Записи без подчиненных (для поиска записей в одной таблице, которые не имеют подчиненных записей в другой таблице).

С помощью мастера можно создать также простые запросы и запросы на повторяющиеся записи. Рассмотрим, как это осуществляется.

1) создание простых запросов

Простым запросом является, например, запрос, выводящий только номера задач, формулировки, решения, ответы…

Это простой запрос, для которого удобнее использовать Мастер простых запросов. В данном мастере предусмотрено всего два шага:

· первый из которых позволяет выбрать таблицу и те поля, которые требуется отобразить;

· второй шаг предлагает присвоить запросу имя.

2) Создание запроса на повторяющиеся записи

Примером таких запросов может являться запрос, выводящий номера заданий, относящихся к одной теме. Для этого воспользуемся Мастером повторяющихся записей (относятся к одной теме).

Работа с ним состоит из следующих шагов:

§ 1 шаг – выбрать таблицу, по которой делается запрос;

§ 2 шаг – выбрать поле, по которому будет идти поиск повторяющихся значений (Тема);

§ 3 шаг – выбрать те поля, которые должны выводиться в запросе (Номер);

§ 4 шаг – ввести имя запроса (ОдинаковаяТема).

Создать запросы на выборкутакже можно в режиме конструктора

При этом:

§ во-первых, указываются нужные таблицы и поля (перетащив мышью поле);

§ во-вторых, описываются вычисляемые поля;

§ в-третьих, описываются групповые операции над записями (суммирование, подсчет количества и др.);

§ в-четвертых, указываются условия отбора.

Ø После запуска Конструктора появляется диалоговое окно;

Ø Добавить таблицу, которое позволяет выбрать таблицы, участвующие в запросе;

Ø В окне конструктора нужно указать те поля, выбранных таблиц, которые будет участвовать в запросе. Для этого необходимо перетащить из таблиц или выбрать их в строке Поле. В общем случае поля запроса наследуют свойства, заданные для соответствующих полей таблицы;

Ø Кроме того, если вам нужно отсортировать данные в каком либо порядке (но не обязательно), то в строке Сортировка, можно задать тип сортировки: по возрастанию, по убыванию, (по умолчанию тип сортировки не задается – [отсутствует]).

Добавление в запрос Параметра. Для этого в строке Условие отбора указывается: [Введите значение параметра]

Отчеты

Отчет – это зафиксированный на бумаге результат анализа и обработки данных, поэтому они не используются как средство ввода или редактирования данных. Отчеты Access – это оптимальное средство для подготовки данных к печати. Конечно, печать данных можно осуществить непосредственно из таблицы или формы, но лишь при помощи отчетов можно увидеть данные в том виде, в котором они будут выведены на лист бумаги посредством принтера.

· Как и другие объекты Access, отчеты можно создать при помощи Автоотчетов, Мастеров или Конструктора.

Создание автоотчетов

Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов:

· Ленточный автоотчет. Автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы. В верхней строке располагаются имена полей, а поля каждой записи расположены в строку.

· Автоотчет в столбец. Автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы в один столбец: слева имя поля, справа – его значение.

Чтобы создать Автоотчет, нужно:

· Выбрать пункт Отчеты.

· Щелкнуть по кнопке Создать.

· Выбрать вид автоотчета.

· Выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

Использование Мастера отчетов [22]

Мастер отчетов позволяет проконтролировать создание отчета более подробно. Чтобы создать отчет с помощью Мастера, нужно:

· На панели Отчеты щелкнуть по кнопке Создать и выбрать Мастер отчетов. В качестве источника данных выбрать таблицу или запрос.

· Первый шаг Мастера - выбор таблиц и полей, которые нужно включить в отчет (можно выбрать поля из разных таблиц или запросов).

· Второй шаг Мастера - выбор полей группировки. Отчеты становятся более понятными и структурированными, если данные в них организованы в группы. Группировка – это разделение всех записей по группам, где группа определяется по какому-либо полю. Здесь нужно выбрать одно или несколько полей, а затем можно определить вид группировки (кнопка Группировка).

· Третий шаг Мастера - выбор полей и порядка сортировки. Сортировка – упорядочивание записей по какому-либо полю.

· Четвертый шаг Мастера - выбор макета отчета из предложенного списка и выбор ориентации страницы отчета.

· Пятый шаг Мастера - выбор стиля отчета.

· Последний шаг Мастера - задание имени отчета.

Создание отчетов в режиме Конструктора

Конструктор отчетов предусматривает детальную проработку создания отчетов. Процесс создания отчета через Конструктор очень похож на создание форм с помощью Конструктора форм. Здесь тоже используется список полей и панель элементов управления. Операцию группировки можно осуществить вручную в режиме Конструктора через окно Сортировка и группировка, вызываемое с помощью меню Вид или одноименной кнопкой на панели инструментов. Поле, по которому производится группировка, помечено специальным значком.

Это значок появляется, когда в строке Заголовок группы выбрать значение «Да». Для сортировки достаточно выбрать поле и порядок сортировки.

Для работы с отчетами необходимо перейти на панель Отчеты. Составные отчеты

Под составными отчетами понимаются (в данном случае) отчеты, имеющие сложную структуру:

· включающие подчиненные отчеты;

· построенные на базе перекрестных запросов;

· выводимые на печать в виде нескольких колонок.

Подчиненные отчеты, в свою очередь, можно создать двумя способами:

· Путем создания подчиненного отчета в существующем отчете (кнопка на панели элементов Подчиненная форма/отчет).

· Путем внедрения уже существующего отчета (или формы) в другой отчет (в этом случае внедряемый отчет становится подчиненным).

На основе перекрестных запросов строятся перекрестные отчеты. В процессе создания отчета по перекрестному запросу необходимо правильно выбрать поля группировки – те поля, по которым подводятся итоги.

Иногда требуется отобразить данные на листе бумаги в несколько колонок для компактного представления данных в отчете. Для этого нужно определенным образом задать параметры через команду Файл/Параметры страницы, вкладка Столбцы. Здесь задается: количество колонок, интервал строк (при печати наклеек на конверты), расстояние между столбцами, размеры колонок, порядок печати колонок (в разделе Макет столбца).