиям аналитического учета, является карточка учета производства. Карточка имеет вид, представленный ниже.

На основе первичных документов, фиксирующих операции по отнесению затрат на производство (требований, лимитно-заборных карт, актов приемки работ, нарядов на выполнение работ, расчетно-платежных ведомостей и др.), составляются разработочные таблицы распределения расхода материалов, транспортно-заготовительных расходов (TЗP), возвратных отходов, начисленной заработной платы, отчислений на заработную плату, справки-расчеты бухгалтерии о распределении общепроизводственных и общехозяйственных расходов и др. Информация, приведенная в разработочных таблицах, заносится в карточки учета производства.

При цеховой структуре управления производством каждая статья калькуляции в карточке подразделяется по цехам, например цех № 01, 02 и др.

Все ранее указанные требования к организации аналитического учета по счету 25 «Общепроизводственные расходы» по цехам удовлетворяются возможностями ведомости № 12 «Затраты цеха № .». Онаявляется регистром синтетического и аналитического учета. Открывается ежемесячно и содержит аналитический разрез статей затрат, вызванных содержанием хозяйственных операций по счету 25 и синтетические данные по операциям, относящимся к дебету счетов 20, 23, 28 в разрезе цехов. Эти операции записывают в корреспонденции с кредитом счетов материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Заполняется ведомость № 12 на основании указанных ранее разработочных таблиц распределения расхода материалов, начисленной заработной платы, отчислений на нее, справок-расчетов по начислению амортизации основных средств, нематериальных активов и др.

Аналитический разрез счета 25 состоит из статей, позволяющих сгруппировать их по критериям, подлежащим постоянному контролю:

расходы по содержанию и эксплуатации оборудования;

расходы по содержанию аппарата управления цеха;

расходы по содержанию зданий, сооружений и инвентаря;

расходы по охране труда и технике безопасности;

непроизводительные расходы и др.

Еще одной особенностью ведомости № 12 является — в ней отражаются показатели: «по смете за месяц» и «по смете с начала года», «фактически за месяц» и «фактически с начала года». Сопоставляя суммы фактически произведенных расходов со сметой, можно провести анализ статей затрат и принять меры к ликвидации отрицательных последствий, найти резервы и закрепить факторы, положительно повлиявшие на результаты работы цеха. Информация такого характера относится к управленческому учету.

Шахматная форма графления ведомости № 12 дает возможность в один рабочий прием произвести регистрацию произведенных хозяйственных операций методом двойной записи и проверить их состоятельность, необходимость и размер.

Следующим регистром аналитического учета затрат на производство по счетам 26, 97 и 44 является ведомость № 15 «Общехозяйственные расходы», «Резервы будущих периодов», «Резервы предстоящих расходов» и «Расходы на продажу».