Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табель­щики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бух­галтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относя­щиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделе­ния предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

1.1. Составление и оформление первичных документов

1.1.1. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приве­дены в ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О бухгалтерском учете".

• Первичный учетный документ должен быть составлен в момент со­вершения операции, а если это не представляется возможным - непо­средственно после ее окончания.

• Первичные учетные документы принимаются к учету, если они со­ставлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если специфика деятельности организации предполагает создание соб­ственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбо­мах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обяза­тельные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном вы­ражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяй­ственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной тех­ники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены допол­нительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утвер­ждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

• Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пи­шущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспе­чивающими сохранность этих записей в течение времени, установ­ленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

• Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским спосо­бом).

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание до­кументов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтер­ском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных докумен­тов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бух­галтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денеж­ными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кре­дитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчет­ность.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на ма­шинном носителе.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета рекви­зиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первич­ных документов, могут быть заменены паролем или другим способом автори­зации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствую­щего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.

В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд или проку­ратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких доку­ментов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести слу­чай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первич­ными документами.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операци­ям, которые противоречат законодательству и установленному порядку при­емки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бух­галтеру предприятия для принятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:

• при ручной обработке - дату записи в учетный регистр;

• при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контро­лера, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ор­дерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).