§ Организация работы по созданию банка информационных данных;

§ Координация и анализ состояния работы с потребителями услуг;

§ Подготовка материалов к различным мероприятиям.

Анализируя деятельность различных подразделений, отдел:

§ рекомендует изменения в работе служб;

§ осуществляет сбор и обработку информации по основным направлениям деятельности компании;

§ проводит работу по составлению банка информационных материалов в области экономических связей, для их использования в деятельности различных подразделений;

§ осуществляет анализ туристических услуг по направлениям представляющих практический интерес в области туризма и отдыха.

Отдел информации должен вести работу по составлению банка информационных материалов для их практического использования в деятельности различных подразделений компании.

Специальная информация запрашивается подразделениями и распределяется по структурным подразделениям предприятия. Информация, предназначенная для широкого использования предлагается клиентам бесплатно либо на коммерческой основе.

В туристическом бизнесе приняты следующие формы информационных материалов, например, общая информация о городе, его достопримечательностях, курортно-санаторных учреждениях, рынке недвижимости и т.д.

Структура управления информационным отделом Web-узла должна выглядеть так, как представлено на рисунке 5:

Информационный отдел должен будет тесно взаимодействовать с планово-экономическим отделом, отделом маркетинга, и другими службами компании.

4.2. Функции Web-узла

Создаваемый Web-узел должен явится основой функционирования компании и осуществлять весь внутренний документооборот, принимать заказы на предлагаемые туристические туры, осуществлять электронные платежи, но также должен выполнять и информационную функцию для всех потенциальных клиентов (посетителей).

Информацию, размещаемую на Web-узле, условно можно разделить на две части: это общая рекламная информация о зонах отдыха, позволяющая потенциальным клиентам получить информацию о городах в целом, их расположении, видах городов, транспорте, достоверных погодных условиях, безопасности отдыха, и специальная справочная информация о предлагаемых гостиничных комплексах.

Общая информация о зоне отдыха будет включает в себя:

§ ежедневная сводка погоды в (температура воздуха, воды в имеющимся водоеме);

§ приветствие-обращение Администрации зоны отдыха к гостям курорта (с гарантиями безопасности отдыха);

§ карта зоны отдыха с нанесенными на нее основными объектами (вокзалы, гостиницы, санатории, рынки);

§ виды городов;

§ музеи, выставочные и концертные залы;

§ экскурсионные маршруты;

§ культурная программа на период отдыха;

§ проводимые конференции, симпозиумы, ярмарки;

§ транспорт (расписание движения поездов, самолетов, автобусов от ж/д и аэровокзалов).

Специальная справочная информация о гостиницах:

§ местонахождение гостиницы, санатория, дома отдыха;

§ внешний вид объекта отдыха, его территории и пляжей;

§ перечень услуг, предоставляемых тем или иным объектом отдыха;

§ внутренний вид номера (интерьер);

§ стоимость проживания и лечения;

§ наличие свободных мест.

Помимо информационной составляющей Web-узел будет позволять любому посетителю стать клиентом компании, разместив свою заявку на понравившийся тур или любую составляющую тура. При этом для турагентств будет предоставлена возможность формирования пакетов туров по их желанию. Т.е. вся та работа, что раньше проводилась только при личном присутствии клиента в офисе компании будет осуществляться через Web-узел, включая электронные платежи, посредством кредитных карт.

Вся информация на Web-страницах будет оформлена в формате HTML (гипертекстовый язык описания документов) и содержать как графическую (изображения формата GIF с 256 цветами), так и текстовую информацию.

Все страницы будут иметь исполненный со вкусом, художественно привлекательный и в то же время строгий дизайн, что очень важно для имиджа Web-узла.

4.3. Затраты на создание и функционирование Web-узла

На основании исследований, проведенных маркетинговым отделом компании, планируется увеличение реализации услуг компании за счет привлечения новых клиентов в результате создания Web-узла. Планируемое увеличение объема реализации услуг представлено в таблице 2, при этом сделкой считается продажа любого элемента предлагаемого тура.

Таблица 2. Прогнозируемое изменение показателей.

Финансирование деятельности отдела информации компании ЗАО «Богемия Сервис» будет осуществляется на плановой основе. Отдел информации организует работы по определению экономических нормативов деятельности по информационному обеспечению. Поскольку данный отдел информации является структурным подразделением предприятия, то все затраты связанные с его организацией и функционированием будут отражаться в расходных статьях баланса данной компании, а следовательно в перечне услуг оказываемых компанией. В перечне услуг будут включаться и услуги оказываемые отделом информации, следовательно, произведенные единовременные затраты на организацию и оснащение отдела в течение некоторого времени будут возмещены, и в дальнейшем работа отдела будет вносит общий вклад в достижение максимальной прибыли.

Однако, реализация данного проекта требует определенных капиталовложений, поэтому для рассмотрения эффективности данного проекта в дальнейшем, сейчас необходимо провести детальный анализ затрат на его реализацию. Для этого можно разделить все затраты на единовременные капиталовложения, связанные с предпроектной подготовкой, и текущие затраты, обеспечивающие работу данного проекта. Необходимые единовременные инвестиции приведены в таблице 3.