Наименование поля используется для ссылки на данные таблицы. Для определения типа хранимых данных используется тип данных. Тип данных поля вводится в поле ввода столбца Тип данных. В MS Access допустимыми являются данные следующих типов:

1. Текстовый; 2. Числовой; 3. Денежный; 4. Счетчик; 5. Даты/времени; 6. Логический; 7. Поле MEMO: 8. Поле объекта OLE; 9. Мастер подстановок. Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе “Свойства поля” окна конструктора.

Свойство Назначение Размер поля Задает максимальное число символов для ввода в данное поле Новые значения Определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей Формат поля Задает формат вывода значений данного поля Число десятичных знаков Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел Маска ввода Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле Текстовые поля

Замечание: При вводе имени поля по умолчанию MS Access присваивает ему текстовый тип данных с шириной поля, равной 50. Текстовые поля могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Максимальная ширина поля составляет 255 символов. Для изменения ширины поля нужно в строке Размер поля раздела “Свойства поля” задать число, определяющее ширину поля (от 1 до 255). Например, если Вы зададите ширину поля равной 25, то это означает, что в такое поле не могут быть введены значения, длина которых превышает 25 символов. Числовые поля Познакомившись с текстовыми полями, Вы знаете, что в качестве допустимых символов этот тип поля может содержать цифры. В связи с этим возникает вопрос, с какой целью вводится числовой тип полей? В качестве основных аргументов по использованию числовых полей приведем следующие соображения: 1. При вводе данных числового типа автоматически производится проверка данных. Если данные содержат текстовые или специальные символы, MS Access выдаст предупреждение и ошибочные данные не будут введены. 2. Только над числовыми полями возможно выполнение математических операций. Прежде, чем установить размер поля, подумайте, какие значения Вы будете хранить в нем. Выбрав оптимальное значение, Вы сэкономите место для хранения данных. Для указания количества десятичных знаков используется свойство поля Число десятичных знаков. Оно может принимать значение от 0 до 15. Атрибут Авто данного свойства служит для автоматической установки количества знаков после запятой. Используя значение свойства Размер поля, можно установить следующий формат для полей числового типа:

Значение Описание Дробная часть Размер Байт Числа от 0 до 255 (без дробной части) Отсутствует 1 байт Целое Числа от -32768 до 32767 (без дробной части) Отсутствует 2 байта Длинное целое Значение по умолчанию. Числа от –2147483648 до 2147483647 (без дробной части) Отсутствует 4 байта С плавающей запятой (4 байт) Числа от –3.402823Y10-38 до 3.402823Y10+38 7 4 байта С плавающей точкой (8 байт) От -1.79769313486232Y10-308 до 1.79769313486232Y10+308 15 8 байт Код репликации Уникальный глобальный идентификатор (GUID) Не определено 16 байт

Поля типа Счетчик Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой; записи в таблицу. Их значения являются уникальными, последовательно возрастающими на 1 при добавлении каждой новой записи или могут быть любыми случайными числами Такие поля позволяют проводить автоматическую перенумерацию данных вне зависимости от того, в какое место таблицы вставляются данные, что бывает очень удобно при ведении различных кодификаторов, ключей и упорядоченных массивов данных, так как создает условия для применения алгоритмов быстрой сортировки и поиска данных. Поля дат/времени Использование для хранения дат и времени полей, в которых данные представлены в специальном формате, предоставляет Вам ряд дополнительных преимуществ: 1. MS Access позволяет вводить и отображать даты в нескольких форматах. Конкретный вариант отображения даты/времени устанавливается в свойстве Формат поля окна конструктора таблиц. При хранении данных эти форматы автоматически преобразуются во внутреннее представление данных. 2. При вводе дат MS Access осуществляет проверку формата данных и допускает ввод только правильных дат. В поле данного типа может содержаться любая дата и любое время: от 1 января 100 г. до 31 декабря 9999 г. Данные этого типа занимают 8 байт. Логические поля Логические поля используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений. Свойство Формат поля логического поля позволяет использовать специальные форматы или один из трех встроенных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл. При этом значения Истина, Да и Вкл эквивалентны логическому значению True, а значения Ложь, Нет и Выкл эквивалентны логическому значению False. Если Вы выберете встроенный формат, а затем будете вводить эквивалентное логическое значение, то введенное значение будет отображаться в выбранном формате. Например, если значение True или Вкл вводится в элемент управления типа Поле, для которого в свойстве Формат поля указано Да/Нет, то введенное значение тут же преобразуется в Да. При создании специального формата удалите текущее значение из свойства Формат и введите свой собственный формат. Текстовые поля произвольной длины Текстовые поля произвольной длины (поля MEMO) могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля. Отличие между этими полями заключается в том, что длина полей типа MEMO может быть очень велика по сравнению с размером текстовых полей. Поля объекта OLE MS Access позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу MS Excel, документ MS Word, рисунок звукозапись). Для этих целей служит тип данных Поле объекта OLE. Фактический объем данных, который Вы можете ввести в поле данного типа, определяется объемом жесткого диска Вашего компьютера (до 1 Гигабайта). Тип данных мастер подстановок Выбор этого типа данных запускает мастер подстановок, который создает поле, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Размер данного поля совпадает с размером ключевого поля, используемого в качестве подстановки (обычно, 4 байта). Создание структуры таблицы После того как мы рассмотрели типы данных в Access и отдельные свойства полей таблицы, можно приступить к созданию структуры таблицы. Создание структуры таблицы рассмотрим на примере создания таблицы Заказы базы данных Борей, поставляемой вместе с Access. Данная таблица уже имеется в базе данных Борей, но рассмотрение процесса создания этой таблицы будет весьма полезным. Для того, чтобы не нарушить структуру базы данных Борей, предварительно, создайте учебную базу данных и откройте ее окно. 1. В окне конструктора таблицы в столбце Имя поля введите КодЗаказа. 2. Нажмите клавишу Tab или Enter, чтобы перейти в столбец Тип данных. При этом обратите внимание, что в нижней части окна диалога появляется ин­формация в разделе “Свойства поля”. 3. В столбце Тип данных появилось значение Текстовый. Нажмите на кнопку раскрытия списка в правой части прямоугольника, и Вы увидите список, содержащий все типы данных. Из этого списка с помощью мыши или клавишами вверх ивниз выберите значение Счетчик и нажмите на клавишу Tabдля перехода в столбец Описание. Столбец Описание представляет собой пояснение, которое Вы даете своим полям. Когда Вы в будущем будете работать с данной таблицей, это описание будет появляться в нижней части экрана MS Access всякий раз, когда Вы окажетесь в поле КодЗаказа, и напомнит Вам назначение данного поля. 4. Введите поясняющий текст в столбец Описание и нажмите клавишу Tab или Enter, чтобы перейти к вводу информации о следующем поле. 5. Аналогичным образом введите описание всех полей таблицы. 6. Завершив ввод структуры таблицы, сохраните ее, выполнив командуФайл/Сохранить. Создание таблицы в режиме таблицы Мы рассмотрели два способа создания таблиц, теперь переходим к третьему. Каждый из способов имеет свои преимущества и недостатки. Но мы уверены, что этот способ создания таблицы поразит Вас своей простотой, наглядностью и очень понравится. Не зря он расположен первым в списке методов создания таблиц окна диалога “Новая таблица”. Вы, вероятно, им чаще всего и будете пользоваться. Ниже приведена последовательность действий, которую Вам предстоит выполнить: 1. Перейдите на вкладку “Таблицы” окна базы данных и нажмите кнопку Создать. 2. В окне диалога “Новая таблица” выберите из списка вариантов значение Режим таблицы и нажмите кнопку ОК. В результате выполнения этих действий откроется окно диалога “Таблица”, содержащее созданную по умолчанию таблицу. Эта таблица содержит 20 столбцов и 30 строк, и этого вполне достаточно для начала. После сохранения этой таблицы Вы, конечно, можете добавить столько строк и столбцов, сколько Вам понадобится. 3. Наименования полей таблицы определены по умолчанию, но вряд ли они удовлетворяют Вашим требованиям. MS Access позволяет очень просто присвоить полям новые имена. Для этого нажмите дважды кнопкой мыши на область выбора первого поля (заголовок которого содержит Поле 1). Имя поля выделяется и появляется мигающий курсор. Введите имя первого поля и нажмите клавишу Tab. Аналогично введите остальные имена полей вашей таблицы в следующих столбцах. 4. Теперь заполните несколько строк Вашей таблицы, вводя информацию в том виде, в каком она будет вводиться и в будущем. Старайтесь записывать все в одном стиле (например, если первую дату Вы записали 10/14/96, то не пишите следующую в виде Ноябрь 3, 1996). Если MS Access установит неправильный тип данных, Вы сможете его изменить, но лучше вводить все правильно сразу. 5. Сохраните таблицу, выполнив команду Файл/Сохранить макет или нажав кнопку Сохранить на панели инструментов. В открывшемся окне диалога “Сохранение” присвойте таблице имя и нажмите кнопку ОК. 6. На запрос о необходимости создания для таблицы первичного ключа нажмите кнопку Да, и MS Access создаст таблицу, удалив лишние строки и столбцы. 7. Теперь убедитесь, что Access выбрал для каждого поля правильные типы данных. Для этого перейдите в окно конструктора таблицы, выполнив команду Вид/Конструктор таблиц. Если Вас что-то не устраивает в структуре таблицы, внесите необходимые изменения. Создание вашей таблицы завершено. Не правда ли, довольно быстро? ВЫБОРКА ДАННЫХ В предыдущей главе мы рассмотрели использование фильтров, а в этой главе рассмотрим более мощное средство выборки данных — запросы. На практике часто требуется выбрать из исходной таблицы часть записей, удовлетворяющих определенным критериям, и упорядочить выборку. Критерии могут определяться сочетанием ряда условий. Например, Вам необходимо выбрать записи о поставщиках определенного товара из Минска и упорядочить их в алфавитном порядке по наименованию фирм. Для решения таких задач предназначены мастера запросов и конструктор запросов, при помощи которых Вы сможете: · Формировать сложные критерии для выбора записей из одной или нескольких таблиц; · Указать поля, отображаемые для выбранных записей; · Выполнять вычисления с использованием выбранных данных. Что такое “Запрос по образцу” Ранее нами были рассмотрены общие положения, относящиеся к базам данных, где мы отмечали, что одним из основных назначений баз данных является быстрый поиск информации и получение ответов на разнообразные вопросы. Вопросы, формулируемые по отношению к базе данных, называются запросами. В MS Access для формирования запросов используется конструктор запросов и инструкция SELECT языка MS Access. Что же такое “Запрос по образцу”? Запрос по образцу — это интерактивное средство для выбора данных из одной или нескольких таблиц. При формировании запроса Вам необходимо указать критерии выборки записей в исходной таблице. При этом вместо того, чтобы печатать предложения на специальном языке, Вы должны просто заполнить бланк запроса, который располагается в окне конструктора запросов. Метод формирования запроса путем заполнения бланка прост для изучения и понимания. Он способствует эффективному использованию возможностей MS Access пользователями, имеющими даже минимальный навык работы с приложением или не имеющими его вовсе. Для создания простейших запросов Вы можете использовать мастер запросов, который у Вас последовательно запрашивает наименования таблиц, используемых в запросе, перечень полей таблиц и некоторые дополнительные параметры. Для создания более сложных запросов Вам может понадобиться конструктор запросов, который является простым и наглядным средством создания достаточно сложных запросов. Создание запросов с помощью мастера Отличительной чертой MS Access является наличие многочисленных и разнообразных мастеров, которые помогают Вам при выполнении большинства действий, не требуя глубоких знаний в области баз данных. Запросы также могут создаваться с помощью мастера. Для создания запроса в окне базы данных перейдите на вкладку “Запросы” и нажмите кнопку Создать. Откроется окно диалога, в котором Вы можете выбрать опцию создания запроса с помощью конструктора запросов или один из мастеров создания запроса. Для знакомства с запросами выберем опцию Простой запрос. В этом случае Вам будет предложено указать список таблиц и их полей, и на основании этих данных будет создан запрос. Выберите опцию Простой запрос и нажмите кнопку ОК. Откроется окно мастера, в котором Вы можете выбрать требуемые Вам поля из одной или нескольких таблиц. Если Вы выбрали более одной таблицы, мастер автоматически связывает таблицы. Предположим, что нас интересует стоимость расходов на доставку по клиентам и типам доставки. Для получения такой информации выберите из таблицы Клиенты поле Название, из таблицы Заказы — поле Стоимость Доставки, а из таблицы Доставка — наименование Тип доставки . После выбора полей нажмите кнопку Далее и на экране появится следующее диалога мастера запросов, в котором Вам необходимо выбрать признак подробного или итогового запроса. Иллюстрация в левой части окна диалога показывает Вам различие между этими типами запросов. В данном случае нас интересует итоговое значение стоимости доставки, поэтому выберите опцию Итоговый и, нажав кнопку Итоги, определите, какие итоговые значения Вы собираетесь получить . Нажмите кнопку ОК для возврата в предыдущее окно мастера, в котором нажмите кнопку Далее для продолжения процесса формирования запроса. Вы перейдете в завершающее окно мастера. В верхней части окна конструктора запросов находится схема данных запроса. Эта схема очень сильно напоминает схему базы данных. В отличие от нее, данная схема содержит список таблиц, включенных в запрос, и отображает связи между ними. В нижней части окна располагается бланк запроса. Каждая строка этого бланка выполняет определенную функцию: · Поле. В этой строке помещаются те поля, которые Вы используете для создания запроса, каждое в своей ячейке таблицы. · Имя таблицы. Эта строка показывает Вам, из какой таблицы (или запроса) выбрано данное поле. · Сортировка. В этой строке Вы указываете тип сортировки информации, возвращаемой в запросе, по возрастанию (от А до Я, от большего к меньшему, от более раннего к более позднему и т.д.) или по убыванию (от Я к А и т.д.). · Вывод на экран. Если Вы хотите, чтобы MS Access показывал информацию, найденную в поле, пометьте эту ячейку, чтобы установить флажок просмотра поля. Если же поле используется только для задания условия выбора данных, которые возвращает Ваш запрос, оставьте его пустым. Например, если Вы ищете всех, кто живет в Москве и покупает рыбопродукты, поле Город в Вашем запросе используется для ограничения результатов выборки; однако Вы не хотите снова и снова смотреть на поля с именем этого города. Все, что Вы хотите видеть — это имена клиентов и наименования рыбопродуктов. · Условие отбора. Это наиболее важная часть бланка запроса. В этой строке (и в строке, расположенной ниже ее) Вы вводите ограничения поиска, задавая определенные условия, которые принято называть критерием поиска. Мы кратко рассмотрели окно конструктора запросов, а теперь начнем подробное изучение работы конструктора с создания простого запроса. Создание простого запроса