На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Ниже приведен пример ведения кассовой книги.

Кассовая книга (в рублях)

Касса за 06 марта 2001 г.

Номер От кого получено Корреспондирующий

документа или кому выдано счет Приход Расход

---------------------------------------------------------------------

Остаток на начало дня 1000

---------------------------------------------------------------------

100 От банка по чеку 51 50000

№181

Иванову С.А. - на

125 командировочные 71 3000

расходы

---------------------------------------------------------------------

Итого за день 51000 3000

---------------------------------------------------------------------

Остаток на конец дня 48000

---------------------------------------------------------------------

Кассир Сергеева

Проверил и принял документы в количестве одного приходного и одного расходного .

Бухгалтер Тимофеева

Учет кассовых операций ведется на счете "Касса", который в соответствии с рабочим планом счетов малого предприятия бухгалтерского учета" - " Счета бухгалтерского учета" ) имеет номер 50.

Счет 50 "Касса" является активным , то есть увеличивается по дебету. Его структура выглядит следующим образом:

Счет 50

Дебет (Дт) Кредит (Кт)

1. Сальдо - остаток денег на начало дня

2. Поступление денег в кассу

3. Выдача денег из кассы

4. Сальдо - остаток на конец дня (1+2-3)

Например, операции, записанные во фрагменте кассовой книги, приведенном выше, отражаются на счете "Касса" следующим образом:

Счет 50

Дебет (Дт) Кредит (Кт)

Сальдо 1000

50000

3000

Сальдо 48000

При ведении бухгалтерского учета используется метод, именуемый двойной записью : сумма хозяйственной операции записывается дважды - в дебет одного счета и в кредит другого счета (счета-корреспондента).

Допустим,поступил очередной платеж за аренду склада Вашего предприятия индивидуальным предпринимателем в размере 12000 рублей. Для отражения этой операции данная сумма записывается в дебет счета 50 "Касса" и в кредит корреспондирующего счета 46 "Реализация продукции (работ, услуг)" либо 80 "Прибыли и убытки":

Счет 46 или 80 Счет 50

Дт Кт Дт Кт

12000 12000

Ежемесячно должна производиться ревизия кассы с участием

бухгалтера, и при инвентаризации выявленные излишки наличных денег в кассе перечисляются в бюджет. При этом делается запись

Дт 50 Кт 68

(излишки - это (расчеты с

поступление) бюджетом)

Дт 68 Кт 51 при перечислении денег в

бюджет

Выявленные недостачи подлежат взысканию с материально ответственного лица - кассира и отражаются :

Дт 84 Кт 50 до установления причины

недостачи

После того, как виновник установлен (например, по вине кассира)

Дт 72 Кт 84

(возмещение материального

ущерба)

При возмещении недостачи кассиром

Дт 50 Кт 72

(Дт 70 Кт 72)

удержание из заработной платы

Поступление денег в кассу оформляется приходными кассовыми ордерами, которые обязательно подписывается Главным бухгалтером и кассиром.

Выдача денег из кассы оформляется расходным ордером, на котором стоит подпись руководителя и приказ Главному бухгалтеру на выдачу денег.

Бухгалтер любой организации в процессе своей деятельности должен четко соблюдать установленный порядок ведения кассовых операций. За нарушение этого порядка к нарушителям и к организации могут быть применены меры финансовой и даже уголовной ответственности

Каждое предприятие должно организовать работу своей кассы в соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации,утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40.

Наиболее распространенные нарушения

Однако, бухгалтеры предприятий и организаций зачастую нарушают этот порядок.

- нет приказа о назначении кассира;

- не заключен договор с кассиром о его полной материальной ответственности;

- отсутствуют приказы о проведении ревизий кассы или неправильно оформлены

результаты таких ревизий;

- не ведется журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

- штамп -оплачено не ставится на документах, прилагаемых к кассовым ордерам;

- кассовая книга не пронумерована, не прошнурована и не опечатана сургучной или мастичной печатью;

- количество листов в кассовой книге не заверено подписями руководителя и главного бухгалтера организации;

- на предприятии ведется несколько кассовых книг;

- в расходных и приходных кассовых ордерах есть подчистки и исправления;

- исправления в регистрах бухгалтерского учета (кассовой книге, отчете

кассира и т. д.) не заверяются подписями.

При проверках инспекторов налоговых органов выявлены наиболее часто встречающиеся нарушения: