3.2. Учет денежных средств в кассе.

К кассовым относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия.

Для ведения кассовых операций на предприятии ООО “ТЭД-Медик” предусмотрена должность кассира . Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей .

На предприятии приняты необходимые меры для обеспечения сохранности денежных средств в кассе . Для кассы выделено отдельное помещение с сейфом который по окончанию работы кассир закрывает ключом и опечатывает сургучной печатью .

Поступающие в кассу предприятия с расчетного счета, от покупателей и др. наличные деньги , оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. Ко-3 или КО-3а ). ( прил. 2). Приходный кассовый ордер передается непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его заполнения , наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимаются только в день их составления.

При приемке наличных денег кассир руководствуется документом “Признаки и правила определения платежеспособности банковских билетов (банкнот) и монет банка России” Этим документом определены : признаки платежеспособности , допустимые повреждения платежеспособных банкнот, порядок обмена банкнот .

Оформление и выдача наличных денег из кассы происходит на основании расходных кассовых ордеров (ф.КО-2 ) (прил. 3 ) или других документов (платежных ведомостей , заявлений на выдачу денег, счетов),на которых ставят специальный штамп ,заменяющий расходный кассовый ордер .Все документы на выдачу денег подписываются руководителем предприятия или главным бухгалтером. На предприятии “ТЭТ- Медико” расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии , регистрируется в журнале регистраций приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения .

При выдаче денег отдельному лицу кассир записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, удостоверяющего личность, кем , когда он выдан и отбирает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу , выписанному на несколько лиц . Лицам , не состоящим в списочном составе предприятия, деньги выдаются только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров .

На предприятии “ТЭД-Медик “ деньги из кассы выдаются только лицам, указанным в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе (ведомости и др.) При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию , имя и отчество получателя и лица , которому поручено получение денег, а в ведомости , перед распиской получателя, кассир делает надпись “По доверенности “. Оформленная доверенность остается у кассира , он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Заработную плату ,пособия по временной нетрудоспособности , премии, кассир выплачивает по платежным ведомостям. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера , с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью ).

По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги , делает пометку от руки “Депонировано”, затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанный по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер .

Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок , а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег , предприятие сдает в банк . Кассир выписывает объявление на взнос наличных денег , в котором указывает источник образования вносимых средств . Банк выдает кассиру квитанцию на принятые суммы , которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера .

Кассовые ордера четко заполняются по всем реквизитам. В них указываются основания для их составления и перечисляются документы , которые к ним прилагаются . Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи денег подписывает кассир , а приложенные к ним документы погашаются надписью “Оплачено” - с обязательным указанием даты (числа, месяца, года) , чтобы исключить их повторного использования . Если при заполнении кассового ордера была допущена ошибка , то его оформляют заново.

После получения или выдачи денег по каждому ордеру кассир делает записи в кассовой книге (ф. КО-4), которая предназначена для учета движения наличных денег. Предприятие ведет кассовую книгу ,которая пронумерована , прошнурована и опечатана мастичной печатью. На последней странице кассовой книге указывается количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера . Записи в кассовой книги делаются в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги (обороты ) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда не списанную в расход . Второй отрывной лист ( отчет кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге

На предприятии “ТЭД-Медик” бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов ; соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов ; подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня . Обязательно должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в банк по расчетному счету После проверке кассового отчета , в специальной его графе, проставляют номера корреспондирующих счетов.

На предприятии проводятся ревизии кассы с полным полистным пересчетом денег и других ценностей , находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия.

Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия ,назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег , находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности , ценные бумаги , бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом ф. Инв.-15 . В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии .

Если установлена недостача или излишек денег , кассир представляет комиссии письменное объяснение.