· При создании формы в режиме конструктора могут понадобиться следующие команды, которые можно вызвать через меню Вид:

–Список полей – используется для добавления полей связанной таблицы

–Панель элементов – позволяет добавить любой элемент

Свойства – используется для настройки всех элементов формы

В тех случаях, когда между таблицами существует связь «многие-ко-многим», часто возникает проблема размещения данных из связанных таблиц в одной форме. Применение подчиненных форм обеспечивает более компактное представление на экране данных из нескольких таблиц, чем использование разных форм для каждой таблицы.

Подчиненной формой называется форма, которая встраивается в другую форму, которая называется главной формой. Иногда главная форма может содержать элементы управления (например, кнопки), которые влияют на представление данных в подчиненной форме.

Создание подчиненных форм возможно несколькими способами с использованием Мастера, а кроме того в режиме Конструктора путем настройки свойств. Рассмотрим подробнее эти способы.

Создание подчиненных форм с помощью Мастера автоформ

Мастер находит все формы, которые связаны с главной отношением «один-ко-многим» и создает для каждой такой таблицы подчиненную форму. Но это происходить только в случае, когда Мастер автоформ запускается через команду Вставка/Автоформа или кнопку панели инструментов Новый объект/Автоформа, - из страницы Таблицы основного окна базы данных или при открытой главной таблице в режиме просмотра.

Создание подчиненных форм в режиме Конструктора [22]

В конструкторе также есть возможность добавить подчиненную форму. Для этого на панели элементов есть кнопка Подчиненная форма/отчет. При этом, если Мастер включен, то добавление подчиненной формы происходит по шагам. Если же мастера не доступны, то в свойствах подчиненной формы следует вручную установить объект-источник.

Создание форм в режиме конструктора происходит достаточно редко, гораздо чаще пользователи создают формы в режиме автоформы или с помощью мастера, а затем редактируют их в режиме конструктора. В данном режиме при проектировании формы можно использовать различные элементы управления, которые позволяют не только представить данные в нужном виде, но и оформить их, соблюдая единый стиль. Кроме того, элементы управления позволяют значительно облегчить ввод данных. Итак, рассмотрим более подробно работу с элементами управления.

Типы элементов управления различаются по типу определения источника данных:

· Присоединенные элементы управления связаны с полями базовой таблицы (т.е. таблицы, для которой строится форма). В присоединенном элементе отображаются данные, содержащиеся в соответствующем поле таблицы, а при изменении этих данных пользователем обновляется значение поля таблицы.

· Свободные элементы управления не связаны с таблицами. Они предназначены либо для отображения в самих формах, либо для ввода информации, которая используется потом в других целях (например, в макросах).

· Вычисляемые элементы управления – это такие элементы, значения которых рассчитываются на основе значений других элементов. В качестве источника данных для этих элементов используются выражения и функции.

Панель элементов управления (рис. 1) вызывается через меню Вид.

Рассмотрим некоторые из элементов управления:

Надпись. Используется для размещения в форме текста (заголовков, поясняющих надписей). Надписи бывают присоединенные и свободные. Присоединенные служат заголовками полей, они автоматически создаются при вводе в форму поля и присоединяются к этому полю. Свободные надписи создаются указанной кнопкой и служат для оформления формы, они не выводятся в самой таблице. Максимальная длина надписи 2048 символов.

Поле. Служит для ввода и отображения данных. Обычно значения полей вводятся пользователем, но их можно определить и программно. Поля могут быть всех трех типов: присоединенными, свободными, вычисляемыми.

Выключатель, переключатель и флажок предоставляют пользователю возможность выбирать значения. Все они используются для представления данных логического типа, т.е. могут принимать значения 0 (нет, выключен) или 1 (да, включен). Так, например, если в таблице Студенты необходимо хранить информацию о том, получает ли студент стипендию, то удобнее всего это сделать через поле логического типа, а ввод организовать, используя один из перечисленных элементов.

Группа используется для того, чтобы дать возможность пользователю выбрать единственное значение из короткого списка. Сами элементы управления в группе не должны присоединяться к полям таблицы, но для каждого из них необходимо задать значение параметра. Оно должно быть числовым и обязательно разным для каждого элемента группы (чаще всего это значения ключевого поля). Когда пользователь выбирает переключатель в группе, значение элемента становится равным значению параметра выбранного переключателя. Это значение сохраняется в соответствующем поле таблицы.

Список. Используется для представления на экране поля, значения которого ограничиваются не слишком длинным списком.

Поле со списком во многом аналогичен Списку. Применяется в формах для той же цели, т.е. когда требуется, чтобы значение поля не вводилось вручную, а выбиралось из известного списка. Однако существуют отличия:

· Поле со списком позволяет не только выбрать значения из списка, но и ввести его прямо в поле ввода.

Поле со списком может включать большее количество значений, т.к. в нем отображается только текущее значение, а остальные выводятся, когда пользователь открывает список.

Главная кнопочная форма

В Access существует надстройка, которая позволяет создать своеобразный путеводитель по формам и отчетам базы данных - кнопочную форму. Когда форм и отчетов становится слишком много, полезно иметь систему указателей, которая позволит ориентироваться среди множества объектов. Главная кнопочная форма может иметь иерархическую структуру и содержит кнопки, позволяющие выбирать основные объекты или функции.