Предположим, Вы решили позвонить всем Вашим клиентам и сообщить им о презентации новых товаров. Номера телефонов находятся в одном из столбцов таблицы, содержащей всю информацию о Ваших клиентах — адреса и т.д. В данном случае Вам не требуется вся эта информация. Достаточно названия фирмы, имени представителя и номера телефона, то есть Вам нужны только три столбца. Рассмотрим создание такого запроса.

Вся необходимая информация находится в таблице Клиенты базы данных Борей. Поэтому для создания запроса выполните следующие действия: 1. В окне базы данных перейдите на вкладку “Запросы” и нажмите кнопку Создать. 2. Откроется окно диалога “Добавление таблицы”, в котором выберите таблицу Клиенты и нажмите кнопку Добавить. Закройте окно диалога. 3. На экране открывается окно конструктора запросов, схема данных которого содержит всего одну таблицу Клиенты, а бланк запроса пуст. Добавление полей в бланк запроса Для выбора полей, которые должны присутствовать в результирующей таблице, Вам необходимо отобразить их в бланке запроса. В MS Access существует два варианта выбора полей результирующей таблицы. Вы можете воспользоваться наиболее приемлемым с Вашей точки зрения: 1. Для добавления в таблицу отдельных полей Вы можете выбрать поле таблицы на схеме данных и дважды нажать кнопку мыши. Выбранное поле будет вставлено в следующий доступный столбец в строке Поле бланка запроса. В строке Имя таблицы сразу же появится имя таблицы, а позиция Вывод на экран будет помечена. 2. В MS Access широко используется механизм перенести-и-оставить (drag-and-drop). Для использования этого механизма при выборе полей перейдите в таблицу в схеме данных, из которой Вам надо выбрать поля. Выделите поля, которые Вы собираетесь отобразить в запросе, нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, перенесите выбранные поля в бланк запроса. Изменение порядка полей Порядок полей в бланке запроса определяет порядок появления их в результирующей таблице. Для того чтобы изменить расположение поля в этом списке, выполните следующие действия: 1. Установите указатель мыши на область выбора столбца, который располагается прямо над названием поля. Когда указатель изменит вид на стрелку, нажмите кнопку, чтобы выделить столбец. 2. Нажмите и удерживайте кнопку мыши в этом положении. На конце указателя появится прямоугольник. 3. Перемещайте столбец в требуемом направлении. Толстая вертикальная линия покажет его текущее положение. 4. Отпустите кнопку, когда толстая вертикальная линия окажется в требуемом месте. Поле будет перемещено в новое место. Перемещение столбца бланка запроса. Иногда не сразу удается выделить столбец для его перемещения. Убедитесь в том, что Вы нажимаете область выбора столбца (маленький прямоугольник, который находится прямо над названием поля). Это единственное место, за которое Вы можете захватить столбец для переноса. Для переноса поля в бланк запроса дважды нажмите мышью на названии поля Сохранение запроса Созданный запрос можно использовать в дальнейшем. Для этого Вы должны присвоить ему имя и сохранить его. Сохранение запроса осуществляется командой Файл/Сохранить как экспорт, который откроет окно диалога ввода имени запроса.MS ACCESS по умолчанию предложит имя запроса и поля ввода, но лучше подобрать, что-нибудь более значимое. Для создания самого простого отчета в MS Access достаточно выполнитьвсеголишь несколько действий: 1. Откройте окно базы данных. 2. В окне базы данных перейдите на вкладку “Отчеты”. 3. Установите указатель на таблицу, для которой хотите создать отчет. ЗАКЛЮЧЕНИЕ СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты. К сожалению, встроенная система помощи недостаточно понятно объясняет начинающему пользователю порядок работы, поэтому возникает необходимость в пособии, в качестве которого в данном случае использовалась книга известного автора Алексея Гончарова “Microsoft Access 7.0 в примерах”. – СПб: Питер, 1997. – 256 с.