После получения товара на склад, оприходованием товара на склад занимается контролер по складу. Он определяет фактическое соответствие товара полученным сопровождающим товар документом, при необходимости составляет акты на недовоз или испорченный товар и передает всю эту документацию менеджеру по продажам. Менеджер по продажам, совместно с менеджером по финансам, занимается ценообразованием на полученный товар, вводят в компьютер в меню “Накладные - приход” информацию о приходе товара на склад по наименованию поставщика и артикулу товара, и на основании введенных данных формируется файл прайс-лист, где для покупателя обнародуется информация о наличии и ценах на весь перечень имеющихся на складе товаров, а для работников торгового отдела содержится информация о наличии товара, его стоимости, товарных остатках на начало дня в разрезе по производителям товара, его наименованиям и артикулам, приход и расход товара за текущий день, итоги по движению товара за день на момент обращения за этой информацией.

После проверки контролером по складу правильности внесения прихода товара на склад в прайс - лист, начинается продажа товара торговым отделом, путем составления в меню “Накладные - продажа” расходных накладных о продаже товара покупателям. При распечатывании набранной в меню “Накладные - продажа” накладной (прил. 11 ), которая тиражируется в трех экземплярах, из которых по первому , с оттиском “Отпуск разрешен”, покупателю выдают продукцию на складе, причем, на данном экземпляре накладной обязательно стоят подписи ответственных за движение товаров лиц, тех кто разрешил отпуск товара, то есть, подпись того лица, кто непосредственно выписывал эту накладную; - подпись кладовщика непосредственно выдавшего товар покупателю и подпись покупателя в получении товара по данной накладной, ее данные автоматически вычитаются из файла прайс-лист, таким образом информация в файле прайс-лист обновляется, после выдачи по выписанной накладной товара со склада, данные складского учета и торгового отдела (бухгалтерского учета) становятся идентичными.

Оттиск “Отпуск разрешен” ставится на накладной менеджером по продажам лишь в двух случаях: первый - если товар по данной накладной уже оплачен, о чем говорит запись в личном листке покупателя (файл), который заводится на всех покупателей, в нем содержится информация о проданных каждому конкретному покупателю товарах отдельно по каждой выписанной на него накладной и их оплате, что позволяет иметь накопительный итог по отгрузке и задолженности каждого покупателя, а также его историю продаж, что в свою очередь, открывает возможности для более широкого анализа возможного сбыта товаров в обозримом будущем данным клиентом. Платежи вносятся менеджером по продажам в личный листок после предоставления ему информации об оплате товаров наличными через кассу предприятия, тогда первый экземпляр накладной дополнительно гасится кассиром штампом “Оплачено наличными” и покупателю выдается корешок приходного кассового ордера (прил. 2), либо при оплате по безналичному расчету, информацию о платежах менеджеру по продажам представляет главный бухгалтер после получения в банке платежных документов: выписки и платежного поручения (прил. 6); второй - если товар по накладной отдается покупателю с отсрочкой платежа по договоренности покупателя с менеджером по продажам с разрешения менеджера по финансам. Надо добавить, что задолженность в файле личный-листок образуется также автоматически при распечатывании накладной, уменьшение задолженности производится менеджером по продажам вручную.

Второй экземпляр накладной с вышеуказанными подписями, но без оттисков, остается у покупателя для оприходования купленного товара, а третий экземпляр остается в торговом отделе для ежевечерней сверки продаж товаров за день.

Контролер по складу оперативно проверяет фактическое соответствие движения товаров на складе документообороту, сопоставляя соответствующие документы: Приходные и расходные накладные с отчетами торгового отдела, причем первый и второй экземпляры расходных накладных также сравниваются между собой. Об обнаруженных расхождениях контролер сразу докладывает менеджеру по продажам, который, совместно с главным бухгалтером разрешает данные вопросы, при необходимости, к решению таких вопросов могут привлекаться как менеджер по продажам, так и директор предприятия.

3. Организационное обеспечение учета денежных средств на предприятии ООО “ТЭД-Медик”

3.1. Учет денежных средств на счетах в банке.

Фирма ООО “ТЭТ - Медико” имеет расчетный счет для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций в Восточном филиале АКБ “Югбанк”.

Для осуществления движения денежных средств по расчетному счету ООО “ТЭД-Медик” использует следующие документы:

денежный чек - представляет собой распоряжение предприятия банку выдать указанную в нем сумму наличных денег с его расчетного счета. Предприятие получило чековую книжку в обслуживающем его Восточном филиале АКБ “Югбанка”. Чек заполняется от руки чернилами или шариковой ручкой. В нем указывают сумму, дату выдачи, наименование получателя, а также сведения о назначении полученных сумм (на оплату труда, на хозяйственные, представительские или командировочные расходы и т.д.)

На ООО “ТЭД-Медик” чеки подписывают директор предприятия и главный экономист или главный бухгалтер, и скрепляют печатью предприятия. Какие-либо исправления, хотя и оговоренные, в чеках не допускаются. Банк выдает деньги по чеку после проверки подлинности подписей и печати, т.е. их соответствие образцам.

объявление на взнос денег наличными- это письменное распоряжение владельца счета банку зачислить на расчетный счет наличные деньги, сдаваемые из кассы (выручка и другое). В нем проставляются номер расчетного счета, сумма взноса и дата. Объявление заполняют в одном экземпляре, в нем обязательно указывают источник вносимых денег (выручка, депонированная заработная плата и др.). На принятые суммы банк выдает кассиру квитанцию, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера и списание денежных средств в кассе;

платежное поручение- письменное распоряжение владельца счета банку на перечисление средств с его расчетного счета на счет получателя денег.

Документооборот при расчете платежными - поручениями можно представить в виде следующей схемы ,рисунок 3.1.