Поля – это основные элементы структуры базы данных.

От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а так же то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Например, данные, содержащиеся в поле Цена, можно просуммировать, чтобы определить итоговый результат. Суммировать данные, содержащиеся в поле Номер телефона, совершенно бессмысленно. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.

Основным свойством любого поля является его длина, так же свойством любого поля является его имя. Разумеется, одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем.

Но кроме имени у поля есть еще свойство подпись.

Подпись – это та информация, которая отображается в заголовке столбца.

Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.

1. Основное свойство текстового поля – размер.

2. Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например, для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В последнем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.

3. Поля для ввода дат и времени имеют тип Дата / время.

4. Особый тип поля – Денежный. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, доллары и центы, фунты и пенсы и т.д.

5. В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов называется полем объекта ОLE.

СУБД Аccess 9х

Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними.

Исходное окно Access 9x.

Шесть вкладок этого окна представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа.

Таблицы – основные объекты базы данных.

Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют.

Формы – это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Отчеты – с их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

Макросы – эти операции с базой производятся, когда имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос.

Модули – это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic

Режимы работы с Access 9x.

Стартовое окно базы, кроме шести вкладок для основных объектов, содержит три командные кнопки: открыть, конструктор, создать. С их помощью и выбирается режим работы с базой.

1. Кнопка открыть открывает избранный объект. Если это таблица, то ее можно просмотреть, внести новые записи или изменить те, что были внесены ранее.

2. Кнопка конструктор тоже открывает избранный объект, но по - другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления.

3. Кнопка создать служит для создания новых объектов.

Таблицы. Создание таблиц.

Таблицы – основные объекты базы данных.

Создание таблицы состоит в задании ее полей и назначении их свойств.

Оно начинается со щелчка на кнопке создать в окне база данных.

Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации.

1. Режим таблицы

2. Конструктор

3. Мастер таблиц

4. Импорт таблиц

5. Связь с таблицами

Самый "автоматичный" способ состоит в импорте таблиц из другой базы. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы.

В тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком, пользуются режимом связь с таблицами.

Программа мастер таблиц ускоряет создание структуры таблицы.

Пункт режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2… и т. д. и один стандартный текстовой тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информацией.

Наиболее универсальный ручной метод представляет пункт конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.

Приемы работы с таблицами баз данных.

1. Строка состояния в нижней части окна называется полем номера записи. Это поле содержит кнопки перехода, с помощью которых можно перемещаться по таблице

2. Каждая запись имеет слева кнопку – маркер записи. Щелчок на этом маркере выделяет всю запись и готовит ее к копированию, перемещению, удалению.

3. Щелчок правой кнопкой на выделенной записи открывает контекстное меню для операций с записью.

4. Маркер, находящийся в левом верхнем углу таблицы, это маркер таблицы. Щелчок на нем выделяет всю таблицу, а правый щелчок открывает контекстное меню для операций с таблицей в целом.

5. Поля базы данных представлены в таблице столбцами. Каждый столбец имеет заголовок, в котором записано имя поля или то значение, которое задано в свойстве подпись.

6. Если содержимое поля не полностью умещается в ячейке таблицы, столбец можно расширять. При наведении указателя мыши на границу между столбцами указатель меняет форму. Теперь границу можно перемещать методом перетаскивания, а двойной щелчок, выполненный в этот момент, автоматически устанавливает ширину столбца равной длине самого длинного значения в данном поле.

7. Щелчок на заголовке столбца выделяет весь столбец, а щелчок правой кнопкой на выделенном столбце открывает контекстное меню. Его пункты позволяют отсортировать записи по данному полю, вставить новый столбец, скрыть столбец и прочее.

8. Скрытый столбец не исчезает из базы, а только перестает отображаться на экране. Чтобы снова его отобразить, надо навести указатель на границу между столбцами в том месте, где был скрыт столбец, и выполнить двойной щелчок.

Запросы

Предположим, что на крупном предприятии есть огромная база данных, содержащая подробные сведения о каждом сотруднике. Кроме формальной информации база может содержать и конфиденциальную, например сведения о заработной плате. Вся эта информация хранится в базовых таблицах.

Поэтому доступ пользователей к базовым таблицам закрывают.

Для доступа к данным есть другое средство – запросы. Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима.

Выбор базовых таблиц для запроса.

1. Создание запроса к базе начинается с открытия вкладки запросы диалогового окна база данных и щелчка на кнопке создать.