После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, ис­ключающая возможность ее повторного использования.

Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:

• корректурным способом: ошибочно сделанная запись аккуратно за­черкивается, делается правильная запись и подписывается бухгал­тером с указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм;

• способом дополнительной проводки: дополнительная проводка со­ставляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием. При мемориально-ордерной форме учета для дополнительных проводок составляется мемориаль­ный ордер. Этот способ применяется в том случае, когда ошибка по­вторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после под­счета итогов;

• способом "красное сторно": в случае, если операция записана в боль­шей сумме, чем следовало, или по счетам разнесена ошибочная бух­галтерская запись, то при подсчете итогов излишне записанная сумма вычитается;

• способом обратной проводки: для исправления проводки (как прави­ло, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией.

1.4. Хранение бухгалтерских документов

1.4.1. Порядок хранения бухгалтерских документов

В соответствии со ст. 17 Закона РФ № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бух­галтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавли­ваемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В связи с этим на предприятии должен быть соз­дан архив и назначен работник, ответственный за его сохранность.

Перечень документов, в отношении которых установлены постоян­ные и временные сроки хранения, регламентирован "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.96.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисле­ние срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начи­нается с 1 января 2000 г.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, сче­тов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отче­тов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, реги­стров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под от­ветственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохран­ность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, отно­сящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной пла­ты должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов -75 лет.

Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хра­нятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год.

Документы, срок хранения которых определен Перечнем "постоянно", подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие го­сударственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ СССР.

В случае прекращения деятельности организации документы, связан­ные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сда­че в государственные архивы.

Организации, от которых документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела, практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли.

На крупных предприятиях целесообразна разработка и утверждение специального внутреннего (локального) акта - Положения о порядке хране­ния документации.

В Положении о порядке хранения документации определяются с уче­том конкретных условий деятельности организации: виды документов, под­лежащих обязательному хранению; структурные подразделения, обеспечи­вающие хранение документов; порядок поступления документов на, хранение; сроки хранения документов (если они не определены в норматив­ных актах); порядок учета и регистрации поступающих на хранение докумен­тов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех сведений, что являются открыты­ми); порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними и др.

Федеральная архивная служба России (Росархив) в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 28.12.98 № 1562 "Об утверждении положения о федеральной архивной службе России" (п.6, п.п. 15) проверяет выполнение организациями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства в области архивного дела, обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных фондов и организации документов в делопроизводстве.

В соответствии с Основами законодательства РФ от 07.07ю93 №5341-1 «Об Архивном фонде РФ и архивах» должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством РФ и республик в составе РФ ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах.

1.5. Учетная политика предприятия в области документооборота

Бухгалтерский учет предприятия строится на основе его учетной политики. Выполнение задач, стоящих перед бухгалтерским учетом, непосредственно затрагивает организацию документооборота, являющегося элементом учетной политики. В соответствии с п.3 ст.6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.