Акт «о приеме материалов» (М-7) применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений с данными сопроводительных документов поставщика. Приходные документы составляются в день поступления материалов. Кроме этого составляются накладные требования на отпуск материалов (М-11) при внутреннем перемещении со склада на склад, или при сдаче цехами на склад неиспользованных материалов, отходов и пр.

К расходным документам относятся:

- лимитно-заборные карты;

- требования;

- накладные.

1) Лимитно-заборная карта (М-8 и М-9) выписывается на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду произведенных затрат. Ее выписывает отдел маркетинга. Расчет потребностей материальных ценностей цеху осуществляет планово-производственный отдел. При этом отпуск материалов сокращается на количество материальных ценностей, оставшихся в цехах на начало месяца. Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах, то есть цеху и складу. После каждого отпуска материалов выводится остаток неиспользованного лимита. После использования всего лимита и по окончании месяца они сдаются в бухгалтерию. На основании их ведется учет отпуска материалов, текущий контроль за соблюдением лимита и учет материалов, неиспользованных в производстве, то есть возврат. Лимитно-заборная карта используется при систематическом отпуске материалов. Для однократного отпуска материалов на хозяйственные и другие нужды применяется локумент «акт требования не замену (дополнительный отпуск) материалов» (М-10). Сверхлимитный отпуск материалов оформляется выпиской специального требования, например в случае брака.

2) Накладные (М-11) применяются для учета и отпуска материалов на сторону или хозяйств своего предприятия, которые расположены за пределами его территории.

IV. Учет материалов на складах и в бухгалтерии.

Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский или «сальдовый» метод. При помощи этого метода учет осуществляется на карточках «складского учета материалов» (М-12). Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и передает их заведующим складами. При поступлении материалов кладовщик выписывает приходные документы и регистрирует его в карточке, а на основании расходного документа регистрирует расход материалов. Остаток в карточке выводится после каждой записи. Кладовщик записывает учетные цены в приходные и расходные документы и номер записи в карточке. Кладовщик составляет реестры сдачи приходных и расходных документов (М-13) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов. Бухгалтер принимает документы при реестрах , проверяет правильность отражения в карточках и заверяет подписью.

Бухгалтер должен проводить на складах контрольные проверки фактического наличия остатков материалов. Замечания по проверке вносятся в специальный журнал склада и докладываются главному бухгалтеру. На первое число каждого месяца материально ответственное лицо переносит количество остатков из карточек в ведомость учета остатков материалов (М-14), открываемую на год по каждому складу. Материально ответственное лицо контролирует соответствие фактических остатков по номенклатурным номерам установленным нормам запасов и сообщает об отклонениях отделу маркетинга.

V. Синтетический учет материалов.

Для учета материалов имеются счета и субсчета:

№10 «Материалы»;

№12 «МБП»;

№15 «Заготовление и приобретение материалов»;

№16 «Отклонения в стоимости материалов»;

10 счет имеет следующие субсчета:

10-1 «Сырье и материалы»;

10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;

10-3 «Топливо»;

10-4 «Тара и тарные материалы»;

10-5 «Запасные части»;

10-6 «Прочие материалы»;

10-7 «Материалы, переданные на переработку на сторону»;

12-1 «МБП в запасе»;

12-2 «МБП в эксплуатации»;

12-3 «Временные сооружения»;

материалы, принятые на хранение и переработку учитываются за балансом 002 «товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»

счета 10-12 активные и характеризуют состав хозяйственных средств предприятия. Остатки материальных ценностей и их приход записываются по дебету этих счетов, а расход и отпуск материальных ценностей по кредиту. Записи производятся по Cфакт.

Все первичные документы на расход и отпуск материальных ценностей группируются бухгалтерией в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест использования и направления затрат. В течение отчетного месяца движение материальных ценностей учитывается по учетным ценам, а по окончании месяца – по фактической себестоимости (Cфакт). Данные о поступлении материалов отражаются в разных журналах-ордерах (1, 3, 6, 7, 10/1, 13), а суммируются все данные в главной книге. Данные о израсходованных и отпущенных материальных ценностях записываются в журналах ордерах №10, и 10/1 и в главной книге.

VI. Учет поступления материалов и расчеты с поставщиками.

Предприятия – поставщики материальных ценностей на отгруженную продукцию выписывают платежные требования-поручения и счета-фактуры и передают все это покупателю. Покупатель проверяет соответствие их договорам, регистрирует в журнале учета поступающих грузов (М-1), делает отметку в книге учета выполнения договоров и акцептирует (дает согласие на оплату), затем передает их в свой банк для оплаты. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании средств в пользу предприятия – поставщика. Учет расчетов с поставщиком материальных ценностей организуется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Учет расчетов с поставщиками ведется в журнале-ордере №6. Аналитический учет ведется в разрезе каждого платежного документа приходного ордера или приемного акта. Открывается журнал-ордер №6 суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца. В течение месяца бухгалтерия предприятия получает всевозможные документы и фиксирует их тоже в журналах-ордерах. При расчетах с поставщиками за материальные ценности могут быть выявлены недостачи или излишки фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом (М-7). Излишки приходуются и расцениваются, а затем учитываются в журнале-ордере №6, но отдельной строкой и об этом сообщается поставщику. В случае недостачи предприятие предъявляет претензию поставщику. Суммы недостачи списываются на дебет счета №63 «Расчеты по претензиям», и кредит счета №60 и отражаются в журнале-ордере №6 и ведомости №7.

Услуги поставщиков (газ, вода, сжатый воздух) учитываются в журнале-ордере №6. По окончании месяца показатели журналов-ордеров суммируются для получения оборотов по счету №60 и переноса их в главную книгу.

VII. Учет движения материалов в бухгалтерии.

Бухгалтерия осуществляет только денежный учет движения товарно-материальных ценностей, используя для этого ведомость №10 «Движение материальных ценностей» (в денежном выражении). Основанием для заполнения ведомости №10 служат реестры складов или накопительные ведомости . в ведомости №10 приводятся две справки: справка №1 «Слагаемые фактической себестоимости, поступивших материальных ценностей» и справка №2 «Стоимость поступивших материалов по учетным ценам». Обязательным дополнением к ведомости №10 является ведомость №11 «Движение материальных ценностей (по уч. ценам) по цеховым складам или по цехам на производстве, не имеющих складов».